對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考

瞿曉東

摘 要：本文論述了學(xué)校實(shí)行檔案信息化的必要性，通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案信息化現(xiàn)狀分析，提出了對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想與展望。1、制定檔案公開(kāi)范圍進(jìn)行劃控處理。2、進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。3、建設(shè)專(zhuān)業(yè)特色檔案以及多媒體檔案庫(kù)。4、對(duì)檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)，增加全員的檔案意識(shí)。最后指出學(xué)校檔案館將成為數(shù)字化校園的信息中心。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；數(shù)字化校園

1 學(xué)校檔案信息化的必要性

過(guò)去的遺產(chǎn)是帶給未來(lái)收獲的種子。學(xué)校檔案亦如此。學(xué)校檔案在出具學(xué)歷證明、解決財(cái)務(wù)糾紛、職稱(chēng)評(píng)定、各級(jí)各類(lèi)評(píng)估及創(chuàng)建等方面起著不可替代的作用。學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，是學(xué)校師生員工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是知識(shí)和信息儲(chǔ)備的一種形式。

檔案信息化是通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開(kāi)發(fā)與利用。簡(jiǎn)言之就是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。 在傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體為重心的檔案管理模式下，檔案沒(méi)有備份，同時(shí)由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。檔案管理信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，不僅對(duì)檔案原件實(shí)現(xiàn)了有效保護(hù)，而且更實(shí)現(xiàn)了即時(shí)查詢(xún)。改變了過(guò)去“原始保管，手工檢索，上門(mén)利用”的落后局面，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，也方便了用戶(hù)。檔案信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)的主要形式就是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是指檔案館室根據(jù)特定利用者的需求或社會(huì)需求，將館室藏的靜態(tài)檔案信息通過(guò)查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，通過(guò)一定渠道傳播給利用者并被利用者接受的過(guò)程。而檔案信息化建設(shè)就是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的有效途徑。檔案信息化建設(shè)的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，在公眾對(duì)信息知情權(quán)的訴求日益強(qiáng)烈的今天，檔案信息化是學(xué)校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。學(xué)校檔案信息化是隨著學(xué)校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，是學(xué)校電子政務(wù)的重要組成部份，也是計(jì)算機(jī)大量用于學(xué)校管理的必然結(jié)果。

2 學(xué)校檔案信息化現(xiàn)狀分析

目前大多數(shù)學(xué)校的檔案室都配備了現(xiàn)代化管理設(shè)備以及能基本滿(mǎn)足學(xué)校檔案管理規(guī)范要求的檔案管理系統(tǒng)，并完成了文書(shū)檔案、教學(xué)檔案會(huì)計(jì)檔案、學(xué)籍檔案等各類(lèi)學(xué)校檔案的編目排序檢索和打印輸出等工作，基本達(dá)到對(duì)檔案信息管理和利用要求。以我校為例，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化工作，特別是2006年中高職分離后，我校更加注重學(xué)校信息化的管理，我校于2007年采用了北京極限通科技有限公司的極限OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。2009年開(kāi)始使用量子偉業(yè)單機(jī)版PDE檔案管理系統(tǒng)。并對(duì)永久、長(zhǎng)期或30年期限的檔案進(jìn)行了全文掃描。2006年中高職分離以后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出了以檔案管理的規(guī)范帶動(dòng)教學(xué)管理的規(guī)范，以教學(xué)管理的規(guī)范帶動(dòng)教學(xué)質(zhì)量的提升的總體理念，處室、專(zhuān)業(yè)部資料庫(kù)按照江蘇省職業(yè)學(xué)校管理規(guī)范要求進(jìn)行編目分類(lèi)，建設(shè)卓有成效，為綜合檔案室提供了大量的教育、教學(xué)過(guò)程材料和總結(jié)資料。2015年我校開(kāi)始使用量子偉業(yè)成熟的PDE_數(shù)字檔案管理系統(tǒng)v7.2網(wǎng)絡(luò)版本。

一般認(rèn)為中國(guó)檔案信息化進(jìn)程大致分為檔案目錄計(jì)算機(jī)輔助管理、電子文件與電子檔案管理、廣義數(shù)字檔案館這三個(gè)階段。然而就目前而言，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，大多數(shù)學(xué)校處在第二階段即電子文件與電子檔案管理的起始階段，普遍存在自身管理水平不高、教職工檔案意識(shí)薄弱、檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢等問(wèn)題。

一是理論上有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的單位都應(yīng)有電子文件管理系統(tǒng)。然而大部分學(xué)校有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)卻都沒(méi)有電子文件管理系統(tǒng)。根據(jù)文件生命周期理論，文件從形成、處理、交換、歸檔到利用或者銷(xiāo)毀是一個(gè)完整的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、交換等活動(dòng)是中端，歸檔或銷(xiāo)毀是末端。具體地說(shuō)就是重紙質(zhì)文件的收集整理，輕電子文件的收集整理，致使許多有價(jià)值的電子文件丟失。資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。上級(jí)有些文件沒(méi)有紙質(zhì)材料，或者并不直接發(fā)到學(xué)校或教育局，而是電子文件或者網(wǎng)上發(fā)布的，若不及時(shí)歸檔，就會(huì)遺失。我校從2007年開(kāi)始設(shè)立資料庫(kù)制度，各部門(mén)日常產(chǎn)生的文件及資料等都先歸入資料庫(kù)。但對(duì)于這些資料的電子文本卻未要求上傳，致使這些文本資料利用效率低下并且經(jīng)常被人翻亂。

