制造企業采購業務環節的內控缺陷及相應對策

周愛標

摘要：隨著社會主義市場經濟的發展，我國很多企業的采購業務都獲得了很大程度上的發展，同時帶動了其他行業的發展，不斷的利用新的技術進行更新，尤其是我國的制造行業，近幾年來蓬勃發展，一定程度上推動了中國經濟的發展。這些制造企業雖然在一定領域上做出了一些成果，但是在采購業務的內部控制上依然存在著一些缺陷。可能這些小問題看似不起眼，倘若一直對這些問題置之不理，很可能會拖垮整個公司。所以制造企業必須提高警惕，有效并加強管理。

關鍵詞：制造企業采購業務；缺陷與對策

制造企業重要的一環就是采購業務。現代化的制造行業不斷革新，意味著采購業務的管理制度也要不斷更新，而現在許多企業對采購業務的管理還存在嚴重問題，現就以下問題提出一系列對策。

一、制造企業采購業務環節的內部控制缺陷

（一）不科學的管理體系

一項任務的開展都需要一套完整可行的方案來支撐，制造企業龐大的采業務更是如此。而現在很多企業對這方面的管理都不夠注重，導致在實際采購時出現很多問題。比如說幾個部門一同采購，這種不集中的采購情況，非常容易造成重復采購和多頭采購，增加采購的實際成本，此外，不一樣的采購部門，采購憑證和流程，很可能導致信息的滯后和失真，嚴重時會出現采購失控，嚴重的積壓庫存。再舉一個簡單的例子來說，某牛奶制造廠的采購人員小王要去市場上采購牛奶，另一采購人員小劉要去采購儲存牛奶的機器，但是管理人員沒有科學分配任務，他讓小王先去采購了大批牛奶，可是小劉采購的機器還沒有到，導致牛奶嚴重積壓，無法有效儲存，導致許多牛奶變壞甚至過期，給企業帶來巨大的經濟損失。管理人員的不科學決策，使整個采購流程被破壞，給企業造成巨大的損失，這個問題不得不引起制造企業的重視。

（二）沒有嚴格的控制預算及價格

通常情況下，采購部門依據生產及其銷售對企業的采購計劃進行計算，但是市場的變數非常大，因此這二者就會頻繁地發生變化，造成采購計劃經常出現變動的現象。某家服裝公司，每季度開始都要采購大批布料為下一季度做準備，今年秋天，采購人員會按照既定的采購計劃去購買相應數量的和合適價格的布料，此時，天氣預報說今年冬天可能會延遲一個多月，然而采購部門的管理者疏忽了這個問題，沒有及時更正采購計劃，導致大量布匹積壓，企業生產停滯，大部分生產車間員工因此失去了工作，企業經濟效益大打折扣。所以，企業需要進行合理并且及時的事前安排，一旦對市場的預測喪失準確性甚至沒有預測，那么庫存短缺與積壓的現象就會不斷的出現，嚴重的會造成企業的資源浪費或是生產停滯。

（三）內部互相監督的意識淡泊

采購的工作是企業所設立的指定部門進行有關的工作，對供貨的信息與供應商的資料進行了解等。依據所編制的有關采購的計劃對市場進行全方位多角度的了解。對采購及其有關的記錄，采購部門一定要認真落實，并交給具體的主管部門給予審核，經費的申請也必須核實清楚后再做決定。因為在采購過程中風險相當大，如果沒有合理的選擇供應商，采購的形式不科學，定位的機制與招投標不合理，不規范的審批與授權，就十分容易造成采購的價格過于的高，產生欺詐或是舞弊的情況。實際當中，一些前期的采購工作，例如市場調研，簽訂合同，選擇供應商，供貨的談判等并沒有落到實處。采購部門沒能很好的進行互相監督，出現差錯的現象也是非常多。

（四）沒有嚴格的管理與控制內部數據

不嚴格的數據管理會發生以下幾種情況：首先，不規范的業務現象會對業務數據不能立刻產生，造成不完整的數據存在于系統當中；其次，多渠道的數據來源，混亂的操作權限，一樣的業務在不一樣的部門賦值會出現不同的情況；再然后，在輸入數據的時候沒有進行規范化的處理，一個部門不同的工作者有著不同的格式進行數據的輸入。隨著不斷發展的計算機信息技術，企業采購工作對于計算機的網絡技術也在不斷的進行著使用，使操作人員的數量大大減少，有關采購工作的全部審批和核算一律都是由計算機進行完成。有關電腦軟件的一些工作人員在工作的時候就會被口令性的約束與制約，這樣的方式，完全不能帶來十分安全的保障，存在于計算機系統內部的資料，若計算機出現意外故障，很可能全部資料被毀；另外，若資料保存不當，被其他人員破解或盜取就會引發很多嚴重的問題。

