淺析企業檔案收集整理與管理

戚真珍

摘要：在當前全面改革進一步深化的背景下，企業之間的競爭也比較激烈，企業要想在競爭中占據發展優勢，這就需要從管理上進行加強。本文先就企業檔案規范化管理的重要性以及管理的現狀加以闡述，然后就企業檔案收集整理管理的措施詳細探究，希望能借此理論研究，對企業檔案的管理工作有更多的認識。

關鍵詞：企業；檔案管理；收集管理

一、引言

檔案管理工作是對企業發展歷程和相應資料進行管理的重要工作，對企業的發展以及管理工作的開展都有著重要意義。尤其是面對當前比較復雜的發展環境，企業檔案的收集整理以及管理就更為關鍵，所以要能以新的姿態重視企業的檔案收集整理和管理工作。

二、企業檔案規范化管理的重要性以及管理的現狀

（一）企業檔案規范化管理的重要性

企業的發展中做好管理工作是比較重要的，檔案管理是企業管理中的重要內容，保障企業檔案規范化管理，對企業的整體管理工作發展就有著積極意義。企業檔案是記錄企業發展歷程以及對企業的管理提供參考的重要內容，也有助于企業的戰略發展。企業檔案管理工作作為評判現代化管理水平的重要依據，只有規范的管理才能有助于企業的全面發展[1]。企業檔案管理中涉及到的內容比較豐富，人事信息以及人才儲備和會議談話記錄等等都是比較重要的檔案內容，要能結合實際檔案管理發展需要，對檔案的信息做好整理以及收集和管理，為企業進一步發展打下堅實基礎。

（二）企業檔案收集整理和管理的現狀

從當前企業檔案收集整理和管理的現狀能發現，其中還存在著不少的問題有待解決，這是影響企業整體管理發展的重要因素，主要的問題有以下幾個層面：

其一，檔案收集工作面臨的問題多樣。企業的檔案管理中涉及到的程序和內容比較多，某個環節沒有做好就會影響整體的檔案管理質量。檔案的收集環節是比較重要的，但在實際的檔案收集工作當中，還面臨著諸多難題。如：聲像檔案的收集工作開展過程中，由于聲像資源比較獨特，價值大小很難判斷，也很難對其分類描述等，缺少說明文字，這就給檔案管理人員造成很大的困境[2]。還有是一些有價值以及高利用率的檔案收集過程中，存在著諸多問題，如：缺乏檔案資源共享意識，會使得檔案收集工作存在很大阻礙，造成檔案收集工作效率比較低。同時，檔案收集人員的專業素質不高，會影響收集的整體質量。

其二，檔案管理制度有待健全。企業檔案的管理工作實施，為保障檔案管理的規范，就要有完善的檔案管理制度作為保障。檔案管理制度對檔案的各環節的工作都有著詳細的規定制度，按照規章制度執行才能保障檔案管理的質量[3]。而從企業的檔案管理制度的制定情況能夠看到，其中還存在著諸多不足之處，檔案管理制度不完善。有的甚至沒有檔案管理制度，或檔案管理制度的針對性不強，工作人員對檔案收集工作沒有加強重視，造成檔案工作的歸檔問題比較多，檔案管理工作開展缺乏秩序。

其三，檔案利用效率低的問題。企業的檔案管理過程中，提高檔案的利用效率發揮檔案信息的價值，才能促進企業的可持續發展。市場經濟的進一步成熟發展中，也給企業的發展帶來了機遇，在這一過程中企業的管理能力水平就成為其可持續發展的衡量標準，檔案管理是比較重要的內容，但是一些企業對檔案的收集管理工作并沒有真正的重視，造成了檔案的利用效率低的現象，這就必然會影響企業的可持續發展。企業管理工作中對檔案管理工作沒有加強重視，導致檔案建設工作不完善，檔案資源的價值不能有效發揮，檔案資源的利用效率低下，形成惡性循環。

三、企業檔案收集整理和管理的措施實施

企業的檔案收集整理和管理工作的開展，需要從不同的角度考慮，要和企業的實際發展需求相結合，制定完善的檔案管理體系制度，保障企業的良好發展。可從以下幾點進行參考：

樹立資源為先的收集觀念。企業檔案管理過程中，對檔案的收集就要樹立資源為先的收集觀念，檔案管理部門要把檔案收集的面積進一步擴大，包含到各個管理部門以及生產部門等，將檔案資料的收集重點以及立足點放在本單位以及企業的發展過程上，能真實記錄企業的發展過程，通過提高檔案信息的收集質量，才能發揮檔案資源的價值[4]。

建立完善的檔案管理制度。企業在當前的市場發展中，所面臨的競爭壓力也愈來愈大，這就要求企業要從多方面加強重視，做好相應的管理工作。檔案管理工作的實施，需要有相應檔案管理制度作為支持，通過規范制度保障檔案收集的及時和完整，這就要求結合企業的發展經營特征和狀況，來制定適合的檔案管理制度。將檔案管理的崗位責任制度能夠有效落實，充分發揮檔案管理歸責制度積極作用，保障檔案資料的完整和管理的質量。

構建強大的檔案管理隊伍。提高檔案的利用率，以及提高檔案的收集管理質量，就需要有強大的檔案管理隊伍作為依托，人才是檔案信息化建設發展的動力，有高素質高水平檔案人員隊伍的支持，才能保障檔案管理工作的規范化開展[5]。檔案人員要積極主動，發揮自身的主觀能動性，檔案管理人員要不斷學習相關管理知識，提高自身業務能力，適應新時期的檔案管理工作的需要。企業要加強對檔案管理人員的再教育培訓力度，加強其理論以及技術等方面的培訓，使其更好的適應新環境下的工作崗位要求。

檔案多渠道的收集。企業檔案工作的開展中，檔案的收集工作是比較關鍵的，所以要能多渠道的做好檔案收集的工作，采用不同的收集方式保障檔案資料的真實完整和及時，在部門工作人員協助下完善檔案的收集以及整理和歸檔的相關工作。通過公開資料收集，通過與競爭對手有關聯的機構、人員進行側面收集，通過建立全員調查制度而廣泛開展人際網絡收集多渠道的檔案收集工作方式，能有效提高檔案收集工作的質量和效率，也能為企業的進一步發展打下基礎。

四、結語

綜上所述，企業的檔案管理過程中，在涉及到的一些程序方面要提高工作質量，按照規章制度辦事，保障檔案管理的整體質量和效率。上文中對企業檔案管理的相關問題進行了分析，并提出幾點檔案的管理措施，這能從一定程度上更多的認識到檔案收集整理管理的重要性。

參考文獻：

[1]胡美維.論如何發揮企業檔案管理在企業發展中的作用[J].辦公室業務.2018（17）

[2]陳曉玉.信息化時代下國有企業檔案管理策略分析[J].現代國企研究.2018（18）

[3]李繡鳳.企業檔案管理逐步向知識管理轉變[J].上海檔案.2017（08）

[4]夏旻，仇艷.創新驅動構建企業檔案管理新體系[J].機電兵船檔案.2017（06）

[5]梅瑰.企業檔案管理的創新研究[J].辦公室業務.2017（22）