法約爾一般管理理論對基層采購人完善政府采購內控制度的啟示

劉慧婷

摘要：基層采購人在政府采購中仍存有內控制度不完善的現象，法約爾的一般管理理論的管理五要素、十四條原則及教育的必要性，對于完善采購人在政府采購內控制度中的崗位設置、流程設計、制度的自我更新方面有著重要的啟示作用。

關鍵詞：法約爾一般管理理論 政府采購 內控制度

近年中國政府采購規模保持快速增長，2016年采購規模超過3萬億元。但是基層采購人 在執行政府采購政策過程中，仍存在采購人員變動頻繁、政府采購政策把握不準確、權限匹配不當等現象，凸顯出基層采購人內控制度的不完善。內控制度的完善，需要理論的指導。西方管理科學發展史上具有重要影響力的法國管理學家法約爾提出了一般管理理論，該理論所具有的“一般性”對基層采購人完善政府采購內控制度有一定啟示。

一、一般管理理論的主要內容

（一）管理五要素

管理包括計劃、組織、指揮、協調和控制五個要素。其中，計劃是管理中的首要因素，是一切組織活動的基礎；組織能夠使計劃能夠很好地制定和執行；指揮可以減少無效的損耗；協調保證各部門的活動和努力相一致；控制的目的在于檢驗其他要素的事跡作用是否發揮得當。

（二）管理的十四條原則

這十四條原則分別是：勞動分工；權力和責任；紀律；統一指揮；統一領導；個人利益服從整體利益；人員的報酬；集中；等級系列；秩序；公平；人員的穩定；首創精神；人員的團結。

（三）進行管理教育的必要性

法約爾認為，人的管理能力是可以通過教育獲得的，進行管理教育是培養管理能力的首要條件。人們除了可以通過經驗積累學習管理，也可以到學校課堂上學習到管理。

二、對內控制度的啟示

（一）崗位設置

根據一般管理理論的組織因素及勞動分工、權力和責任、人員的穩定等原則，基層政府采購內控制度在制定崗位設置時，要成立人員相對穩定的專門負責采購的崗位，單位負責采購的采購小組至少由三人組成，分為采購員、采購主管和分管領導。

采購員主要負責具體的采購實施工作，如報送采購計劃、做好溝通（其他部門與采購小組間的溝通、本單位與代理機構之間的溝通、本單位與供應商之間的溝通、本單位與采購監管部門的溝通，等等）、落實做好市場調查等，保證計劃表的報送合法、各方的溝通順暢。采購主管主要負責采購方式的把握、采購需求的確認、法律法規政策的把控、牽頭做好市場調查等，確保價格合適、采購合法。分管領導主要做好統一指揮、內控制度的及時調整、合理的人員安排、廉潔紀律提醒等等，以使整個體制機制運轉順暢。

明確采購小組成員在采購過程中的權力與責任，在條件允許下，可以做更細化的分工。可以根據采購品目類型，將采購員細分為工程采購員、服務采購員、貨物采購員；采購主管也可以實行AB角，或者兩人分工制：一人是工程采購主管，一人是貨物服務采購主管。或者根據政府采購集中采購目錄，采購員分為集中采購機構采購項目采購員、部門集中采購項目采購員、分散采購員；采購主管也可以分為目錄內項目的采購主管、目錄外項目的采購主管。

（二）流程設計

流程設計主要把控好“事前-事中-事后”三方面。

事前方面：根據計劃因素，制作好本單位的采購計劃，可以分為年初計劃和臨時計劃，年初計劃要在每年的財政預算制定前制定好本單位的采購計劃，保證資金的落實。將采購需求大致作出，并通過市場調查報告，將調查出的預算價作為標底價。臨時計劃也要做好市場調查。根據控制因素，設定好制定計劃的時間限制，提高制定計劃的效率，例如對于臨時計劃，要求采購的具體室辦需在五個工作日內向采購小組提供采購需求，采購小組在收到采購需求后三個工作日內做好市場調查報告反饋給具體室辦，由具體室辦確認最后的預算金額。最后將市場調查和采購需求提交的內部審計及檢察機構備案。

事中方面：根據協調因素，采購員在獲得最終的需求與預算之后，提交采購計劃。根據不同的項目采購不同的采購準備：一是對于通用類品目，有采購員直接操作；二是對于招標項目，選取合適的代理機構后，采購主管要做好與代理機構的溝通與協調，將本單位的需求跟代理機構表達清楚。對于代理機構制作好的招標文件，內控中，要設置確認流程：先由采購主管初核，再由單位內部的法制部門或者顧問律師復核，最后由采購主管提交給單位領導班子審核。審核的每個過程也都要設置時間限制。評標采購人代表可以由采購主管擔任，也可以由有相關知識的具體人員負責擔任。在合同簽訂環節，也可以按照招標文件的確認流程走一次程序。

事后方面：在采購項目結束后，請本單位驗收人員、專業部門或者第三方機構驗收，對于驗收合格的，及時支付余款；對于驗收不合格的，單位要走相應的政府內部程序和外部法律訴訟程序。做好檔案的歸檔整理，以備以后查詢使用。

可以根據上述要求，制作本單位內控的流程設計圖，例如：

（三）制度的自我更新

根據法約爾一般管理理論中的控制因素及教育理論，做好制度的自我更新可以從采購人員的陪訓制度與繼續教育及內控制度的定期與不定期修訂上努力。

采購人員的培訓制度及崗前培訓。形成定期培訓制度及不定期培訓制度，定期培訓可以以年為單位，每年讓單位采購員和采購主管參加采購協會舉辦的培訓；不定期培訓是指，當有新規出臺時，及時讓采購人員參加相應部門組織的培訓。管理是可以通過教育學會的，政府采購也是，采購人員上崗前，都對其進行一個上崗前培訓。崗前培訓可以由本單位原來采購的人員進行，也可以由外界熟悉采購的人員進行內部培訓。

內控制度的定期與不定期修訂。結合政策的實施實現，一般而言，采購政策是每年會有一次變動，針對該變動，內控制度也每年定期修訂一次。對于不特定的政策變動，每次進行不定期的修訂。

三、結語

無規矩不成方圓，內控制度的完善不僅可以加強單位的內部管理，而且對于基層采購人采購效率的提高也具有重要作用。法約爾的一般管理理論所具有的普遍適用性，對政府采購內控制度的完善及其實際可操作性有著理論指導性。當然，內控制度主要是對內的，面對外部環境你的變化，法約爾一般管理理論所啟示的制度的自我更新，也正是制度本身的生命力所在。

參考文獻：

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[2]佚名.財政部關于加強政府采購活動 內部控制管理的指導意見[J].交通財會，2016（8）：92-94.