淺談事業單位檔案管理信息化建設

董慧

【摘要】目前，檔案管理信息化建設成為檔案管理發展的主要趨勢。但就目前來說，我國檔案管理過程中依然存在著很多問題，對其信息化建設造成了很大影響。本文主要就這些問題進行分析，并提出了相應的解決辦法。

【關鍵詞】檔案管理;事業單位;信息化建設

信息技術的不斷發展為事業單位的檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。傳統的檔案管理基本上都是以紙質為主要媒介，但是這樣的人工錄入模式已經無法完全適應當今的社會發展需求。只有實現檔案管理的轉型，才能夠滿足我國當前事業單位的發展需要，充分發揮出檔案管理工作的作用。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

事業單位檔案管理信息化建設是符合社會發展的一項重要工作內容，對企事業發展具有重要意義，主要包括以下兩個方面：

（一）讓檔案管理工作更加簡單。傳統形式的檔案管理基本都是以紙質為媒介，而紙張隨著時間的發展難免會出現變脆和老化的現象，這對于資料的采集、儲存以及整理都造成很大影響。而在檔案實現管理信息化之后，檔案的管理形式由傳統的紙質轉變為電子收錄，大大減少了信息所占的空間，文檔的儲存和管理也更加便捷，在后期只需要對系統進行定期的維護即可。

（二）便于檔案的查找。傳統的檔案管理方式要想進行資料查找需要從大量的信息中進行篩選，要想找到所需資料需要很大的工作量。而實現檔案的信息化管理后，使用者就可以直接通過輸入關鍵詞的方式即刻從大量的文件中搜索出需要的內容，也省去親自到檔案室查找的麻煩，實現了檔案信息遠程化傳輸，在很大程度上提高了檔案管理的效率。

二、當前事業單位檔案管理現狀

隨著信息科技的不斷發展，如今大多事業單位開始引進信息化的檔案管理模式，但是在應用過程中依然存在著很多的問題，主要包括以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理對于事業單位的正常運行有著很重要的作用，對檔案進行定時的整理和分類能夠讓事業單位的工作變得更加清晰、井井有條，并且也實現了資源上的共享。但就目前來說，很多事業單位的領導對于檔案管理工作的重視程度不夠，往往忽視了對單位內檔案管理的建設，投資力度不夠，檔案管理水平也無法得到有效提高，相關的檔案管理工作人員素質過低，導致檔案管理建設工作無法有效進行。

（二）檔案資源開發問題。我國檔案信息資源的開發有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現過多重復勞動。就當前的形式來看，我國檔案開發的比例依然較低，數據庫容量較少，很多信息資源并未得到充分利用。

（三）軟硬件系統設施不完善。當前，事業單位缺少與管理工作要求相符合的軟件系統也是影響其檔案管理工作的一個主要問題，大部分事業單位中，軟硬件設備都無法滿足企業中大量的檔案信息管理需求。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的策略

就目前來說，我國事業單位檔案管理工作中存在很多問題亟待解決，我們應正視問題，解決問題，適應信息化的發展，為檔案信息使用者提供更加便捷的服務。

（一）建立高效安全的檔案管理系統。檔案管理是為了讓企事業單位擁有一個更加全面的信息資源，為檔案使用者提供更加便捷服務的。在檔案文件當中有很多單位內部的秘密文件，因此，應制定出一套更加安全的制度來確保文件的安全性，消除信息隱患。并且，檔案管理部門應加強對內外網的安全檢查，對入網檔案進行嚴格把控。與此同時，在檔案的使用過程中，使用者應將使用情況及時進行反饋，檔案管理者對于一些好的意見和建議也應虛心接受，力求將事業單位的檔案管理工作進一步完善。

（二）加強檔案管理軟硬件設施建設。傳統的紙質性文件資料在檔案的采集、儲存以及查找方面有很多不便。而信息化檔案管理的實現能夠將大量的資料以電子錄入的方式存儲起來，大大減小了占用空間，檔案的整理、儲存環境也變得相對簡單了。這就需要我們加強檔案管理軟硬件的設施建設，通過更加完善的、易操作的、功能全面的設備為檔案管理工作提供基礎保障。

（三）加強事業單位檔案管理人員的職業素質培養。由于事業單位檔案管理信息化的滲透，檔案管理方式發生了巨大變化。隨著管理范圍的擴大，檔案管理者的能力也需要進一步提升。事業單位應對檔案管理者定期進行培訓，提高其專業素養，確保檔案管理者具備一定的計算機軟、硬件基礎，能夠對信息化的檔案進行有效管理。并且應加強對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理者進行專業方面的考核，確保檔案管理工作的順利進行。

四、結語

伴隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前社會對檔案管理的需求。只有通過不斷的變革，才能夠形成高效的信息化管理。但就目前來說，由于我國檔案管理工作起步較晚，相比于其它發達國家依然存在很大差距，無法完全滿足大眾的需求，因此，我們還應在檔案管理方面加強建設，設計一些專業高效的檔案管理系統，更好地服務于企事業單位。

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