信息化視角下醫院檔案管理研究

辛濤

【摘要】近年來，信息化建設在醫院檔案管理工作中得到了大力的推廣和應用，并且逐步以其易操作、效率高的優勢取代了傳統的紙質檔案文件。本文首先分析了醫院實行檔案管理信息化建設的重要性，并在此基礎總結了當前醫院檔案管理現狀，提出了相應的措施建議。以期能為醫院檔案管理績效的提升提供一定的幫助。

【關鍵詞】信息化視角;醫院;檔案管理;對策建議

近年來，醫療體制改革的推進速度不斷加快，行業競爭愈加激烈，使得醫療衛生行業不得不對自身的運行機制和管理體制加以完善。在醫院的運營和管理中，檔案會對其所有行為進行記錄，是醫院運營中必不可少的一個重要環節。當前，如何加強醫院檔案管理信息化建設，提高醫院信息化視角下檔案管理的水平，已經成為各醫院的重點工作之一，受到了醫院管理層的高度重視。

一、醫院檔案管理信息化的必要性和意義

在推廣檔案管理信息化之前，醫院檔案管理工作一直是以一種半封閉的狀態存在，缺乏管理意識，技術與設備也相當落后，完全依靠檔案管理人員的個人經驗和手工勞動來開展檔案管理工作。如果這種工作模式長期進行下去，檔案管理工作的操作流程不僅會越來越復雜，開展工作費時費力，而且還會導致整個醫院管理系統因此變得雜亂無章，降低員工工作效率和檔案使用率。近年來，醫院對檔案管理信息化的重視程度不斷加大，檔案信息化管理也開始在醫院日常運營管理中發揮出重要的作用。

醫院檔案科目繁多，數量巨大，管理工作相當繁雜。相對于傳統的人工操作模式而言，檔案管理信息化能夠讓工作人員用最少的時間查詢到自己需要的數據信息，并且數據的準確度也有很大的提升，這種省時省力的檔案管理模式，對醫院工作效率的提高有很大的促進作用。因此，在醫院檔案管理中加強對計算機網絡信息技術的利用，建立科學的檔案管理理念，逐步實現醫院檔案管理信息化建設，不僅可以提高醫院檔案管理工作效率，還能有效提升檔案資料的利用率。除此以外，將紙質檔案轉化為電子檔案進行保存，可以確保檔案在使用過程中不被損壞，從而對醫療事業的發展起到良好的推動作用。

二、醫院檔案管理信息化存檔與傳統紙質存檔方式比較

不管是傳統的紙質檔案，還是網絡信息時代興起的電子檔案，其功能都是記錄信息資料，都是原始記錄人們在工作和生活中想法、行為與結果的一個載體，具有相對穩定的特點。但是，任何事物都有其兩面性，紙質檔案與電子檔案之間也存在以下差異：

（一）存儲方式。檔案的存儲，主要由存儲的載體、存儲的方法和存儲的環境幾個要素構成。紙質檔案的載體是紙張，如果能夠解決氧化的問題，保存時間甚至可以達到上千年。而電子檔案則是以光盤和磁性物質作為載體，相比紙張更容易受到外部環境的影響，使用壽命通常為5～15年。除此以外，光纖、灰塵、磁場、有害氣體等因素也會對兩者造成不同程度的影響。

（二）使用情況。在檔案使用過程中，紙質檔案由于容易損壞、不能再生等特點，不僅查找極不方便，而且在使用過程中也必須格外小心，這就使得紙質檔案的利用率難以提高。與紙質檔案相比，電子檔案在將檔案信息化處理以后，就可以實現“一次輸入，多次使用”的目標，人們在查閱檔案時，不用再去檔案室調用紙質檔案，足不出戶就可以利用計算機和網絡完成對檔案資料的檢索查閱，這種方便快捷的方式既節省了大量的人力、財力、物力，同時還有效促進了工作效率的提高。

