高校行政辦公文號(hào)生成與回收機(jī)制的設(shè)計(jì)與研究

摘 要：文號(hào)即發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和文件順序號(hào)三個(gè)部分組成。年份使用公元紀(jì)年，在“〔 〕”內(nèi)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如：桂教辦〔2017〕18號(hào)，“桂”是廣西壯族自治區(qū)的簡(jiǎn)稱，省級(jí)教育機(jī)構(gòu)發(fā)文通常以“桂”作為開頭，“〔2017〕”是發(fā)文的年號(hào)，“18號(hào)”是該年份發(fā)文的順序號(hào)。本文是針對(duì)高校辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的文號(hào)生成與回收機(jī)制進(jìn)行設(shè)計(jì)與研究，主要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)、文號(hào)預(yù)留、文號(hào)回收等多種狀態(tài)的監(jiān)控與管理，讓發(fā)文機(jī)關(guān)可以充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文號(hào)的合理分配和利用。

關(guān)鍵詞：高校；文號(hào)；辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）04-0000-00

1 引言

傳統(tǒng)方式文號(hào)的生成過程是采用人工編號(hào)，機(jī)要員需要對(duì)每一個(gè)目錄的當(dāng)前最大發(fā)文號(hào)進(jìn)行備注，下一次編號(hào)時(shí)做一次校對(duì)，在基礎(chǔ)上往前編一個(gè)號(hào)。如果遇到作廢或者預(yù)留的文號(hào)還得注意排除在外，所以對(duì)工作人員的要求比較高，而且容易出錯(cuò)。在新型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，系統(tǒng)支持自動(dòng)按年度、目錄生成最大發(fā)文號(hào)列表用于實(shí)時(shí)查看。機(jī)要員選擇指定目錄后，文號(hào)可以自動(dòng)編號(hào)，獲得該年度最大的發(fā)文號(hào)，還可以選擇預(yù)留的文號(hào)或者已經(jīng)回收的文號(hào)，這樣大大減輕了人工操作的環(huán)節(jié)，降低出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，從而提高辦公效率。

2 需求分析

2.1 文號(hào)目錄

文號(hào)目錄是文件分類的依據(jù)，在一個(gè)高校的行政體系中由不同的部門組成。比如黨委口、行政口、二級(jí)學(xué)院和其他服務(wù)性質(zhì)的部門。每個(gè)部門發(fā)文時(shí)可以選擇的目錄范圍不一樣，所以需要在用戶發(fā)文時(shí)，根據(jù)用戶所在的部門，加載其對(duì)應(yīng)的文號(hào)目錄，提供當(dāng)前用戶選擇。在文字秘書編文號(hào)的時(shí)候根據(jù)發(fā)文部門所具備權(quán)限對(duì)文號(hào)進(jìn)行生成或者重新設(shè)定目錄，再生成新的文號(hào)。這樣就可以合理的區(qū)分各性質(zhì)部門的文號(hào)申請(qǐng)權(quán)限，及使用范圍[1]。

2.2 起始文號(hào)設(shè)置

當(dāng)一個(gè)新的辦公系統(tǒng)剛剛啟用時(shí)，可能已經(jīng)有些文件已經(jīng)在線下做了處理，所以必須要考慮到起始文號(hào)設(shè)置的問題，如何使該文號(hào)從指定的地方開始計(jì)算，這關(guān)系到該辦公系統(tǒng)的文號(hào)生成機(jī)制的合理性問題。所以起始文號(hào)設(shè)置也是一個(gè)關(guān)鍵的內(nèi)容，它將參與到后面的文號(hào)生成算法中。

2.3 文號(hào)生成

文號(hào)生成是本次研究的工作重點(diǎn)，在用戶發(fā)文擬稿時(shí)必須要能選定文號(hào)目錄，再公文審批到達(dá)編號(hào)環(huán)節(jié)時(shí)，文字秘書有權(quán)限對(duì)文號(hào)進(jìn)行編輯或設(shè)定，從而生成最終的文號(hào)。一般文號(hào)生成都按照預(yù)定格式生成的，如“桂教辦〔2017〕100號(hào)”，“ 桂教辦”就是用戶選定的文號(hào)目錄，“〔2017〕”是本年的年份，無(wú)需選擇或修改，“100號(hào)”就是由文號(hào)生成算法取得的該目錄下，該年度系統(tǒng)中最大的文號(hào)。在文號(hào)生成時(shí)除了自動(dòng)編號(hào)以外還要考慮到回收文號(hào)和預(yù)留文號(hào)的選擇問題[2]。如果有回收文號(hào)存在，則優(yōu)先選用回收文號(hào)，如果有需要選用前期預(yù)留的文號(hào)，則需要從預(yù)留文號(hào)庫(kù)中選出預(yù)留的文號(hào)，再生成最終的文號(hào)。

