水利工程建設中檔案管理常見問題及應對措施

彭洪

摘要：水利工程檔案管理是工程建設中重要的組成部分，確保資料的收集、整理、存儲等，傳統的水利工程檔案管理方法大多是依靠人工操作，效率低、準確率低，不利于后續檔案查詢與管理。隨著信息化技術的出現，有效改善了檔案管理的現狀，解決了在檔案管理過程中存在的諸多問題，如何加強信息化檔案管理，提出有效的管理措施，是水利工程檔案管理相關部門需要重點關注的問題。本文主要以徐州水利工程檔案管理為例，分析了當前水利工程建設檔案管理中存在的問題，并給出了的應對措施，探討提高我市水利工程檔案管理的途徑。

關鍵詞：水利工程建設；檔案管理；常見問題；應對措施

引言：水利工程是關乎人民生活水平、生命安全的重要民生工程，水利工程的施工量巨大，在施工過程中會產生數量龐大的檔案資料，這些檔案資料除了可以為后續工程提供借鑒外，更重要的是對水利工程的正常竣工驗收產生的作用。在我國現行的驗收體制下，施工建設過程中產生的檔案資料是驗收工作的重要參考依據，同時也是質量問題溯源的重要證據，需要加強對水利工程建設中檔案管理常見問題的研究，分析解決問題的方法，提升工程建設管理水平。

一、水利工程與水利工程檔案

水資源、水土保持、供水、發電、灌溉、除澇、防洪等及其附屬工程都屬于水利工程，包括修復、改建、加固、擴建、新建工程等，能對地下水與地表水進行有效的調配與管控，使除害興利的目標得到有效實現。水在人們日常生活中有著十分重要的作用，但自然界存在的水資源往往無法滿足人們的需求，所以需要進行水利工程的修建，防止水旱災，對水流進行控制，并分配調整水量，向人們的生產生活提供水資源。水利工程的綜合性與系統性較強，對周邊環境的影響性較大，在修建的過程中，投入的資金多、工期較長、技術復雜、規模龐大，會產生大量的水利工程檔案，因此有效的改善水利工程檔案管理水平，對推動工程竣工后的運行有十分重要的作用。

二、水利工程建設中檔案管理常見問題

（一）檔案管理制度方面

我市水利工程開展檔案管理工作起步比較晚，與其他行業相比，檔案管理制度與水利工程的發展程度還是不匹配的，管理制度相對滯后，仍然有許多不足。這是因為制度的不完善使得水利工程檔案管理制度的約束力不夠，工作人員沒有辦法很好地進行檔案管理工作。除了檔管理制度不完善之外，對于制度的落實也存在一些問題，目前對于水利工程檔案的管理主要是為了滿足當前水利工程在建設方面的需要，但是水利工程因為施工工期以及檔案不能有效銜接的原因，使得水利工程檔案管理的落實程度達不到標準。同時由于目前沒有完善的管理工作考核制度，對于水利工程檔案管理制度的監管也是存在問題的。

（二）檔案整理方式方面

檔案管理工作需要嚴謹且高效的分類、管理手段。而檔案管理專業的技術人才缺失，檔案人員多為一般性文職人員，在進行檔案分類管理時，常使用最為基本的依據時間和內容分類的方式。由于水利工程相對復雜，采用單一的整理方式難以進行有效分類，容易造成分類的混亂。另外，檢索是對檔案進行查找的必要性工作，目前檔案多為物理存放，檢索工作也大多依靠人工進行查找，嚴重限制了檔案調取和查找的效率。并且，在檔案管理過程中，檔案移交工作是檔案容易造成遺失的重要環節，移交包括檔案的轉移與檔案管理人員的交接兩個方面，這兩方面都有一個共同點，就是檔案管理人員的變更，由于分類存放的方式受管理人員習慣的影響，當檔案管理人員變更后，很有可能出現新人無法接替管理工作的情況發生，造成管理混亂。