三、醫院檔案信息化現狀

（一）信息化管理不到位。隨著當前信息挖掘和數據管理等技術的出現，電子化與信息化的檔案管理為我國檔案管理現代化發展提供了先決條件，實現了檔案由實體保管轉向利用數字信息技術進行存儲和利用。然而在現階段的醫院檔案管理中，電子化和信息化還沒有得到足夠的重視，導致檔案信息化管理工作不到位，一些醫院仍然采用傳統的管理模式開展檔案管理工作，嚴重限制了醫院對檔案信息的進一步開發和利用。

（二）檔案管理軟件落后。當前，國內在檔案管理相關軟件方面的開發水平還比較落后，尤其是針對醫院檔案管理的軟件程序都很欠缺。隨著醫院規模的不斷發展，檔案的數量也會不斷增加，利用檔案信息的需求也會明顯增加。過去單純依靠計算機進行檔案管理的模式由于不能與醫院信息系統結合到一起，已經無法滿足當前發展的需要，必須加快對醫院檔案管理軟件的升級更新速度。

（三）檔案管理標準化程度較低。要保證檔案信息能夠得到充分有效的運用，就必須實行檔案的標準化管理。檔案管理的標準化程度對醫院檔案信息化建設工作的推進有著極其重要的影響。從目前的情況來看，醫院還有很多系統沒有實現一致，也沒有統一規格，因此不能通用，這一點主要與存儲方式和接口有直接關系，因此導致各系統間無法有效地進行信息互換，無法實現檔案資源的共享。醫院在信息網絡的建設過程中，沒有將網絡建設和檔案信息系統結合到一起，因此造成醫院系統規范性、服務型和共享性差的現象，無法實現檔案信息的共享，檔案信息化管理也無從談起。

（四）醫院檔案開發與利用不足。檔案作為記錄保存人們技術知識和工作成果的文件，同時在促進知識創造和轉化科技成果方面也有著極其重要的作用，具有很高的經濟效益和利用價值。醫院檔案管理工作在整個醫院的運營管理中占有非常重要的地位，是我們全面、真實了解醫院運營管理活動的一個重要途徑。當前，大部分醫院檔案管理人員雖然對檔案的保存有足夠的重視，但是卻沒有意識到檔案開發和利用的重要性，很多珍貴的檔案資料長期閑置沒有得到廣泛應用，使得檔案資料應用的作用沒有得到有效的發揮。

（五）醫院檔案專業管理人員相對缺乏。在醫院檔案管理中，要想實現信息化檔案管理水平的提高，就必須要培養一支具備高超信息化水平和豐富檔案管理知識以及熟悉醫院檔案業務的才人隊伍，并且要求其具有良好的職業素養和行業紀律。當前，仍然有很多醫院是由其他崗位的工作人員兼職負責檔案管理工作，缺乏專業的檔案管理人才，加之在醫院實際檔案管理工作中，由于工作任務重、人手少等原因，檔案管理人員無法及時通過學習來提升自己的檔案管理能力，從而對醫院檔案管理信息化工作的全面落實造成一定的影響。

四、信息化視角下加強醫院檔案管理工作的措施

（一）加強對醫院檔案信息化管理的重視。醫院首先應根據自身實際情況進行統籌分析，設計并制定一套既符合一體化管理趨勢，同時又能很好適應醫院自身特點的醫院數字化管理平臺方案。醫院領導也應加強對信息技術發展和應對的支持力度，從多個方面加強醫院檔案管理的創新發展，建立健全檔案信息化管理制度，明確以職能部門為文書檔案主體，臨床科室為業務檔案主體的各個部門職能，并要求其做好信息資料的收集與初步整理，以充分保證檔案資料的完整性和真實性。

（二）投入更多的硬件基礎設施。要完善醫院檔案信息化建設，提高信息化建設速度，醫院必須將自身需要與檔案管理現代化建設相結合來選擇合適的軟硬件設備，以加快醫院檔案信息化建設的速度。需要注意的是，為避免造成重復浪費，對新設備的購置應建立在充分利用現有設備的基礎上。除此以外，相應的檔案管理軟件開發速度也應隨之加快，并確保其能夠符合醫院檔案管理的需求。

