淺析信息時(shí)代下的檔案管理工作

馬迪

摘要：檔案以其獨(dú)有的形式記錄著社會(huì)的發(fā)展軌跡，在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中具有重要的作用。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步促進(jìn)了電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展。電子檔案以其便利、存儲(chǔ)量大、形式多樣等特點(diǎn)越來(lái)越受到檔案管理工作者的青睞。本文分析了在信息時(shí)代電子檔案的優(yōu)越性，以及提出紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方法。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；電子檔案；并存方法

檔案在我國(guó)各個(gè)朝代有著不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱(chēng)作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，今天統(tǒng)一稱(chēng)作“檔案”。檔案系指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過(guò)程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。

除了稱(chēng)謂，在我國(guó)檔案的載體也發(fā)生了重大變革。以紙質(zhì)檔案取代了簡(jiǎn)牘，成為國(guó)家正式書(shū)寫(xiě)材料，一直沿用至今。隨著社會(huì)的發(fā)展，開(kāi)始出現(xiàn)聲像檔案，如照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。20世紀(jì)中期以后，檔案載體又發(fā)生了革命性的變化，產(chǎn)生了以代碼形式記錄在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上、依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募＿@些具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件，參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)稱(chēng)為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生，是檔案領(lǐng)域最劇烈的一次變革，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念。

一、電子檔案的定義及優(yōu)越性

電子檔案，是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，以案卷為單位。電子檔案主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等，與紙質(zhì)檔案相比較，有以下優(yōu)越性：

1、可大大提高工作效率

檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，但是檔案管理工作者日常所要解決的基本矛盾就是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況。電子檔案的形成和歸檔都可以借助計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，減少了人為的操作過(guò)程，簡(jiǎn)化了工作步驟，提高了工作效率。而且在查詢(xún)使用時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢(xún)，只要輸入查詢(xún)條件，就可以迅速查閱查詢(xún)結(jié)果，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，在很大程度上提高工作效率。

2、占用較少的存儲(chǔ)空間

紙質(zhì)檔案需要占用較大的空間來(lái)存儲(chǔ)，而電子檔案占用較少的存儲(chǔ)空間。一張光盤(pán)的存儲(chǔ)量可達(dá)到400MB-600MB，可存放35萬(wàn)A4打印紙上的文字信息或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息，這就相當(dāng)于把一個(gè)滿(mǎn)滿(mǎn)檔案柜里的檔案資料壓縮存放在一張光盤(pán)上。現(xiàn)在市面出售的移動(dòng)硬盤(pán)可達(dá)2TB，其存放空間可想而知。電子檔案的使用即保存了文件資料又極大的節(jié)省了存儲(chǔ)空間。雖然電子檔案對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3、具有共享性

電子檔案是在一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，傳遞起來(lái)就比較方便快捷。可以使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行傳遞，也可以依靠網(wǎng)絡(luò)傳遞電子檔案。與紙質(zhì)檔案相比，當(dāng)多個(gè)利用者需要利用同一份完成某項(xiàng)工作時(shí)，電子檔案可以同時(shí)傳遞給多人，不受存儲(chǔ)載體的限制，省去了檔案的逐個(gè)傳遞過(guò)程，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

4、形式多樣性

隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影響多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成為電子檔案的內(nèi)容。電子檔案的多媒體集成性，比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理建議

與紙質(zhì)檔案相比較，雖然電子檔案具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但是“金無(wú)足赤”，電子檔案同樣存在著數(shù)據(jù)容易丟失、保密性差等缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)很久，雖然存在檢索緩慢、占用空間大等缺點(diǎn)，但它具有耐久性、易于長(zhǎng)期等優(yōu)點(diǎn)。因此，提出將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

（1）多軌歸檔管理制度

在檔案管理中采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌歸案制度，將這兩個(gè)不同形式的檔案共同處于存儲(chǔ)和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問(wèn)世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙軌歸檔的制度，以此來(lái)確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

（2）優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)管理

信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。電子檔案由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，安全性無(wú)法得到確切的保證上，因而雖然紙質(zhì)檔案作為重要的備份形式加以保存。但是在當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙、合理的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

在我國(guó)，電子檔案管理尚處于初步發(fā)展階段，信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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