交通檔案管理信息化建設(shè)研究

許麗霞

【摘要】在國家信息資源中，交通檔案是關(guān)鍵的組成部分，在交通行業(yè)發(fā)展中，交通檔案是關(guān)鍵的信息資源。當(dāng)前，怎樣充分發(fā)揮出交通檔案的作用、促進(jìn)交通事業(yè)不斷健康發(fā)展、合理化配置資源、建設(shè)交通檔案管理的信息化是社會發(fā)展的大趨勢。

【關(guān)鍵詞】交通檔案管理;信息化;必要性

隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的每一個領(lǐng)域，同時人們的社會活動也有了極大的改變。落后的檔案管理方法與觀念在新時代的檔案管理工作中已經(jīng)不再適應(yīng)。特別是在交通檔案的管理中，通過信息化管理，可以最大限度地便于管理人員與應(yīng)用者。這幾年來，隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生和管理檔案的新型軟件的誕生和發(fā)展，中國交通檔案管理的工作漸漸向技術(shù)化、信息化發(fā)展。所以，提高交通檔案信息化建設(shè)是大趨勢。

一、交通檔案管理信息化簡介

交通檔案指的是交通體系中的文字資源數(shù)據(jù)庫，是記錄交通有關(guān)材料的一種媒介，在信息化體系辦公的要求下，交通檔案信息化也變成了一項(xiàng)不可或缺的工作之一。關(guān)鍵是通過收集與整理部分有關(guān)的檔案信息資源，組建成立一個完整的數(shù)據(jù)信息庫，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺實(shí)施區(qū)域內(nèi)、權(quán)限內(nèi)信息的輸送和共享，在一定程度上大大節(jié)省了應(yīng)用與查找時間，并且數(shù)字信息化的管理信息，能夠不受時間、空間、距離、地域上的約束。在不出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的前提下，只要是體系內(nèi)容本身已經(jīng)存在的檔案信息會一直存在的，甚至能夠輕松快捷地調(diào)用歷史資料，讓使用成本極大得到節(jié)約，提升了信息資源的運(yùn)用率。

二、交通建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)策略初探

（一）建立交通建設(shè)檔案信息化的有效管理系統(tǒng)。建立交通檔案信息化管理模式不是一朝一夕可以完成的，而是要經(jīng)過全方位的檔案數(shù)據(jù)化、全過程完成檔案有效管理系統(tǒng)所逐漸達(dá)成的。有關(guān)的檔案管理人員在實(shí)施建設(shè)數(shù)據(jù)信息時，需要建設(shè)起有關(guān)的管理方法，充分規(guī)劃檔案編寫的有關(guān)要求，使檔案管理的多元化需求達(dá)到有效的落實(shí)。

（二）建設(shè)起一個實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。交通檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息網(wǎng)站是檔案網(wǎng)站，通常以網(wǎng)頁方式給人們供應(yīng)有關(guān)的檔案信息與服務(wù)，實(shí)施檔案信息的查找、網(wǎng)上咨詢、電子文件的實(shí)時歸檔和直接提供應(yīng)用。這是檔案信息化的關(guān)鍵目的，同時，也是檔案數(shù)字化的關(guān)鍵標(biāo)志與主要方法。在檔案的信息化建設(shè)中，要把檔案的管理體系納入事業(yè)單位的管理信息體系，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，完成資源共享，從而得到檔案管理的綜合效益與體系效益。還要選用那些應(yīng)用有升級能力與開發(fā)能力的檔案信息管理體系，這是完成檔案管理信息化的一種關(guān)鍵條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具備強(qiáng)大的檢索作用，才可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。信息檔案網(wǎng)站建設(shè)時，要選用規(guī)范化的設(shè)備。

（三）建設(shè)交通檔案管理的綜合系統(tǒng)。首先，要建立面向市場的檔案信息資源的運(yùn)用和開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)。從功能上來看，檔案工作的目標(biāo)是通過查找、檢索等完成運(yùn)用檔案。所以，檔案的質(zhì)量關(guān)鍵是通過是不是方便應(yīng)用這一點(diǎn)來檢驗(yàn)的。從這一點(diǎn)來看，建設(shè)健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)組織與領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)，對于交通檔案管理的綜合體系特別關(guān)鍵。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，協(xié)調(diào)與指導(dǎo)有關(guān)部門的工作，進(jìn)而一起把交通檔案管理的信息化建設(shè)做好。其次，在對各類檔案實(shí)施分類與保密等級的基礎(chǔ)上，把交通系統(tǒng)的檔案統(tǒng)一實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。通過網(wǎng)絡(luò)化管理，推動綜合系統(tǒng)的檔案資料的深層次開發(fā)與綜合運(yùn)用，進(jìn)而完成對檔案管理的合理化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，讓交通檔案管理信息化建設(shè)的需要得到進(jìn)一步的滿足。

（四）提升交通檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在交通檔案管理中，缺少專業(yè)的管理人員，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對較低，許多檔案管理人員是兼職人員，在這樣的形勢之下，對交通檔案管理信息化的發(fā)展產(chǎn)生了極多不利的影響。交通檔案管理信息化建設(shè)的步伐想要加快，就一定要提升管理人員的綜合素質(zhì)。把檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、思想道德素質(zhì)和政治素質(zhì)都給予一定的提升，并需要管理人員實(shí)施政治理論的學(xué)習(xí)，在條件準(zhǔn)許的狀況下，能夠?qū)n案人員實(shí)施培訓(xùn)，提升他們的管理能力與工作能力，促進(jìn)交通檔案管理信息化建設(shè)。管理人員實(shí)施管理檔案時，要對檔案事業(yè)持有一定的熱愛度，對規(guī)章制度給予嚴(yán)格的恪守，對檔案實(shí)施嚴(yán)格的保密。

（五）改善交通檔案管理信息化檢索工具。改善交通檔案管理信息化檢索工具對于及時掌握信息化建設(shè)動態(tài)有著特別關(guān)鍵的作用。在具體進(jìn)行中，第一，要完善交通檔案的內(nèi)容，使應(yīng)用者能夠快速地定位自身需要的信息，構(gòu)建出專業(yè)索引目錄，自己所需的信息使應(yīng)用者能夠更快更好地定位。第二，通過幾個方面的途徑，把每一個部門的信息實(shí)施收集，產(chǎn)生完善的交通檔案，之后實(shí)施交通檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報交通檔案的項(xiàng)目，便于給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀的根據(jù)，加強(qiáng)決策工作的合理性與科學(xué)性。第三，增強(qiáng)信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時整理與反饋收集到的信息，這樣不但可以反映檔案信息的內(nèi)在價值，還可以加強(qiáng)社會檔案的意識，使交通檔案信息資源服務(wù)于交通建設(shè)，使交通檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的每一個范圍，檔案管理的方法與觀念也會產(chǎn)生改變。交通檔案管理信息化已經(jīng)變成適應(yīng)時代發(fā)展的一項(xiàng)準(zhǔn)確而且必要的選擇，它的建設(shè)改變了陳舊的檔案管理和查閱方式，為交通信息的檢索提供了極大的便利，極大程度上推動了交通運(yùn)輸管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

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