依托信息技術更新服務理念積極推進檔案管理工作科學化建設

張德慧

摘要：隨著信息技術的快速發展，將其應用到檔案管理工作中，不僅有利于促使傳統檔案工作服務理念的轉變，而且還有利于拓展檔案信息服務路徑，提高檔案信息服務質量和服務效率。本文以依托信息技術更新服務理念為視角，對推進檔案管理工作科學化建設的實施路徑進行探討。

關鍵詞：檔案管理信息技術服務理念

一、樹立以用戶為中心的服務理念

在檔案管理工作中，服務理念是檔案信息服務的思想基礎和工作指導。新時期下，檔案管理工作要捍棄傳統的服務思想，從全局出發，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學化、數字化發展為導向的服務理念。檔案管理要將服務理念貫穿于實際工作中，認真分析不同用戶的不同需求，提，鹽多樣化的服務模式，并通過總結用戶對服務的反饋信息，改進服務方式，不斷提升用戶對服務的滿意度。同時，檔案管理工作要始終堅持主動服務的理念，轉變過去“坐等上門”的服務模式，積極了解用戶對檔案信息的需求動態，定期向用戶推送知識型檔案信息，拓展檔案信息服務功能和服務效率，以良好的服務態度改變當前檔案信息服務滿意度不高的現狀。

二、加強檔案館數據資源庫建設

檔案管理工作要依托信息技術，建立起虛實結合的檔案信息資源數據庫，積極推進檔案管理工作科學化建設，拓寬檔案信息服務渠道。首先，檔案管理部門要利用掃描、數據壓縮、光盤存儲等信息摶術，將紙質檔案轉變為數字檔案，建立檔案信息全文數據庫、新型多媒體數據庫、個性化需求數據庫等，提高檔案信息的利用效率。同時，檔案管理工作也可恨據用戶需求，為喜戶構建“我的數字檔案館”，以便于用戶及時獲取個性化的服務。其次，檔案管理部門要深入挖掘檔案信息的利用價值，建設知識數據庫，使用戶能夠通過利用知識數據庫解決自身問題，拓展知識的獲取渠道。再次，檔案管理部門要與其他部門加強合作，通過網絡聯合實現檔案信息共享。為了拓展檔案數據庫的服務功能，檔案管理部門還可與圖書館、有關網站建立起合作關系，實現無縫連接，構建起內容豐富的聯合數據庫。

三、更新檔案管理設備與技術

檔案管理部門要配備齊全的硬件設施，包括計算機、檔案密集柜、掃描儀、復印機、空調等，為了確保檔案滿足長期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時，檔案管理部門要積極引入先進的技術平臺作為有力支撐，提高服務效率。如，引入信息集成檢索技術，該技術可在多數據庫、聯合數據庫中檢索所需信息，并對信息進行整合、加工，迅速地將最有價值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。

四、實行用戶反饋與監督機制

檔案管理工作要重視服務質量的不斷提升，建立并實行用戶反饋與監督機制，推動檔案管理持續發展。檔案管理工作要充分發揮檔案用戶的外部監督作用，簡化監督流程，將用戶反饋的意見作為改進檔案工作的依據。為此，檔案管理部門應當構建信息服務質量評價體系，優選量化的評價指標，對服務時間、服務效果、用戶滿意度、信息利用度、服務系統操作響應度、數據資源完整度等方面進行評價。檔案管理部門要將各項評價指標進行細化，以用戶滿意度評價為例，可分為以下四種評價方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個評價結果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門改進服務質量。

五、建設高素質檔案服務隊伍

檔案管理部門要建設一支高素質的檔案服務隊伍，確保檔案服務人員具備完善的知識結構、專業的服務技能以及良好的道德素養，為檔案管理工作科學化建設奠定人才基礎。首先，檔案管理部門要著重于培養知識型檔案服務人員，定期組織檔案服務人員參加培訓，學習與檔案管理相關學科領域的知識，擴充其知識面，并要求其掌握計算機網絡操作技能，能夠熟練應用各種信息化操作系統。其次，檔案管理部門要組建檔案信息服務專家隊伍，讓專家隊伍研究有關檔案管理信息化、科學化建設的相關問題，并為用戶提供解決問題的方案，提升檔案信息服務的專業化水平。再次，檔案管理部門要落實考核激勛機制，對從事檔案工作的人員進行定期考核，考核內容包括參與培訓情況、業務技能、服務態度、工作成效等方面，將考核結果與人員職務升降、薪酬掛鉤，激勛人員不斷提高工作實績。

總而言之，新時期下檔案管理部門必須樹立起以用戶為中心的主動式服務理念，通過依托先進的信息技術，構建起高教的檔案信息服務平臺，為用戶提供便捷、快速、個性化的檔案信息服務，不斷提高檔案管理工作成效。同時，檔案管理部門還要健全管理機制，重視服務反饋與監督，將其作為推動檔案事業持續發展的有力保障。

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