（三）信息化建設方面

水利工程檔案管理的難易程度和工程的性質、規模、地域都有很大的關系。水利工程的檔案管理需要設計出一個適用于所有水利工程檔案管理的軟件，但是在開發軟件的過程中不僅需要先進技術的支持同時也需要龐大的資金支持，因此軟件開發的難度非常大。現在水利工程對檔案管理大多數的形式是：在內部流通能夠使用一些檔案管理軟件，可是在對外時也只能使用紙質資料。一些單位所謂的推進水利工程檔案管理信息化，不過是將紙質的檔案資料進行掃描從而形成電子檔，在技術方面并沒有很大的進步。

（四）管理人員方面

水利工程檔案管理工作隨著時代的進步而發展，水利工程檔案管理工作崗位上工作的人員需要不斷學習，從而提高自己的業務能力。但是檔案管理工作的現狀是檔案管理人員專業素質不夠，同時在專業培訓方面比較欠缺，外出學習的機會也不是很多。所以水利工程檔案管理工作人員沒有辦法在檔案管理工作中使用先進的信息化技術，管理方面的專業知識提升較慢，管理方面的能力也受到了制約。

三、水利工程建設中檔案管理問題的應對措施

（一）加強水利工程檔案的制度建設

應制定有效的規章制度，使以往輕電子檔案、重紙質檔案的狀況得到有效改善。通過嚴格的制度來推動水利工程檔案的信息化建設，根據信息化建設的要求，檔案資料需要電子檔案與紙質檔案并存，并將紙質檔案轉化為電子檔案，兩種檔案需要同時歸檔。這種工作機制下，要對水利工程檔案的信息進行精準的收錄，使信息資料的標準化、規范性、系統性、完整性得到有效保證，并對電子檔案進行備份、存檔，對電子檔案進行讀取的相應軟件應進行歸檔，并運用合理的方案來對電子檔案信息進行保護，使電子檔案的可識別性、安全性、完整性、真實客觀性得到有效保證。

（二）提高水利工程檔案管理的組織保障

檔案工作所從屬的管理部門，按一定的要求設置專門的檔案管理組織和相適應的管理機制，配備專業化的檔案管理人員，還可以設置專門的檔案室，用以保存整個水利工程建設的全過程的資料，這樣既為水利工程的后期維護和管理提供了保障，也對檔案資料的安全性予以了保證。構建出各個部門組成與相關主要領導的責任制網絡，參與水利工程檔案管理的每一個員工能清楚地知道自己的責任范圍，明確自己的工作內容，水利工程檔案的管理人員也能夠掌握管理力度，從而提高工作效率以及水利工程資料的使用率。

（三）規范水利工程檔案管理

水利工程因為工期較長，工作人員的流動非常大，人員的變動給檔案的管理工作造成了一定的困擾，所以規范檔案的管理是非常必要的。我們首先要求每個項目要根據水利部、江蘇省水利廳有關水利建設項目檔案管理規定的要求，制定適合自己的歸檔范圍，以保證應歸檔文件材料收集齊全完整。然后對檔案進行分類整理，主要分成三類：一是建設單位檔案，二是施工（設備）檔案，三是監理檔案。分類對提高管理工作有很大的幫助，同時在對檔案進行規范化管理時也需要對工作人員的專業組織進行培養，提高他們的管理能力，尤其是要緊跟時代步伐及時更新管理技術，此外還需要增強員工的責任心和提高工作人員的服務意識。

（四）加強檔案審核力度

水利工程建設過程中，檔案的管理工作并非施工單位獨立性工作，其中涉及工程驗收、成本核算等多方面的因素，因此在檔案管理過程中，應當完善檔案的審核制度。檔案審核制度本質在于通過對入庫歸檔的檔案進行審核，確保檔案的完整性，或及時發現檔案中存在的問題，對其進行及時修改。在完善檔案審核制度時，需要注重以下幾點：1）第三方審核。在審核時，審核人員必須來自第三方管理部門，以確保檔案審核工作的公平與公正性。2）責任到人。在檔案審核過程中，需要對發現的問題進行及時的分析與處理，在處理過程中，需要追究檔案編纂或管理人員的責任，以提升對檔案管理工作的重視程度。3）審核工作的完整性。對于水利工程的檔案資料量大而且數據繁多，在檔案的審核工作中，不可以采用簡單的抽審，應當對工程產生的全部檔案進行細致的審核，以確保檔案的完整性與真實度。

