提升高職院校檔案管理工作規范性探討

黃春蓓 劉學軍

[摘 要]檔案管理是提高學校管理水平，充分發揮檔案作用的重要工作。也是衡量高職院校教學質量和管理水平的重要標志。為此，以廣西交通職業技術學院為例，介紹了學院通過針對學校實際制定檔案管理辦法、加強對各職能部門及系部檔案管理員的指導、強化信息化管理、統一檔案管理方式等有效提升檔案管理工作規范性的做法，以此為其他高職院校做好檔案管理工作提供參考。

[關鍵詞]成本視角；企業采購；供應商數量高職院校；檔案管理；規范性

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.108

1 引 言

高職院校的檔案管理工作是高職院校規范化辦學的一個重要組成部分。日常檔案管理的規范性與否也體現了高職院校在資料收集整理、歸檔的水平和能力。必須全面貫徹國家檔案工作法令、法規和各項方針政策，加強檔案建設、保持檔案工作與高職院校各方面工作的協調發展，這樣才能更好地為教學、科研、管理和其他各項工作服務。本文以廣西交通職業技術學院檔案管理工作為例，淺談如何規范高職院校檔案管理工作。

2 檔案管理隊伍構成

廣西交通職業技術學院檔案工作由學院行政辦公室綜合檔案室管理，設有專職檔案管理主辦干事及檔案管理員。為了使檔案管理工作有序推進，檔案管理主辦干事需要制定學院的檔案管理辦法。各系部針對學院的檔案管理辦法需要制定各部門的檔案管理實施細則，并報學院檔案室。檔案管理員的主要職責在于監督、檢查各職能部門及各系部檔案管理是否規范、有序，檔案提交是否及時。

各職能部門及系部為更好地推進檔案管理工作，需要設置一名兼職檔案管理員（聯絡員），系部檔案管理員需要不定期向學院檔案室匯報部門檔案整理工作。

3 有效提升檔案管理的辦法及措施

3.1 制定完善的檔案管理辦法，使檔案管理工作規范性有法可依

合理的制度是使檔案管理工作規范化的重要保障。為此，廣西交通職業技術學院根據《中華人民共和國檔案法》和1989年原國家教委頒發的《普通高等學校檔案管理頒發》，結合廣西交通職業技術學院辦學實際，針對檔案管理制定了《廣西交通職業技術學院檔案管理辦法》《檔案工作突發事件應急處置預案》《廣西交通職業技術學院檔案工作年度評比辦法》以及《廣西交通職業技術學院檔案工作管理辦法》等。這些管理辦法的制定既確保檔案管理的規范性，同時又對檔案管理工作細則認真的部門和個人給予獎勵，激勵了各類檔案管理人員工作的積極性和主動性。

3.2 加強對各職能部門及系部檔案管理員的指導，使檔案管理規范化工作從基層做起

廣西交通職業技術學院檔案室每年對各部門檔案管理員進行集中培訓，培訓內容包括檔案分類方法、資料整理方法及檔案提交流程等內容。通過對各部門檔案管理員的培訓，強化了他們的檔案分類管理意識，也提升部門的資料整理的科學性和規范性。

3.3 強化信息化管理，提升檔案管理的效率

信息化管理是現代檔案管理工作的重要手段，同時也對檔案管理員提出了更高要求。傳統的檔案管理在歸檔方式、歸檔時間以及檔案管理辦法等方面與信息化檔案管理存在較大差異。為了促使檔案管理員能及時掌握信息化檔案管理方法，學院不定期安排檔案主管干事及檔案管理員赴外培訓。并針對實體檔案、機讀檔案管理、電子檔案管理方式以及電子檔案編碼方式等內容進行系統性學習。

檔案管理人員在熟悉信息化檔案管理的理論知識后，針對學院檔案管理的一些特殊性提出信息化檔案管理平臺的構建辦法。學院通過科研立項等方式，鼓勵學院綜合檔案室聯合交通信息工程系、現代教育技術部等部門開發學院的檔案管理信息系統。

3.4 統一檔案管理方式，提升各類檔案的調閱效率

目前，各類高職院校內普遍設有三類檔案，即人事檔案、學生檔案檔案以及學院行政檔案。由于三類檔案的管理部門不相同，一些高職院校出現了檔案的編碼方式、歸類方式大相徑庭的現象，在檔案管理中容易出現混亂。為此，廣西交通職業技術學院制定了《廣西交通職業技術學院檔案工作管理辦法》，根據學院檔案產生的領域范疇，結合檔案的內容性質，確定了十一個類目，并在每個一類目下設置若干二級類目，以此提升檔案管理的規范性。

4 充分發揮檔案管理的作用

檔案管理在未來工作中不僅僅只是資料的收集、歸類，同時應讓檔案成為大數據分析的重要支撐平臺。

根據《教育部辦公廳關于建立職業院校教學工作診斷與改進制度的通知》（教職成廳〔2015〕2號）、《關于印發高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案（試行）啟動相關工作的通知》（教職成司函〔2015〕168號）等多個文件，高職院校的管理將走向質量管理階段，而運用大數據對學院的辦學情況進行分析將是一種趨勢。

檔案收集、整理及歸檔的過程其實也是各項指標數據收集記錄的過程。高職院校檔案管理、質量管理等部門應結合學院的發展規劃，收集各指標，如教學、招生、就業、科研等，讓各職能部門、各系部在上報檔案材料時一并提交，以此確保學院各項數據出處的一致性。

在進行數據分析時，必須以學院檔案室提供的基礎數據為準，以此提高數據分析結果的可靠性。

5 結 論

為了提升檔案管理工作規范性，需要各高職院校針對學校實際制定檔案管理辦法，使檔案管理工作規范性有法可依；加強對各職能部門及系部檔案管理員的指導，使檔案管理規范化工作從基層做起；強化信息化管理，提升檔案管理的效率；統一檔案管理方式，提升各類檔案的調閱效率。

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[作者簡介]黃春蓓（1985—），女，壯族，廣西寧明人，廣西交通職業技術學院教師，研究方向：檔案管理；劉學軍（1977—），男，漢族，山東濰坊人，廣西交通職業技術學院教授，工學博士，研究方向：汽車機電一體化技術、職業教育。