（五）其它問題

除了上述的問題之外，還存在一些其他的問題，比如職責分工不清楚、采購人員議價能力低等。職責分工不清，有些單位的采購部門既負責貨物的采購，又負責應付賬款的審批，這種現象在家族企業比較普遍存在，很容易導致腐敗和舞弊。采購人員議價能力低，特別是在國際市場上處于被動地位。主要是采購人員能力所致，素質參差不齊，對市場的沒有充分的把握和了解。

二、解決采購業務內部缺陷的對策

（一）對采購業務的流程要不斷創新

首先采購的有關部門要將具體的訂單存放于電腦庫中，對那些固定下來的客戶，在給他們下發訂單的時候，直接用電腦的訂購系統來進行完成，相反不是固定的客戶，就可以通過傳真或是信函的方法對廠商給予通知。廠商將資料給有關部門進行驗收后，訂貨的有關資料就可以在驗收部門那里提取出來，對驗收所交的商品進行核對，如果是互相一致的，就將合格了的商品的資料輸入到電腦的系統中去，之后財務再給予有關廠商發票，訂單，或是收獲信息等具體事項。并把相應的資金給廠商，一旦出現不和標準的情況，立馬把具體的結果傳入電腦中進行保存，以便后續工作的開展。

（二）建立信息共享的平臺

制造企業可以利用全部采購的單子作為憑據，并且通過計算機進行計算，對一切有關采購的事項做一個具體的統計，可以隨時的對供應商的采購時間進行查詢，對某筆業務的庫存數量，采購數量進行核實，還可以了解商品的發票訂單等相關信息。使認為的操作因素大大降低，提供信息的準確度。另外，對供應商的一些具體的情況進行分析的時候，有特定的工作人員依據所簽訂的標準來具體的實施。主要涉及到商品質量的分析，貨物的具體數量。我們可以依據這些總結出一定規律，給供應商編碼出相應的程序，制定合理的管理策略。例如，在給鞋廠采購商品的時候，市場調研人員必須根據真實市場情況給財務部提供合理的采購方案，財務部同時也要對方案進行評估預算，符合要求后，再將資金撥給采購人員，采購回的商品也要進行檢測，核對與商家的要求，再將發票訂單等相關信息完整地輸入到電腦中進行保存。

（三）集中的管理采購的業務

制造企業的不同部門，如果沒有一套標準的采購體系，那么整個采購流程就無法有條不紊的進行下去，所以制造企業必須集中的管理每年采購部門的有關采購計劃，并且整理出一個系統一致的計劃，再由具體的人員同供應商進行磋商，才能保證采購流程的順利地進行。比如企業要進行大規模的采購，就可以集中的管理，這樣可以增加同供應商的磋商籌碼，降低成本；也可以對庫存進行集中，使質量驗收的不統一很好的進行了躲避，還能躲避一些不規范驗收的負面影響。

（四）實時掌握市場動向

制造企業采購業務的內部缺陷不僅出現在企業內部，市場的變化也會影響內部的決策。如果采購人員對于采購貨物沒有充分的了解，在與供應商磋商的同時就處于不利的的地位，很可能引發一系列影響企業收益的結果，比如故意抬高貨物價格，或者濫竽充數等。此時，就需要采購部門加深對市場的了解，要了解采購貨物的市場價；也要了解給貨物的性能特點，以免被不良供應商所騙買到假貨，給企業帶來巨大的經濟損失；采購貨物在選擇供應商時，要注意供應商的信譽問題，以及他們在市場上的銷售量。

（五）其它對策

針對前述提出的其他問題，也要相應采取其他的對策。在職責分工方面，遵循嚴格的職責分工、責任落實到人、不相容職務分離的原則，建立嚴密的內控審批和監管制度。在采購人員的配合方面，需要配備與業務相匹配的采購隊伍，加強采購人員的培養，防止出現采購部門和人員的舞弊事件的發生。

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（作者單位：浙江暢爾智能裝備股份有限公司）