關于共享檔案信息資源合理開發利用檔案問題的思考

趙倫劍

摘要：作者重點探討檔案信息資源共享及如何開發利用問題。

關鍵詞：檔案信息；資源；共享；開發利用

搞好開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案的作用，實現資源共享，為經濟建設服務，是我們檔案工作者值得思索和探討的一個重要問題。對此，本文將從開發檔案信息資源的內涵、檔案信息資源的特點及檔案的社會利用規律，來探討檔案信息資源開發利用問題。

首先，要加深理解檔案信息資源的內涵。

所謂檔案資源的開發利用，是指根據一定的原則和要求，將檔案信息資源中的各種使用價值予以揭示，并通過各種科學有效的方法，使之直接服務于社會各項活動或工作，滿足人們的各種利用需要。開發檔案信息資源的內涵是十分廣泛的，它應包括檔案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段，主動服務的形式，檔案管理現代化程度以及檔案信息在現實中所創造的價值等諸方面。從檔案信息資源的內涵可以看出，開發利用檔案信息資源是一個系統工程，應以開發檔案信息資源做為主線帶動檔案工作的整體發展。任何一個系統，都是存在于比它更大的系統中，檔案信息資源開發利用是檔案工作系統中的一個子系統，二者是相互聯系、相互制約的。檔案信息資源開發利用首先要獲取檔案這一物質，并占有豐富的檔案信息量，經過科學的加工和處理，才能完成檔案信息資源開發利用這一環節。而檔案工作只有通過檔案信息資源開發利用這一主渠道，才能充分發揮檔案的作用和價值。檔案信息資源開發利用工作不僅是整個檔案工作中最富有活力的重要環節，而且是形成該系統良性循環、不斷提高其管理水平和效益的重要保證。因此，研究檔案信息資源開發利用不應單個進行研究，應從系統整體出發進行研究。

其次，要認真研究檔案信息資源的特點。

檔案信息不僅具有信息的一般共性，而且還具有特殊的個性。它的主要特點是：本源性、回溯性、憑證性、積累性、內向性和社會性。信息按其性質可分為原始信息和經過處理的信息。檔案信息屬于原始信息，是各部門對某一活動的最初的數字、文字和圖像等的直接記載，所以本源性是檔案信息最主要的特點，本源性信息是加工信息的基礎，任何信息資源都起源于原始信息，因而檔案信息在社會信息系統中居于特有的地位和作用。

信息按其時間特征可分為回溯性信息和預測性信息。檔案屬于記錄和反映已經發生的活動、事物及其過程，即用來追溯以往的信息。通過它可以利用前人的勞動進行創新，也能為現實的研究、決策和預測提供基礎。憑證性是這種信息（連同它的載體）具有證據作用。檔案是原始材料，是反映機關、團體、企事業單位、個人活動的真實歷史記錄，能起到別的信息所起不到的憑證作用。檔案一般是以文件的形式陸續形成的，而又以文件組合體的形式持久地存在和運動的，所以它的聯系性較為突出。

這種聯系一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發現，因為許多立檔單位常常是從不同的職責出發辦一件事情，因此反映同一問題的決策、有的執行；有的從某個側面反映某項工作，這是表現在空間方面的。二是指同一事物在時間上有聯系，這種聯系有短有長，形成的文件有多有少，有時需要查找百年以上的記錄，這是表現在時間方面的。

此外，還有這一事物同那一事物的聯系，既表現在內容方面的和表現在信息的形式方面的。與聯系性特點相關，檔案信息還具有積累性的特點，檔案信息體系的形成和發展，往往具有連續不斷以至定向積累的特點。其表現是立檔單位的檔案整體，是在連續的活動中長期積累形成的，而且只要某一檔案形成單位存在，其擁有的檔案成份總要有規律地得到補充。

檔案信息互相聯系和積累的特點，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。檔案信息的內向性特點是指有些材料在一定時間里僅 限于規定的控制范圍內使用。但從總體來說，檔案是社會性的信息記錄，內容無所不包，是各行各業人們進行社會活動的產物，又用于社會實踐之中。

從上述特點來看，檔案信息資源開發利用不是智力上改造檔案中的事實，也不是機械地提供事實，而是在考慮來源聯系與機構聯系情況下獲得映象。是要在廣義上和多種意義上認識檔案可能具有的無限用途。

開發檔案信息資源應從廣度方面開發。①突破本單位、本全宗的檔案范圍，向全社會去收集檔案信息。②打破只從檔案這一種信息源上收集的模式，可以收集同檔案性質相關的報刊、圖書等。

從深度上開發，突破案卷或文件標題所反映的內容，應深入到案卷或文件所含的全部有使用價值的信息，通過標引登記出來，從而得到廣泛的利用。以求為將來形成信息網絡，進行聯機檢索，統一提供信息打下基礎。

最后，要全面掌握檔案的社會利用規律。

事物都是運動的，任何事物的運動都有其規律，社會利用檔案這一事物亦然。當前，我國正處在經濟大發展的時期，各種性質、規模的經濟實體之間的經濟往來和聯系以及市場競爭形成了信息需求的廣闊地域，市場成為社會資源配置的基本手段。修志等專向、定向利用向市場經濟調控下為解決經濟、科學技術活動的社會化利用規律發展。馬列主義哲學原理告訴我們，趨勢與事物發展的規律有著必然的、不可分割的聯系，規律的運用要通過趨勢這個重要階梯來完成，那么我們就應探討檔案信息資源開發利用的趨勢。

所謂趨勢是指事物發展過程中所呈現出來的較為穩定和必然性質的一種走向、趨向。社會化利用不僅需要政策、法規等信息，還需要現行動態和發展預測信息，歷史經驗教訓信息以及當代國際、國內的新知識、新理論、新技術、新方.法信息等。人們對獲得檔案信息提出了集中、系統、優質、方便等特定的要求。各行各業對檔案的利用需求不斷地深化和多樣化，因而檔案信息資源的開發利用便隨之產生了新的發展趨勢，即檔案信息資源開發利用向濃縮化、綜合化方向發展，這是檔案社會利用規律發展的客觀需要和具體表現。開發與利用有著密不可分的聯系，開發是利用的前提，為利用提供信息基礎，開發也離不開利用，達到開發目的和提高開發水平都要通過利用才能得以實現。