新時期檔案管理信息化建設存在的問題和改進措施

尚雪蕾 駱南南

【摘要】在新時期，檔案管理的信息化建設過程更強調高質量與高效率，同時也要符合新時期信息時代特征，走多元化的發展路徑，這就需要正視檔案信息化建設進程中所存在的問題。文中指出了新時期檔案管理信息化建設可能存在的問題，并提出相關改進措施，加以例證。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;新時期;存在問題;改進措施;農業環保站

傳統檔案管理工作存在諸多弊端，例如它的時間與空間限制就很嚴重，這間接加大了檔案管理工作的難度與成本。而在新時期，檔案管理信息化雖然大幅度優化了傳統檔案管理工作的內容與機制，但由于它的實踐經驗尚淺，依然還存在諸多問題有待改進。為了迎合新時期發展需要，檔案管理工作還要做到基于信息化機制體系的全面優化調整，解決問題，實現創新突破。

一、新時期檔案管理信息化建設的現實意義

在新時期，我國檔案管理信息化建設工作已經步入正軌，它在各個行業領域都強調管理工作的專業性、實用性、時效性和人性化，它更強調對信息數據資源的有效共享與快捷服務過程，最終實現對檔案的有效管理，提高檔案資源的利用價值。實際上，檔案信息化管理雖然改變了傳統檔案管理途徑，但它的目的并沒有變化，它只是希望通過將各個行業領域的檔案管理帶入信息化時代，走檔案管理的信息化多元素綜合發展之路，并提高檔案信息的有效利用率，將檔案本身所具備的社會服務功能最大化。

二、新時期檔案管理信息化建設所存在的問題

新時期檔案管理信息化建設由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問題制約了檔案管理信息化優化發展進程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善。當前很多單位、企業都存在檔案管理制度不完善的問題，客觀講，圍繞檔案管理建設不但要建立合理明細的檔案管理規章制度，還要對檔案數據進行及時統計、管理規則優化變更、編研以及有效利用，確定規章制度的同時也要建立相對健全的考評制度。通過完善的檔案管理制度來強化單位工作人員責任意識，提高他們的工作水平。就目前來看，許多單位在檔案內容、范圍、質量管理方面都有問題，經常出現檔案歸檔內容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現了檔案工作過程中工作人員相互推諉責任、無法明確檔案信息利用及管理權限的問題。這些行為都嚴重影響了檔案信息化管理的可利用范圍和權責，讓實際的檔案管理工作過程失衡，甚至失去意義。

（二）檔案信息資源利用程度低。當前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，它主要體現在檔案信息資源的利用程度、存儲模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴重欠缺，這導致檔案信息內容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統檔案數據才剛剛實施數字化轉化，檔案工作管理人員為了維護檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時當前單位檔案數據庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴重阻礙了檔案的有效利用程度。

三、新時期檔案管理信息化建設問題的改進措施

在新時期，各行各業都在不斷優化自身的檔案管理信息化建設發展進程，提出了針對固有問題解決的改進措施。本文以某農業環保站為例，提出針對新時期檔案信息化建設進程的建議，旨在改進自身過去檔案管理中所存在的管理制度不完善和檔案利用率偏低問題。

（一）完善農業環保站檔案管理的利用制度與歸檔制度。該農業環保站在檔案管理的利用制度與歸檔制度完善方面下了很大功夫，希望最大限度發揮檔案資源管理與利用的有效價值。首先是不斷完善檔案內容的利用制度，將檔案資源內容合理利用與地方農村水利工程建設、建筑工程建設當中，根據檔案所提供數據與過往農業建筑改造實踐經驗來提供相關環境數據，以前車之鑒來對新工程項目形成技術規范和約束，最大限度發揮檔案資源的有效利用價值，同時保證了檔案信息資源利用的延續性。再一點就是完善檔案的歸檔制度，實施對檔案的“雙軌歸檔”管理。這一做法就旨在充分利用網絡信息技術來實現對農業環保站內傳統紙媒檔案數據的整合、歸檔與再管理，同時也為檔案建立完善的歸檔制度與管理標準，一方面滿足電子檔案的有效歸檔，一方面促進了農業生態環保數據的實時更新與補充，讓紙質檔案信息內容能夠做到準確錄入，保證農業環保站中的傳統紙質檔案能夠與最新轉化的電子檔案相得益彰，有序有效歸檔。

（二）完善農業環保站檔案管理的資源利用效率。該農業環保站要完善自身檔案管理的資源利用效率，首先就是要定制一套完善的檔案數據庫檢索技術模式，提高檔案檢索的利用效率。具體來講，就是要完善優化檔案目錄的檢索準確度，有必要對農業環保站中的水利環保數據、林業環保數據、農田環保數據、農業設施數據進行分類建設，確立每一項目內容檢索機制，實現農村農業管理者與農民的快捷檢索過程。再者就是要統一檔案信息化管理，例如對個人出資所開展的農業科技活動進行資源統一化管理，保證農業科研資源實現內容共享。為此，農業環保站還要為農業科研活動檔案內容進行立卷歸檔責任制建設，為所有歸檔的科研文件材料實施審查，并完成檔案內容的電子數字化轉化，實現統一管理目的，提高檔案的檢索利用效率。

四、總結

像農業環保站這樣重要的利國利民企業，一定要強調檔案數據管理的創新性與服務性，要做到與時俱進，基于信息化時代發展趨勢來實現檔案的信息資源共享與優化建設，修正檔案信息化管理建設的不利缺陷，促使檔案管理工作進步。

【參考文獻】

[1]梁德蘭.新時期檔案管理的信息化建設[J].信息化建設，2016（4）：273.

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