二是目前教育部門(mén)對(duì)各學(xué)校信息化沒(méi)有統(tǒng)一戰(zhàn)略規(guī)劃。各學(xué)校基本上沒(méi)有設(shè)立檔案網(wǎng)站，使得檔案信息管理系統(tǒng)與教學(xué)、學(xué)生、人事、科研部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)的接軌無(wú)從談起，同時(shí)各學(xué)校檔案室各自為政，沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)，缺乏協(xié)調(diào)，自給自足，沒(méi)有形成資源共享。

三是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)大多自建自用，規(guī)模小，水平差，數(shù)據(jù)利用率低，缺少多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。在實(shí)現(xiàn)檔案整理及數(shù)據(jù)輸入方面，由于檔案信息化要求高，時(shí)間緊，大部分學(xué)校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過(guò)程中特別是數(shù)字化加工部分都采用了委托加工，而在檔案數(shù)據(jù)輸入方面輸入檔案系統(tǒng)方面時(shí)有時(shí)會(huì)請(qǐng)一些學(xué)生幫忙輸入，部分檔案卷內(nèi)目錄題名不完整不準(zhǔn)確。例如：學(xué)生姓名項(xiàng)目中沒(méi)寫(xiě)明班級(jí)專(zhuān)業(yè)、有些著錄項(xiàng)目因?yàn)樵蠈?xiě)得不清楚都輸入錯(cuò)了。而每條檔案信息的著錄項(xiàng)目，都是進(jìn)行檢索的一條途徑。在將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)的前處理過(guò)程中，所揭示的檔案信息須有一定的廣度和深度，主題詞的提取要準(zhǔn)確、完整，才能確保系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案信息內(nèi)容豐富、易于檢索。

3 對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想與展望

中央領(lǐng)導(dǎo)同志提出，要大力推進(jìn)檔案數(shù)字化工程，逐步實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化。二○一○年六月出臺(tái)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》描繪了當(dāng)前信息化建設(shè)的一個(gè)基本模型。

一是我認(rèn)為從宏觀上講，立法的層面上現(xiàn)在有了檔案法、保守國(guó)家秘密法，雖然我國(guó)政府信息公開(kāi)條例已經(jīng)于2008年5月1日起施行。但是條例的適用范圍僅限行政機(jī)關(guān)，屬于國(guó)務(wù)院頒布實(shí)施的行政法規(guī)，層級(jí)低于全國(guó)人大制定的法律，還沒(méi)有制定《信息公開(kāi)法》。而只有解決了檔案信息的開(kāi)放性與保密性的矛盾，檔案信息化才能健康發(fā)展。檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的。而檔案信息共享又必須具有限制性，即有很大一部分檔案信息只能在一個(gè)特定范圍內(nèi)共亨。作為學(xué)校而言，對(duì)所有的檔案信息公開(kāi)范圍都要做出鑒定。目前網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)逐步由技術(shù)轉(zhuǎn)移到內(nèi)容建設(shè)上來(lái)。檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶(hù)范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對(duì)涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。檔案館同時(shí)要注意收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。

二是省市等各級(jí)部門(mén)要有數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。上級(jí)部門(mén)檔案局、教育局、人社局等部門(mén)要統(tǒng)籌安排各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)，至少各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的部分內(nèi)容先進(jìn)行兼容和共享。對(duì)學(xué)校而言，則把檔案信息化納入學(xué)校整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃中去，數(shù)字化檔案館和圖書(shū)館以及學(xué)校其他教學(xué)教研部門(mén)要構(gòu)成統(tǒng)一的數(shù)字化校園的信息中心。

三是要重視建設(shè)專(zhuān)業(yè)特色檔案以及多媒體檔案庫(kù)。每個(gè)學(xué)校都有自己的特色，應(yīng)該圍繞這個(gè)特色建設(shè)相應(yīng)的檔案。就我校而言，具有行業(yè)特色，則應(yīng)加快建立本校重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)、精品課程，有關(guān)校企合作雙元制的特色數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案編研要運(yùn)用合適的知識(shí)組織方式，挖掘檔案隱藏于文獻(xiàn)載體的隱藏信息，而不是以檔案的物理載體為單位進(jìn)行組織，用知識(shí)管理的思想來(lái)建設(shè)將來(lái)的數(shù)字檔案館，從而實(shí)現(xiàn)檔案的雙重價(jià)值。

四是事業(yè)發(fā)展，人才為先。檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。檔案工作者只有不斷加強(qiáng)素質(zhì)修養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能才能適應(yīng)的信息社會(huì)發(fā)展的需要。對(duì)學(xué)校而言要注重現(xiàn)職人員的培訓(xùn)提高以及必要的引進(jìn)。另學(xué)校其他各科室也要培養(yǎng)指定專(zhuān)人做好本部門(mén)的檔案信息化工作。同時(shí)不斷增加全體教職工的檔案意識(shí)。

正如國(guó)家檔案局楊繼波副局長(zhǎng)指出的要堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)的實(shí)用原則，要提高檔案信息化進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，要采取開(kāi)發(fā)的檔案信息化建設(shè)模式，在規(guī)劃實(shí)施過(guò)程中要有一定的前瞻性，既適應(yīng)當(dāng)前的特點(diǎn)和要求，又符合今后發(fā)展的方向和趨勢(shì)，為了檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案信息化是一個(gè)過(guò)程而不是一種狀態(tài)。因此讓我們憧憬著學(xué)校檔案館成為一個(gè)成長(zhǎng)的有機(jī)體，成為數(shù)字化校園的信息中心和知識(shí)庫(kù)，成為數(shù)字化社會(huì)中的一個(gè)重要的信息資源節(jié)點(diǎn)。

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