2.4 文號(hào)回收

文號(hào)回收是基于該文件已經(jīng)取消對(duì)外發(fā)布或者文件作廢時(shí)，對(duì)其進(jìn)行的補(bǔ)充處理。使得原先占有的文號(hào)釋放出來，給其他文件使用。這樣才能使文號(hào)循環(huán)利用，連續(xù)性更高。當(dāng)文號(hào)一旦被回收，其原先的文件上必須清空該文號(hào)，使用狀態(tài)也要相應(yīng)改變，這樣才能在下一次生成文號(hào)時(shí)被重新利用。

2.5 文號(hào)預(yù)留

文號(hào)預(yù)留是基于特殊文號(hào)的考慮，比如每年的1號(hào)文或者其他特殊文號(hào)需要預(yù)留到后期使用，則需要設(shè)定預(yù)留文號(hào)，文號(hào)管理員可以批量設(shè)定某個(gè)區(qū)間的文號(hào)作為預(yù)留文號(hào)或者單獨(dú)設(shè)定某個(gè)文號(hào)作為預(yù)留文號(hào)，在生成文號(hào)時(shí)可以選定預(yù)留文號(hào)庫(kù)中的某個(gè)文號(hào)作為最終文號(hào)[3]。

2.6 年度最大發(fā)文號(hào)報(bào)表

年度最大發(fā)文號(hào)報(bào)表主要用于導(dǎo)出本年度，每個(gè)文號(hào)目錄當(dāng)前的最大發(fā)文號(hào)情況。可以切換年份查看歷史數(shù)據(jù)，作為橫向?qū)Ρ龋@樣才能更好的評(píng)估文件的總數(shù)和文號(hào)的利用情況。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是系統(tǒng)開發(fā)過程中的一個(gè)重要組成部分。在數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該考慮其合理性、規(guī)范性和適應(yīng)性[4-5]。根據(jù)前一部分的需求分析可以得出以下數(shù)據(jù)表及字段的設(shè)計(jì)，表1-表5所示。

3.2 主要的算法和流程

根據(jù)前面章節(jié)的需求分析和數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，可以使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)其基本功能。其中文號(hào)生成流程圖1所示，文號(hào)生成的算法如下：

（1）選定目錄；（2）自動(dòng)計(jì)算或選擇預(yù)留文號(hào)；（3）選擇預(yù)留文號(hào)，打開選定目錄的預(yù)留文號(hào)庫(kù)；（4）選擇預(yù)留文號(hào)并確定選用，流程結(jié)束；（5）返回步驟（2）選擇自動(dòng)計(jì)算；（6）查找文號(hào)表，判斷是否存在選定目錄的回收文號(hào)；（7）如果有，則自動(dòng)選擇回收文號(hào)中的最小值；（8）如果無(wú)，則自動(dòng)算出當(dāng)前目錄的最大發(fā)文號(hào)；（9）選擇生成的文號(hào)并確定選用，流程結(jié)束。

4 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過幾十年的發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)被廣泛的運(yùn)用到辦公過程之中，隨著科技的進(jìn)步以及技術(shù)的更新，未來的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還會(huì)出現(xiàn)更多的功能，以提高用戶的使用價(jià)值。本文以辦公自動(dòng)化的文號(hào)生成與回收機(jī)制作為研究對(duì)象，對(duì)設(shè)計(jì)原理進(jìn)行剖析，提出了一種可以回收或預(yù)留混用的方式。期望通過本文的分析可以為辦公自動(dòng)化的文號(hào)合理化應(yīng)用提供參考。

參考文獻(xiàn)

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[3] 劉芮汐.政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015.

[4] 張吉辰.高校OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連海事大學(xué)，2015.

[5] 朱玉超.ASP.NET項(xiàng)目開發(fā)教程[M].電子工業(yè)出版社，2008.

作者簡(jiǎn)介：農(nóng)色兵（1988—），男，廣西貴港人，研究生，助理工程師，研究方向：軟件工程。