闡述事業單位檔案管理信息化建設

李偉娟

摘要：我國事業單位隨著社會經濟的不斷推進得到一定程度的發展，面對逐漸增多的檔案，迫切需要提高事業單位檔案管理的有效性。事業單位的檔案與其人才培養、領導決策、員工考核等有著密切的關系。近些年來，隨著我國互聯網技術的發展，新技術、新設備的出現和應用，為我國事業單位實現信息化、技術化的檔案管理奠定了良好的基礎。基于此，本文主要對事業單位檔案管理信息化建設進行了闡述，希望可以為相關工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

引言

如今，社會已經進入信息化時代，那么在事業單位中，檔案管理應該如何開展，并且如何體現出管理的效率，本文對此進行了簡要的分析。

一、提升事業單位檔案管理信息化建設的意義

1.1提升檔案管理存放的簡便性，實現永久保存

傳統的檔案管理方法是保存紙質資料，在長期的保存過程中極易受損。尤其是事業單位單位的檔案，是在事業單位運營過程中所形成的非常具有保存價值的圖紙、文字、聲像及數據等多種歷史資料，它是單位技術的基礎資料，反映了事業單位運營的全過程及建設情況。因此，只有提升事業單位檔案管理的信息化建設，運用信息化技術管理紙質檔案，才能更加永久地保存檔案信息，抵御破損，從而保障檔案存放的簡便性，使其得以永久保存。

1.2提升檔案管理工作效率

從事業單位發展看，越來越多的資料需要進行歸類建檔，這對檔案管理工作帶來巨大壓力，隨著現代化，信息化建設不斷深入，檔案管理變得簡單，并沒有那么繁瑣，通過不斷的構建與完善，相信，在日后發展過程中，會更加便利，與此同時，檔案管理的信息化建設實現了規范化管理，可以節約出大量工作時間，提升了工作效率的同時，也推動了事業單位各項事業的蓬勃發展。

二、事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

2.1將傳統檔案管理與檔案管理信息化相結合

我國部分事業單位依然選擇傳統的檔案管理方法來進行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設，顯然不切實際，因此，應該根據實際情況將傳統檔案管理與檔案管理信息化進行有效結合，有步驟、有層次地推進檔案管理的信息化建設。此外，事業單位在推進檔案管理信息化建設的過程中，應該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識儲備，根據實際情況選擇合適的檔案管理信息化方法，從而有效推進檔案管理信息化建設順利進行。

2.2做到檔案材料收集、鑒別和歸檔的規范化

作為事業單位檔案管理者，要做到干部人事檔案管理的高質量，就要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響檔案材料的質量；對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關科室（或部門），做到不散失、不積壓。

2.3加強檔案信息化建設的設備支持

要想保證檔案資料長期有效的保存，就必須確保硬件設施性能的穩定，并且做好對硬件設施的維護和保養，盡可能避免出現故障。只有這樣，才能使事業單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學有效的保存。除此之外，還需要注重對一些先進的技術和設備的引進和利用，使電子存儲的技術優勢得到最大化的發揮，儲存量得到進一步的提升。

2.3提高事業單位檔案管理人員專業技能

檔案管理基于人為管理，所以重視相關人員的管理是必要的，進行高效率管理階段，為了實現檔案管理信息化建設的有效性。首先，要提高檔案相關工作人員信息化技術掌握水平。其次，要定期采取對應培訓，培訓可以進行分級培訓，基于不熟練的業務，有針對性的培訓。第三，加強對事業單位檔案管理人員的信息化技術水平的考核，針對檔案管理人員信息技術存在的欠缺，給予針對性的評價，并且形成鼓勵激勵機制，全面激發出工作人員熱情，不斷提高檔案管理信息化建設水平。

2.4建立健全完善的信息化管理平臺

在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，首先要建立完善的信息化管理平臺，提升對平臺的利用率，這是順應時代發展的必然要求。信息化管理平臺涉及的范圍更加全面，它將單位內部和外部的網絡結構聯系起來，突破了傳統局限于檔案管理部門間的工作，充分發揮了檔案信息化管理平臺的作用和意義。

2.5做好檔案管理系統和辦公自動化系統的接軌

隨著當前信息技術的快速發展，做好事業單位檔案管理系統與辦公自動化系統的接軌工作顯得尤其重要。通過有效的接軌方式讓辦公自動化過程中生成的電子文件信息直接轉化為數字檔案，大幅度提高檔案管理工作的效率，逐步實現文件的集成、紙質文件和電子文件的網絡同步管理，并通過檔案信息管理軟件來完成對各部門檔案信息的收集、整理、統計、存儲以及檢索和利用等各個方面，實現由計算機完成對不同來源和不同格式的電子檔案進行標準化處理，最終達到檔案管理系統和事業單位辦公自動化系統的有效接軌的目標。

2.6確保檔案的安全性與保密性

由于互聯網技術本身就是一把雙刃劍，因此，檔案管理信息化建設過程當中，一定要確保檔案信息庫的安全，避免人事檔案信息被隨意泄露，侵犯他人的隱私，給檔案管理帶來安全隱患。所以在進行檔案信息化建設的同時要加強保密意識和安全使用技能，通過對檔案數據庫進行加密處理，避免檔案信息泄露。同時一定要提高檔案管理人員的職業操守，避免其隨意泄露個人信息，對于惡意泄露他人信息的行為要加強處理，以產生警示作用，通過安全和保密的舉措，提高人事檔案管理的安全度。

結束語

總之，事業單位的檔案管理工作至關重要，其與領導決策、事業單位人才培養、人才考核等有著密切的關系，只有不斷地推進事業單位檔案管理的信息化建設，才能夠滿足員工的物質需求，同時創造更多的社會財富，為促進我國社會經濟的發展奠定良好的基礎。

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