依托于移動終端的固定資產管理系統研究

劉雪松

摘要：固定資產是企業經營的主要物質技術基礎，電信運營商固定資產多、價值高、實物地點分散、管理難度大，屬資產密集型企業。加強固定資產管理，確保固定資產完整且高效運轉，提高固定資產使用效率，是電信運營商資產管理面臨的重要課題。依托于移動終端的固定資產管理系統代表了一種先進的固定資產管理信息平臺。現有電信企業運用固定資產管理系統進行管理，相對傳統手工方式效率得到大大提高。但只有完善固定資產管理制度建設，優化流程配置，加強管理人員專業知識的培訓，發揮先進的固定資產管理系統的技術優勢，才能使資產管理標準化、規范化，從而充分挖掘固定資產管理的潛力，合理配置生產能力，取得最佳經濟效益。

關鍵詞：資產密集型企業；固定資產；管理系統；移動終端

一、依托于移動終端的固定資產管理相關理論

（一）固定資產的定義

固定資產是指企業為生產產品、提供勞務、出租或經營管理而持有的、使用時間超過1年的，價值達到一定標準的非貨幣性資產，包括房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產經營活動有關的設備、器具、工具等。

（二）依托于移動終端的固定資產管理系統定義

固定資產管理系統，是以企業固定資產為管理對象，以資產臺帳為基礎，通過對固定資產運轉生命周期和經濟生命周期進行動態、可視化管理，為企業搭建起規范化、體系化、協同化資產管理信息化平臺[1]。在移動互聯網技術的發展下，移動終端將是聚合和承載應用的平臺，固定資產管理系統的移動終端化是趨勢。所以，依托于移動終端的固定資產管理系統是指以移動終端為平臺的固定資產管理系統[2]。

（三）使用依托于移動終端的資產管理系統的必要性

1.資產管理系統是企業內控管理的必要工具。資產密集型企業的固定資產具有數量大、種類多、價值大、使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點。資產管理系統賦予每一個實物資產唯一的編碼，記錄每個資產的使用人、責任人、地點信息，設置多級管理人員權限，嚴格按照固定資產管理辦法設定資產新增、調撥、維護、報廢審批流程，為固定資產內控管理提供了系統保障。

2.資產管理系統從源頭保障了財務信息的正確性。通過資產管理系統流程，依據業務部門的采購及建設訂單信息，組成資產價值、數量等信息，從源頭保證了新增固定資產整體成本的完整性。

3.資產管理系統為分析資產結構、投資效益提供數據依據。固定資產條碼信息化管理，實現固定資產的統一管理，可實時地掌握固定資產的購入、使用情況。通過固定資產管理系統中的統計分析功能可方便地了解到固定資產的結構、分布。

（四）使用依托于移動終端的資產管理系統的意義

1.加強實物管理，確保固定資產完整，促進固定資產的妥善保管和合理使用。

2.正確核算固定資產的數量和價值，確保固定資產賬實相符，為單位資產評估、決策提供可靠的依據。

3.集中管理，分析固定資產的分布、結構，充分發揮固定資產效能，對閑置資產和使用效率較低的資產進行處置（如調配、變賣、出租等），提高資金利用效率。

二、現有固定資產管理及系統存在的問題

電信運營商固定資產占據企業資產比例較大，但原有固定資產管理辦法及固定資產信息系統已不適應移動互聯網技術和移動辦公管理的需求。同時固定資產實物管理配套制度不完善，固定資產實物管理從購置、新增、日常維護保養、閑置報廢及對外轉讓處置各個階段的流程要求不明確，管理制度及系統本身存在一定的問題。

（一）缺乏固定資產管理配套實施細則，資產信息質量得不到保障

1.單位資產成本不準確

對于自建的設備資產，現場專業建設人員與后臺賬面轉資操作人員分離，難以保證物料分攤情況與實際相符。如同2套相同的設備，只有其中一臺有單獨的擴展模塊，現有模式是后臺賬面轉資人員把該擴展模塊平均分攤到2套設備，對于專業能力不夠的人員來說，甚至分攤到該任務點的所有設備上。最終導致資產成本不準確，資產顆粒度與實際設備有偏差。

2.資產信息顆粒度不統一

面對復雜多樣的專業設備及物料，很多物料名稱接近，難以與資產目錄準確對應，后臺賬面轉資操作人員根據經驗判斷物料的分類及歸屬，導致形成的資產與實物不一致。如監控設備，可能轉資成1個攝像頭、1臺電腦、1臺存儲設備，也可以轉資成一套監控設備。

3.資產數量信息不符

如房屋數量單位為平方米，但數量均為1，光纜單位為皮長公里，數量為1。原因為現場完工信息傳遞不準確、人員責任心不足等。

4.資產所屬地點不符

現有資產管理系統，資產的地址由后臺人員根據工程完工情況表信息建立。往往會出現地址精度不夠、地址重復、甚至與實際地址不一致的情況。如地址只反映到一個村、一條街，同一地址叫法不同、甚至人為出錯建立不符的地址。

