芻議檔案管理的發展趨勢

李秀華

摘要：檔案管理是政府機關或企業、組織、團體等對各自在社會活動中所形成的文字記錄及音像資料進行管理，它是對各類有價值的信息資源進行集中而系統地管理。隨著社會主義市場經濟體制的逐漸完善，以及社會信息化進程的加速發展，新的市場環境和形勢下，檔案管理也必須與時俱進謀求改革和發展，檔案信息化建設是當前我國檔案管理的總體趨勢和大方向，也是提高檔案信息水平的重要保障之一。基于此，本文對檔案管理信息化發展趨勢進行了分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發展趨勢

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

引言

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。

一、檔案管理的信息化內涵

檔案管理，具體而言就是相關單位工作人員管理檔案信息的工作。近年來，現代科技水平日益提高，檔案管理方式也日新月異，傳統檔案管理模式不斷被創新，目前，對于檔案管理部門來講，管理的信息化已成為部門面臨的首要任務與重要工作內容。其主要是利用檔案信息數字化資源與網絡化管理，經過系統轉換，對檔案信息資源進行合理配置，實現信息共享。

二、檔案管理信息化管理存在的問題

2.1對檔案管理信息化建設缺乏重視

領導或負責人是改革創新的決策者、領頭羊，如果領導對改革不支持或流于形式，那么將會功虧一簣。目前，我國檔案管理處于一個冷門專業的尷尬處境，很多部門或企業的領導干部不夠重視檔案管理工作，甚至認為這是一個閑職部門、面子工程，因此對于信息化建設就僅僅停留在喊口號的層次上，導致部分企業的檔案管理仍然處于紙質存檔的落后時代。這樣，不僅耽誤了檔案資料的整理和分類，而且也埋沒了一批檔案管理人員的事業心，檔案資料也無法充分發揮其作用，查閱效率低，甚至因搬遷等原因出現“斷檔”現象。

2.2欠缺統籌規劃，盲從性較強

檔案管理涵蓋企業研發、生產經營、項目管理以及人事管理等諸多方面，過程極為繁瑣，信息化的引進需企業把控正確方法。當前，企業的管理信息化建設意識不足，系統性不足，從而令信息化建設在企業檔案管理內的效果大打折扣。

2.3技術能力欠缺，專業人才不足

首先，企業檔案管理信息化建設中應當持續運用并發展計算機的互聯網技術，而當前并未運用良好方式完成檔案資料的共享，由此產生電子檔案反復建設以及資源浪費的狀況，令企業電子檔案不能展現最大的效用，令共享性以及服務性不佳。并且，因為系統建設不夠良好，互聯網的安全問題令檔案資料較易被侵害，安全技術也需要提升。其次，在企業檔案管理崗位中，較為欠缺高素質以及高技能的人才，令企業檔案管理信息化建設中的創新不足，研發能力缺乏。

三、檔案管理信息化發展趨勢

3.1增強信息化管理意識

當前，檔案管理工作備受社會各界關注，變化日新月異并獲得了顯著成果，管理理念與模式也發生了根本性變化，檔案管理信息化發展速度日益加快。在新形勢下，檔案管理從業人員要順應時代潮流，積極轉變傳統思想，增強檔案信息化管理意識，不斷提高自身綜合素質與專業崗位技能。只有自身綜合素質得到提高，才能保障檔案管理的信息化建設步伐。

3.2建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

3.3逐步構建數字檔案信息服務平臺

構建檔案信息服務平臺，不僅需要具有高速傳輸功能的網絡，還需要有嚴格的安全保障系統和軟硬件設備。利用先進的網絡技術促進分布在不同單位和部門的檔案信息實現數據化和信息化，將實體、數字檔案信息資料收集起來并進行科學合理的分類匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎上建立專門的檔案信息查詢平臺，促進資源的高度共享。這樣，在保證檔案信息的安全性和真實性的基礎上促進檔案資料的數據化和信息化，是提高用戶獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應用工作效率和服務質量的重要手段。

3.4建立起一支高素質、高水平的檔案專業人才

首先，檔案管理部門可以通過招聘等途徑引進專業人才。其次，檔案管理部門要為檔案管理人員提供專業的培訓，提高他們的專業技能。最后，企業要為檔案管理人員提供交流學習的機會，不斷提升自身的專業素養。

結束語

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

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