（三）加強醫院各相關部門的協調與資源整合。現階段，醫院信息管理體系通常采取將檔案與其他信息分體管理的方式。這種體系由綜合檔案室與信息科共同組成。綜合檔案室是二級以上綜合醫院設立的一個獨立的職能部門，主要負責統一管理本單位各種載體和門類的檔案資料，并檢查、監督和指導本單位檔案工作的開展情況;信息科是二級以上綜合醫院必備的一個職能科室，主要負責統計和管理醫院病案、圖書和計算機等。綜合檔案室以及信息科在日常工作中，對于信息資料的收集、整理、保存、統計以及提供檔案信息服務等等各個環節都是獨立完成，缺乏必要的協調，重復勞動的現象相當普遍，浪費了大量的人力、財力和物力，對醫院信息管理整體水平的提高造成了很大程度上的制約。醫院檔案種類雜、數量多，不僅有種類復雜的人事、會計、文書、器械和科技等綜合檔案，還有相對獨立的病歷檔案。而這些檔案從形成到使用的各個環節也分屬醫務、人事、財務等不同的部門。在實現醫院現代化檔案管理的過程中，如何對這些復雜的檔案資源進行整合是醫院不得不面對的一個實際問題。要實現這一目標，醫院各相關部門應加強協調工作，緊密配合。醫院在信息化建設的工程中，應做好統籌安排，避免出現重復建設的情況。

（四）面向臨床，注重信息化檔案資源的開發利用。檔案資料的價值最主要的體現方式就是開發和利用，醫院檔案資源開發和利用的價值，應體現在它服務臨床的深度和廣度上。為了使醫院檔案管理工作更加適應信息化發展的要求，檔案管理部門應樹立起以臨床工作為中心的意識，在對信息化檔案資源的設計、開發和利用上，都要緊緊圍繞臨床工作需求來進行。在對醫院信息系統進行設計和開發的環節中，首先應對臨床醫護人員的實際需求進行調查，并與臨床工作量大、工作面廣的特點相結合，開發出便捷、實用、高效的產品。檔案開發利用過程中，醫院要應與信息化發展趨勢相契合，投入更多人力、物力和財力，加強軟硬件設施建設以滿足臨床各科室信息化建設的需求，打造具有較高水準的電子化檔案室，為信息化檔案資源的開發和利用創造必要的條件。相關部門還應廣泛征求臨床醫務人員在信息化檔案資源使用過程中的意見和建議，并不斷對使用中存在的問題加以改進，最大程度地發揮出自身的管理職能。

（五）加強檔案信息技術人員隊伍建設。保障醫院檔案信息化管理的重要基礎就是檔案工作人員自身的綜合素質。因此，醫院必須注重對檔案工作人員能力和素質的培養，為其提供良好的學習條件，接受如計算機網絡技術、數字信息化管理技術等相關的現代化檔案管理知識技能方面的培訓。其次，醫院在檔案管理人員聘用中，應盡可能選擇具備良好現代化信息意識，并且精通醫院管理學和信息管理學的復合型人才，打造一支知識結構合理，管理與研究并舉的檔案隊伍。最后，要對績效考核機制進行改革和完善，創建一種與檔案干部職位和待遇掛鉤的評價考核機制，并將其應用于實踐工作中。

五、結束語

總而言之，隨著科技的不斷發展，醫院檔案管理運用計算機、網絡、信息等先進技術，將紙質檔案轉化為電子檔案進行收集、整理、分類和保存，提高檔案資料的利用價值和相關工作人員對檔案資料的利用率已成為當前檔案管理的一個必然趨勢。在醫療事業不斷發展的今天，積極提升信息化水平來加強醫院檔案管理有很大的必要性，只有這樣，才能讓醫院檔案在人事任命、醫療研究和臨床治療等各個方面充分發揮其應有的作用，從而促進醫院持續健康地發展。

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