5.缺乏專業分類管理細則

綜合資產、市場經營資產、專業設備缺乏專業的管理細則，管理效率低，管理職責不清晰。

（二）流程設置及人員匹配脫節，存在內控風險

1.資產標簽及粘帖有待規范

電信企業資產數量巨大，種類繁多，如果標簽粘貼難以辨認、難以查找，就會給資產的交接、調撥、盤點、報廢工作帶來困難，工作效率大大降低，甚至帶來內控風險。

（1）標簽與資產不符。由于上文所述的資產顆粒度不一致原因，導致形成的資產標簽與實際不符。

（2）標簽打印粘貼不及時。資產標簽的形成及發放在實物交接之后，影響交接的可靠性及準確性。額外的標簽粘貼，增加人工、交通等成本，并且只能通過后期檢查手段來監督。

（3）標簽粘貼位置不統一。未規定資產標簽粘貼位置，資產標簽粘貼位置五花八門，如有粘貼在設備的后面，有粘貼在設備附近的墻上，有粘貼2個標簽的。

2.資產責任不清晰，資產交接環節存在不足

（1）新增資產交接不規范。為了設備及時投入使用，現場實物交接時資產標簽未形成，資產標簽交接與實物交接分離，交接未包含資產卡片信息，后期發現出現資產信息不符時返工難度大。

（2）資產調撥反饋不及時。現有資產調撥采用現場掃描采集，再反饋電腦終端后提起工單模式，資產調撥不能在當場發起。事后的集中提交、人為因素等原因，導致資產調撥不及時、甚至遺漏的情況。

3.資產規模大，資產盤點難以落到實處

固定資產實物種類繁多、裝置地點分散，遍布各產權單位的不同生產作業區域，部分固定資產實物的標簽模糊不清，重復等問題嚴重，盤點工作的難度大，盤點計劃時間不足，盤點責任人過于集中，固定資產實物的盤點難以落到實處。

（三）現有資產管理系統功能有待進一步優化

1.系統功能不全面

現有的資產管理系統需要通過電腦終端查詢所轄資產信息，資產信息的查詢、信息修改、標簽打印、資產交接無法在現場完成，降低工作效率。

2.系統性能不符合實際需求

現有資產管理系統手機APP，屬于電腦端的衍生程序。盤點工單的下發及提交均需通過電腦端的提交及確認，再從移動終端采集信息，操作環節繁雜、掃描成功率低、掃描時間長，初裝出錯率高，使用也經常出錯，客觀性降低了工作效率。

3.報廢資產回收處置情況未關聯

資產正式報廢后，資產卡片注銷，資產管理系統上信息終止，但后續還包括報廢實物的回收、處置環節，只能通過回收部門的反饋來跟蹤資產回收情況，而由于回收部門的專業限制，處置情況的及時性難以保證，閉環管理跟蹤難度大。

三、依托移動終端固定資產管理系統提升資產管理的解決方案

（一）完善資產管理配套制度，使固定資產管理標準化、制度化

1.完善新增資產配套制度，提高固定資產信息質量

健全新增資產配套制度，即結合本公司固定資產管理及系統的實際情況，制定一套完善的新增固定資產建設具體實施細則[3]。

（1）在資產購置階段，制定固定資產實物采購管理辦法。規范固定資產實物訂單信息的錄入規范，保證固定資產基本信息的正確性。

（2）在資產的建設階段，制定工程項目管理辦法。規范工程設計、物資領用、信息反饋、轉資流程，建立物料與資產對接目錄，保證固定資產顆粒度及成本的準確性。通過移動終端化的固定資產管理系統的查詢、錄入、拍照功能，可以在現場施工過程中采集物理領用、物料分配、完成程度信息，在源頭確保了資產顆粒度、資產成本分攤、完成進度的準確性。

2.制定專業資產管理細則，充分發揮固定資產效能

根據固定資產用途及作用分專業進行管理，制定專業資產管理細則，發揮專業部門管理職責，同時充分發揮固定資產效能。如綜合部負責辦公設備的發放、調配及報廢更新、房屋產權登記等事項，制定《辦公設備更新配置管理辦法》、《產權登記及檔案管理辦法》；市場經營部負責營業渠道類固定資產的發放、調配、報廢更新等事項，制定《外包經營場所固定資產管理辦法》；網絡部負責專業設備的投資計劃、運營維護、報廢更新等事項，制定《設備日常維護細則》。

3.加強人員培訓，簡化日常操作流程

固定資產管理信息系統中資產信息形成、資產交接、資產盤點環節更多的是依賴前端資產管理人員的專業程度及責任心[4]。往往這些環節工作量負荷大，人員素質要求高，日益增多的設備與有限的運營維護人員之間的矛盾越來越突出。一方面要加強各專業資產管理人員的專業知識培訓，另一方面要標準化、簡單化日常操作流程。

