基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究

呂琳琳

【摘要】本文分析了醫院檔案管理在辦公自動化環境下的特點，并結合工作實際，提出辦公室自動化環境下醫院檔案管理工作的改善措施。

【關鍵詞】辦公自動化;醫院檔案管理;現代化管理

醫院檔案管理在醫療服務、基礎設施配置、醫療科技研究等多個領域都具有較高的參考價值，是醫院服務管理的重要工作內容之一。在辦公自動化環境下，現代化、自動化的醫院檔案管理工作已經成為了必然趨勢。以計算機網絡系統為基礎，利用先進的科學技術，使檔案管理現代化、自動化得以實現，同時使醫院檔案資料的準確性與完整性得到保障，也使得醫院檔案的使用壽命大幅度延長。

一、醫院檔案管理在辦公自動化環境下的特點

辦公自動化是指利用網絡平臺、計算機等諸多先進技術和設備，以及豐富、完善的辦公模式，使辦公需求得以滿足的一項技術措施。在辦公自動化的大環境下，醫院檔案管理工作的特點可以大致總結為三點，分別為：

（一）管理效果高。醫院檔案管理工作涉及內容較多，例如醫療檔案、病人病理、器材設備、人力資源等，而檔案管理人員在對紙質材料進行分類整理、歸檔儲存的過程中，工作量大，管理效率較低。而在辦公自動化的環境下，醫院檔案管理通過專門的管理軟件，在計算機網絡系統的利用下，可以實現對檔案資料信息的有效處理歸檔，使檔案的歸檔速度與信息檢索速度和質量均大幅度提升。

（二）存儲安全。傳統紙質檔案資料受環境的影響較多，使用壽命較短，長期的存儲放置會使紙質檔案資料上的文字資料因空氣中水分與溫度等因素的作用下，導致文字資料模糊不清，無法進行有效辨別，同時影像資料的畫面質量也會受到較大影響，使存儲質量大幅度降低。在辦公自動化環境下，使醫院檔案管理的信息化、電子化管理得以實現，通過將紙質文檔轉變為電子文檔，并在計算機網絡系統的有效利用，可將大量的醫院檔案資料放置在小型芯片中，使檔案管理的空間與時間均可有效降低，使醫院檔案管理工作更加便捷、方便，醫院檔案資料的壽命也大幅延長。

（三）醫院檔案資源的共享。在辦公自動化的大環境下，使醫院檔案管理工作的便捷性與方便性顯著提高，使醫院資源共享得以實現，同時通過聊天軟件的應用，可使檔案信息的實時傳輸速度加快，使醫院檔案管理的規范化與技術化進程加快，使醫院檔案管理水平全面有效提升。檔案管理人員對檔案管理信息系統的有效利用，可也使檔案信息的搜索速度加快，可以快速準確找到所需的目標檔案，通過文件檢索軟件的應用也可使檔案信息資料實時共享，使醫院檔案信息共享過程中空間與時間的限制有效降低，使傳統的檔案管理工作模式有效改變，從而使檔案管理過程中花費的時間與人力大幅度縮減，提供檔案管理工作的效率與質量。

二、辦公室自動化環境下醫院檔案管理工作的改善措施

現今，醫院的檔案管理工作中仍存在一些問題，影響著檔案工作的質量與效果，而其中最為常見、明顯的檔案管理工作中存在的問題包括：第一，信息化管理程度較低，辦公自動化尚未達成;第二，檔案管理缺乏有效的管理體系;第三，檔案管理人員的綜合素質水平普遍不高。這三點問題嚴重影響著檔案管理工作效果的有效提升，因此，在辦公自動化的環境下，需要對以上三點問題進行有效的改進與完善，從而使檔案管理工作的自動化與信息化得以實現。通過對辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的分析，提出幾點改善措施：

（一）建立完善的醫院檔案管理制度。由于醫院檔案管理工作涉及內容較多，信息量較多，為了使醫院檔案管理工作可以有效開展，需要積極建立完善的檔案管理制度，對醫院檔案管理工作的開展進行規范，使醫院檔案管理工作可以實現標準化、規范化、統一化。在辦公自動化的環境下，醫院需要在計算機系統的應用下，對檔案管理工作中的管理流程與操作方法進行統一規范，使檔案管理工作可以實現高效管理，使檔案的整理歸檔更加科學。

（二）信息化設備體系的構建。醫院檔案管理在辦公自動化的環境下，實現管理的信息化建設，需要將先進的科學技術積極有效地應用到檔案管理工作中，使辦公自動化可以更好地實施。通過對信息化管理設備的引入，可使檔案管理工作實現檔案管理一體化。通過檔案管理信息系統的應用，可使檔案資料的自動識別歸類，同時實現信息資源共享，減少人為性失誤，提高工作效率。

（三）管理人員綜合素質的提升。在醫院檔案管理工作開展的過程中，醫院要建立專業化、現代化的檔案管理人才隊伍，對原有檔案管理人員加大培訓力度的同時，也需要引進專業的檔案管理人才，從而為醫院檔案管理提供掌握先進檔案管理知識、熟練應用檔案管理軟件、強化檔案管理工作意識的綜合性人才，使檔案管理工作的實效性與規范性顯著提升。

三、結語

綜上所述，醫院檔案管理在辦公自動化的大環境下，可以對醫院檔案信息進行分析、整理，實現高效的管理，同時對醫院檔案資料的規范化存儲，也使得醫療事業的發展不斷進步完善。醫院檔案管理在信息技術與科學技術的有效利用下，可實現檔案信息的共享、傳輸及自動發送，使信息安全與真實得到有效保障。

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