淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

董慧

【摘要】目前，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。但就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案管理過(guò)程中依然存在著很多問(wèn)題，對(duì)其信息化建設(shè)造成了很大影響。本文主要就這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位;信息化建設(shè)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是以紙質(zhì)為主要媒介，但是這樣的人工錄入模式已經(jīng)無(wú)法完全適應(yīng)當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展需求。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型，才能夠滿足我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需要，充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是符合社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，對(duì)企事業(yè)發(fā)展具有重要意義，主要包括以下兩個(gè)方面：

（一）讓檔案管理工作更加簡(jiǎn)單。傳統(tǒng)形式的檔案管理基本都是以紙質(zhì)為媒介，而紙張隨著時(shí)間的發(fā)展難免會(huì)出現(xiàn)變脆和老化的現(xiàn)象，這對(duì)于資料的采集、儲(chǔ)存以及整理都造成很大影響。而在檔案實(shí)現(xiàn)管理信息化之后，檔案的管理形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮邮珍?，大大減少了信息所占的空間，文檔的儲(chǔ)存和管理也更加便捷，在后期只需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)即可。

（二）便于檔案的查找。傳統(tǒng)的檔案管理方式要想進(jìn)行資料查找需要從大量的信息中進(jìn)行篩選，要想找到所需資料需要很大的工作量。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理后，使用者就可以直接通過(guò)輸入關(guān)鍵詞的方式即刻從大量的文件中搜索出需要的內(nèi)容，也省去親自到檔案室查找的麻煩，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，在很大程度上提高了檔案管理的效率。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息科技的不斷發(fā)展，如今大多事業(yè)單位開(kāi)始引進(jìn)信息化的檔案管理模式，但是在應(yīng)用過(guò)程中依然存在著很多的問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的正常運(yùn)行有著很重要的作用，對(duì)檔案進(jìn)行定時(shí)的整理和分類(lèi)能夠讓事業(yè)單位的工作變得更加清晰、井井有條，并且也實(shí)現(xiàn)了資源上的共享。但就目前來(lái)說(shuō)，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，往往忽視了對(duì)單位內(nèi)檔案管理的建設(shè)，投資力度不夠，檔案管理水平也無(wú)法得到有效提高，相關(guān)的檔案管理工作人員素質(zhì)過(guò)低，導(dǎo)致檔案管理建設(shè)工作無(wú)法有效進(jìn)行。

（二）檔案資源開(kāi)發(fā)問(wèn)題。我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。就當(dāng)前的形式來(lái)看，我國(guó)檔案開(kāi)發(fā)的比例依然較低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量較少，很多信息資源并未得到充分利用。

（三）軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善。當(dāng)前，事業(yè)單位缺少與管理工作要求相符合的軟件系統(tǒng)也是影響其檔案管理工作的一個(gè)主要問(wèn)題，大部分事業(yè)單位中，軟硬件設(shè)備都無(wú)法滿足企業(yè)中大量的檔案信息管理需求。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在很多問(wèn)題亟待解決，我們應(yīng)正視問(wèn)題，解決問(wèn)題，適應(yīng)信息化的發(fā)展，為檔案信息使用者提供更加便捷的服務(wù)。

（一）建立高效安全的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理是為了讓企事業(yè)單位擁有一個(gè)更加全面的信息資源，為檔案使用者提供更加便捷服務(wù)的。在檔案文件當(dāng)中有很多單位內(nèi)部的秘密文件，因此，應(yīng)制定出一套更加安全的制度來(lái)確保文件的安全性，消除信息隱患。并且，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的安全檢查，對(duì)入網(wǎng)檔案進(jìn)行嚴(yán)格把控。與此同時(shí)，在檔案的使用過(guò)程中，使用者應(yīng)將使用情況及時(shí)進(jìn)行反饋，檔案管理者對(duì)于一些好的意見(jiàn)和建議也應(yīng)虛心接受，力求將事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)一步完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)性文件資料在檔案的采集、儲(chǔ)存以及查找方面有很多不便。而信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠?qū)⒋罅康馁Y料以電子錄入的方式存儲(chǔ)起來(lái)，大大減小了占用空間，檔案的整理、儲(chǔ)存環(huán)境也變得相對(duì)簡(jiǎn)單了。這就需要我們加強(qiáng)檔案管理軟硬件的設(shè)施建設(shè)，通過(guò)更加完善的、易操作的、功能全面的設(shè)備為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于事業(yè)單位檔案管理信息化的滲透，檔案管理方式發(fā)生了巨大變化。隨著管理范圍的擴(kuò)大，檔案管理者的能力也需要進(jìn)一步提升。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理者定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理者具備一定的計(jì)算機(jī)軟、硬件基礎(chǔ)，能夠?qū)π畔⒒臋n案進(jìn)行有效管理。并且應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)方面的考核，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理的需求。只有通過(guò)不斷的變革，才能夠形成高效的信息化管理。但就目前來(lái)說(shuō)，由于我國(guó)檔案管理工作起步較晚，相比于其它發(fā)達(dá)國(guó)家依然存在很大差距，無(wú)法完全滿足大眾的需求，因此，我們還應(yīng)在檔案管理方面加強(qiáng)建設(shè)，設(shè)計(jì)一些專業(yè)高效的檔案管理系統(tǒng)，更好地服務(wù)于企事業(yè)單位。

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