基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究

呂琳琳

【摘要】本文分析了醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)際，提出辦公室自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改善措施。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化;醫(yī)院檔案管理;現(xiàn)代化管理

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施配置、醫(yī)療科技研究等多個(gè)領(lǐng)域都具有較高的參考價(jià)值，是醫(yī)院服務(wù)管理的重要工作內(nèi)容之一。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，現(xiàn)代化、自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了必然趨勢。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)使醫(yī)院檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性得到保障，也使得醫(yī)院檔案的使用壽命大幅度延長。

一、醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是指利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)等諸多先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，以及豐富、完善的辦公模式，使辦公需求得以滿足的一項(xiàng)技術(shù)措施。在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)可以大致總結(jié)為三點(diǎn)，分別為：

（一）管理效果高。醫(yī)院檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，例如醫(yī)療檔案、病人病理、器材設(shè)備、人力資源等，而檔案管理人員在對紙質(zhì)材料進(jìn)行分類整理、歸檔儲(chǔ)存的過程中，工作量大，管理效率較低。而在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理通過專門的管理軟件，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的利用下，可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料信息的有效處理歸檔，使檔案的歸檔速度與信息檢索速度和質(zhì)量均大幅度提升。

（二）存儲(chǔ)安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料受環(huán)境的影響較多，使用壽命較短，長期的存儲(chǔ)放置會(huì)使紙質(zhì)檔案資料上的文字資料因空氣中水分與溫度等因素的作用下，導(dǎo)致文字資料模糊不清，無法進(jìn)行有效辨別，同時(shí)影像資料的畫面質(zhì)量也會(huì)受到較大影響，使存儲(chǔ)質(zhì)量大幅度降低。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，使醫(yī)院檔案管理的信息化、電子化管理得以實(shí)現(xiàn)，通過將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效利用，可將大量的醫(yī)院檔案資料放置在小型芯片中，使檔案管理的空間與時(shí)間均可有效降低，使醫(yī)院檔案管理工作更加便捷、方便，醫(yī)院檔案資料的壽命也大幅延長。

（三）醫(yī)院檔案資源的共享。在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，使醫(yī)院檔案管理工作的便捷性與方便性顯著提高，使醫(yī)院資源共享得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)通過聊天軟件的應(yīng)用，可使檔案信息的實(shí)時(shí)傳輸速度加快，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與技術(shù)化進(jìn)程加快，使醫(yī)院檔案管理水平全面有效提升。檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)的有效利用，可也使檔案信息的搜索速度加快，可以快速準(zhǔn)確找到所需的目標(biāo)檔案，通過文件檢索軟件的應(yīng)用也可使檔案信息資料實(shí)時(shí)共享，使醫(yī)院檔案信息共享過程中空間與時(shí)間的限制有效降低，使傳統(tǒng)的檔案管理工作模式有效改變，從而使檔案管理過程中花費(fèi)的時(shí)間與人力大幅度縮減，提供檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

二、辦公室自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改善措施

現(xiàn)今，醫(yī)院的檔案管理工作中仍存在一些問題，影響著檔案工作的質(zhì)量與效果，而其中最為常見、明顯的檔案管理工作中存在的問題包括：第一，信息化管理程度較低，辦公自動(dòng)化尚未達(dá)成;第二，檔案管理缺乏有效的管理體系;第三，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平普遍不高。這三點(diǎn)問題嚴(yán)重影響著檔案管理工作效果的有效提升，因此，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，需要對以上三點(diǎn)問題進(jìn)行有效的改進(jìn)與完善，從而使檔案管理工作的自動(dòng)化與信息化得以實(shí)現(xiàn)。通過對辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的分析，提出幾點(diǎn)改善措施：

（一）建立完善的醫(yī)院檔案管理制度。由于醫(yī)院檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，信息量較多，為了使醫(yī)院檔案管理工作可以有效開展，需要積極建立完善的檔案管理制度，對醫(yī)院檔案管理工作的開展進(jìn)行規(guī)范，使醫(yī)院檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，醫(yī)院需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用下，對檔案管理工作中的管理流程與操作方法進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)高效管理，使檔案的整理歸檔更加科學(xué)。

（二）信息化設(shè)備體系的構(gòu)建。醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)管理的信息化建設(shè)，需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)積極有效地應(yīng)用到檔案管理工作中，使辦公自動(dòng)化可以更好地實(shí)施。通過對信息化管理設(shè)備的引入，可使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。通過檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可使檔案資料的自動(dòng)識(shí)別歸類，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，減少人為性失誤，提高工作效率。

（三）管理人員綜合素質(zhì)的提升。在醫(yī)院檔案管理工作開展的過程中，醫(yī)院要建立專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理人才隊(duì)伍，對原有檔案管理人員加大培訓(xùn)力度的同時(shí)，也需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，從而為醫(yī)院檔案管理提供掌握先進(jìn)檔案管理知識(shí)、熟練應(yīng)用檔案管理軟件、強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)的綜合性人才，使檔案管理工作的實(shí)效性與規(guī)范性顯著提升。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，可以對醫(yī)院檔案信息進(jìn)行分析、整理，實(shí)現(xiàn)高效的管理，同時(shí)對醫(yī)院檔案資料的規(guī)范化存儲(chǔ)，也使得醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展不斷進(jìn)步完善。醫(yī)院檔案管理在信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)的有效利用下，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、傳輸及自動(dòng)發(fā)送，使信息安全與真實(shí)得到有效保障。

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