淺談Excel在外貿會計核算中的應用

馬妙娟

摘要：Excel是會計工作中普遍應用的數據處理與計算、分析工具，在會計登記與核算中起著十分重要的作用。本文針對外貿會計核算中的Excel運用，分析其優劣及實際應用方法，為進一步健全完善外貿會計核算活動提供有價值的參考。

關鍵詞：Excel；外貿；會計核算

Microsoft Excel軟件，是微軟公司辦公軟件的一種，也是最為常用的試算表格軟件。Excel軟件的功能，通過基礎的統計、匯總、計算、排序、篩選等操作，并借助所包含的函數與公式，可以更加高效快捷地開展數據、列表的管理與分析工作，廣泛應用于財務管理、會計核算、金融數據分析等領域。

一、Excel在外貿會計核算中運用的優勢

外貿會計是相對于國人貿易會計而言的概念，是指經營外貿業務的企業對國際貿易業務進行核算、分析、控制和預測的工作。由于會計環境比較復雜多變，許多會計核算軟件雖然都具有著各自獨有的特色功能，但也正因為如此，不同的會計核算軟件之間共享性非常差，一種會計軟件所核算出的數據導出后，并不能被其他會計軟件所兼容，導致會計核算中許多核算數據和核算過程難以互通使用。特別是在中國用戶中，受到語言限制和版權限制，大部分企業都只愿意使用國產的軟件，或者專門聘請編程人員設計一套本單位的專用核算軟件。這些軟件雖然具有很好的本土化和實用性，但在外貿會計核算中，難以適應國際貿易活動的需要，相關數據、資料等也很難與外國企業相匹配。

相比之下，Excel電子表格以其全球化、簡潔化兩大特點，較好地解決了上述問題，而且在其版本不斷升級、宏功能不斷完善的情況下，Excel的功能與技術越來越成熟，可以更加有效地完成財務管理任務，使外貿會計工作更加地合理與高效。對于財務管理人員來說，Excel早在中學時期已經有所接觸，在使用普及方面具有較高的親民性，企業使用Excel作為會計核算軟件，更有利于財務管理人員更好、更快地熟悉業務，并實現財務報表的延續制作。

二、Excel在外貿會計核算中的具體實踐

一是通過Excel軟件，對外貿會計核算基本項目進行設置。外貿會計中的會計項目，包括資產類、負債類、所有者權益類和成本損益類四個方面。其中，銀行存款、庫存出口商品、應收帳款和外匯均屬于資產；應付帳款、稅金及預收帳款屬于負債；實收資本、盈余公積、資本公積、利潤及其分配屬于實收所有者權益；自營出口、代理出口的銷售收入與成本、經營費用等屬于成本損益。上述五個方面的會計項目，均應設置在Excel的目錄欄目中，并設定好各自的輸入單元及相關的公式，從而方便財務管理人員將實際產生的數據錄入到Excel表格中，并自動生成相應的結果數據，為會計核算工作減少工作量、提高工作效率和質量。

二是通過Excel軟件，對會計項目核算借貸關系帳目。通過Excel構建出基礎的會計賬目表格后，代入必要的函數內容，編輯相應的計算公式，并將各項目按照借-貸的關系進行分類核算。在日常的外貿會計核算業務中，將發票、憑證等證明財務變動狀況的數據錄入到Excel表格的相應單元格中，使帳目得以保存，同時自動匯總和計算后得出試算平衡表、收支變動表、項目余額表等各種企業需的核算帳表，并最終得出會計報表，為企業的經營管理提供充分的依據。

三、Excel在外貿會計核算中存在的問題及對策

一是錄入效率低下。相對于當前“大數據”、云計算風行的信息化浪潮，Excel獲取會計數據的方式，仍然是最為傳統的人工錄入，不僅需要安排專門人員進行填錄，還容易出現各種人工錄入時的錯誤，而且不符合當前自動化、信息化的計算機數據管理發展趨勢。對于企業帳目變化，不能實時地更新數據，仍依賴于相關工作人員的報帳和出帳。這些問題，對于業務量較小的中小型企業不會造成多少困擾，但對于大型企業、特別是從事外貿行業的國際貿易、跨國貿易企業來說，有必要借助人工智能的手段提升會計核算的效率和準確性，使外貿會計核算業務更上一層樓。

二是利用價值不高。由于大部分企業在財務管理人員招聘和培訓時，主要關注其會計核算專業技能，對于計算機操作特別是Excel軟件各項功能的熟練使用情況鮮有考量，導致企業管理層和財務管理人員較少在意Excel功能的深入研究與運用，目前主要局限在登記錄入和報表打印等基礎性操作環節，對于會計核算、自動化計算以及自動查錯、報錯等功能較少使用，更不必言及編輯程序以提高會計核算功能和效率。

對此，應當進一步提高Excel在外貿會計核算中的利用功效，有條件的可以聘請具有會計與計算機雙專業的人員負責會計業務，不斷地發現和自我更新軟件功能，盡可能地挖掘出Excel軟件在外貿會計核算中的潛在價值。要緊密結合本單位的外貿會計核算需求，設計出最佳的會計核算模板，保證企業會計數據盡可能全面地被錄入系統，并高效便捷地提供企業管理者最為關注的數據和結論，從而起到企業經營參謀助手的作用。

四、結束語

作為一款簡潔易懂的數據管理軟件，Excel有著強大的功能和廣泛的用戶，對于外貿會計核算工作具有非常實用的價值。外貿企業的財務管理部門必須要加深對于Excel功能的認識，以及會計核算工作信息化發展趨勢的意識，不斷完善本企業的會計核算業務，從而切實有效地提升企業的市場競爭力，打造國際品牌優勢，推動企業經營活動的最大化發展。

參考文獻：

[1]李楠.淺談Excel在外貿會計核算中的應用[J].無線互聯科技，2015（20）：84-85.

[2]董晴.淺談EXCEL在會計核算中的應用[J].決策與信息旬刊，2011（12）：200-201.

（作者單位：山西國際商務職業學院經濟系）