（二）優化制度配置，匹配內控要求

1.整合優化資產標簽使用制度，保障資產卡片與實物相符。

（1）優化資產標簽新增流程。完工后立即轉資并形成資產標簽，在第一時間打印標簽進行粘貼，確保資產標簽與實物資產一致，在新增資產交接之前粘貼資產標簽。

（2）規范資產標簽粘帖要求。按照資產的權屬、性質規定資產標簽用紙的材料、大小及顏色。規范資產標簽的粘貼位置要求，為資產的交接、盤點、日常維護管理提供良好基礎。

（3）嚴格執行制定地址標簽編碼規則，提高資產管理效率。

2.落實資產管理責任制度，嚴格執行交接程序

每一件固定資產（包括共用資產）均應指定管理責任人，并登記在固定資產卡片中。固定資產按照“誰使用、誰保管、誰維護”的原則，由直接使用人或管理責任人維護和保管。新增資產交接給責任人，及資產調撥責任人變動時，須將固定資產盤點清楚并辦理交接手續。交接即代表資產責任的變更。

3.根據資產規模制定盤點計劃，讓資產盤點要求落到實處

鑒于固定資產數量多、分布廣的特點，也可以建立循環盤點制度：固定資產專業管理部門每年年初制定固定資產的循環盤點計劃，列明循環盤點的批次、時間和范圍，分批、分部門盤點固定資產，確保在一個會計年度內完成對所有固定資產的循環盤點。盤點結束后，盤點人和監盤人確認資產盤點清冊及盤點結果。匯總盤盈、盤虧、閑置、毀損、待報廢的固定資產，查明差異產生原因，落實責任。根據經公司管理層審批后的固定資產盤盈盤虧報告在資產管理系統錄入盤盈盤虧固定資產的數量和金額，并進行增加和核銷固定資產卡片的處理。

（三）優化固定資產管理系統，發揮移動終端的優勢

1.優化管理系統相關功能

同步移動終端系統與電腦終端的功能，發揮依托于移動終端的資產管理系統的優勢：

（1）通過移動終端優化新增資產的標簽打印。通過依托于移動終端的資產管理系統，工程建設人員可以在完工時即打印資產標簽，并粘貼在實物資產上。

（2）通過移動終端優化資產的交接。通過依托于移動終端的資產管理系統，工程建設部門或資產調出部門可以現場完成新增或存量資產的交接程序，確保資產責任得到落實。

（3）通過移動終端完成資產的查詢及信息維護。通過依托于移動終端的資產管理系統，資產管理、維護、使用人員可以隨時查詢所轄資產信息，修改資產信息，補打資產標簽，為資產保管、日常維護提供了信息保障。

（4）通過移動終端優化資產的調撥。通過依托于移動終端的資產管理系統，資產調出部門可以在第一時間發起資產調出申請，資產調入部門可以在接收時完成調入確認，提高資產調撥及時性及準確性。

（5）通過移動終端完成資產的盤點。通過依托于移動終端的資產管理系統，可以在現場核對、采集、維護資產信息，提高資產盤點的效率。

2.提升系統性能

提高資產掃描速度和成功率，簡化依托移動終端的資產管理系統安裝，集成到OA系統，設定系統的提醒功能，增加意見建議反饋功能，消除技術障礙。只有以用戶為中心的軟件系統才是成功的系統，才能提高工作效率，降低人工成本。

3.增加報廢資產回收、處置關聯功能

使報廢資產的回收、處置跟蹤可視化，設置報廢資產回收處置時限提醒功能，及時跟蹤報廢資產情況，為固定資產閉環管理提供有力的系統支撐。

四、依托移動終端的資產管理系統應用技術探索

（一） RFID技術的應用

設備投入使用前加裝電子標簽，標簽內寫入資產的信息，通過射頻技術，可以在一定范圍內對資產標簽進行掃描。如資產盤點時，移動終端進入一個房間即能掃描到該房間的所有標簽，該功能大大提高了資產盤點的效率。。

（二） GPS技術的應用

設備加入GPS模塊，可以實時定位跟蹤設備的位置，運用后將大大提高資產位置采集效率，并能實時監控。

五、總結

依托于移動終端的固定資產管理系統，能有效降低管理成本，對資產內控環節提供了技術支撐。但只有建立與固定資產管理系統相匹配的管理制度、人員配置，建立真實準確的固定資產財務信息，達到“賬、實、卡”相符，才能保障資產安全，從而充分挖掘固定資產管理的潛力，合理配置生產能力，提高資產使用效率，取得最佳經濟效益。

參考文獻：

[1]李林.某企業固定資產管理系統的設計與實現[J].電子科技大學，2015.10.

[2]曾侃.基于手持終端的固定資產管理系統設計與實現[D].華中科技大學，2011.

[3]沈晨.Y公司固定資產實物管理研究[D].華中師范大學，2016.5.

[4]趙娟.電力企業固定資產管理研究[D].沈陽大學，2017.1.

（作者單位：中國移動通信集團浙江有限公司溫州分公司）