（五）優化檔案管理方式

1.追蹤搜集。對于水利工程施工周期比較短的項目，比較適合使用檔案資料的追蹤收集方式，因為這樣整理資料的時間就比較少，還能保證其的完整性，但檔案管理的工作人員一定要了解施工現場的實際情況，要在最短的時間內掌握施工動態，同時收集好資料。追蹤收集檔案資料可以及時的對工程的進展狀態進行充分的了解，但這需要耗費大量的人力和物力。

2.分階段收集。如果項目屬于具有較長的施工周期的類型，則比較適合分階段收集的方法來進行對資料的收集。如果是大型的水利工程，這就需要檔案管理人員與施工人員進行協同合作，對工程的進展進行全面的了解和掌握。要最大限度地保證水利工程檔案的完整性，防止檔案出現丟失等不利的情況，但也要注意水利工程檔案的準確性，防止檔案內出現虛假資料。

3.強制性收集。對于水利工程的施工人員比較分散、臨時機構比較多的企業來說，收集資料就應該采取強制性收集的方法。一般可以采用押金的方式對資料進行收集和管理，這也就需要施工的企業支付一部分的押金，直到資料轉交給文檔管理部門，才能把押金全額退款。這種強制性收集起到一定的壓制性作用，但也同時促進了文檔資料的有效管理，保證了文檔資料的準確性和完整性。

（六）注重人才培養

水利工程檔案管理工作者需要具備信息技術基礎以及管理學知識。只有構建完善的信息化管理隊伍，才能使水利檔案管理工作水平得到大幅度的提升。因此，需要構建創新復合型人才工作隊伍，制定相應的人才培養規劃，引導檔案管理工作者進行信息技術的學習，有效地提升檔案管理工作者的知識技能水平，提升其職業素養與責任意識。還要注重引進信息技術人才，構建完善的計算機人才團隊，使團隊內部的成員結構得到有效的優化，使水利工程檔案的管理水平得到進一步的提升，并與水利改革和信息化社會的發展相符。

（七）配備相應設備

配備齊全相應的設備設施，才能更好地完善水利工程檔案管理。比如電子閱覽裝置、計算機等相應設備，是有效實現檔案信息化建設的重要保障。良好的設備系統，能為水利工程檔案管理構建完善的信息化平臺。在水利工程飛速發展的過程中，水利工程檔案數量持續增多，這對水利檔案部門的管理工作帶來了極大的壓力。因此，必須配備大容量的檔案存儲設備，有效運用先進的檔案管理設備，不僅可以使管理工作者的壓力得到減緩，并使管理的工作效率與工作質量得到有效的改善。

（八）提高檔案管理信息化建設

水利工程的檔案資料過于龐雜，我們借助網絡信息技術，對檔案進行電子化、信息化的管理，采取科學存儲方法，能有效提高檔案保存的安全性、科學性和完整性，推動水利工程的檔案管理向著科學化和信息化方向發展。檔案管理部門應聘請專業的信息技術人才，充分利用互聯網、多媒體、大數據等信息技術，在運用水利工程建設檔案管理單機版軟件的基礎上，做到系統內資源共享，便于檔案的查找利用。在采取電子化管理模式時，水利工程檔案管理人員還需要借助信息化管理手段，做好檔案復制與保存工作，以消除紙質檔案在管理過程中存在的各類弊端，有效提升檔案的安全性與完整性，為后期檔案利用與調取打下堅實的管理基礎。

結語

水利工程是關乎民生、安全的重要工程，在工程審核過程中，由于檔案管理參差不齊，施工單位提交的檔案資料常有收集不全的情況，為了提升檔案管理水平，文章針對目前在檔案管理過程中常見的問題進行了分析，并提出了一些針對性的解決措施。在日后的工作中，還應當進一步學習優秀檔案管理經驗，細致檔案管理工作，提升工作水平。

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