試論電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理

白珊

摘要：我國的檔案管理工作已經取得了很大的進展，但是現階段所實行的檔案管理方法還是針對紙質媒介的檔案管理而言的，與現在的電子檔案和紙質檔案并存的檔案管理工作不符。要想使檔案管理服務水平得到進一步提升，就必須針對現階段電子檔案和紙質檔案并存的管理形式制定全新的管理策略。鑒于以上問題，文中在對電子檔案和紙質檔案以及各自的特點進行分析之后，進一步探討電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理措施。

關鍵詞：電子檔案 紙質檔案 檔案管理

一、電子檔案與紙質檔案并存

從職能方面來看紙質檔案和電子檔案不存在本質上的差別，僅是將信息在不同載體上進行呈現，在對二者的使用特點進行分析之后可以發現，紙質檔案和電子檔案的優勢和弊端是并存的，要想實現檔案管理事業的有序發展就必須在分析二者的優缺點之后制定出合理的應用方案，使其能夠互為作用取長補短。檔案管理的主要工作內容就是將人們生活中不同階段的信息進行收集和記錄，以檔案的形式進行管理，所表現的均是個人的實踐活動。

就儲存時間方面來說，電子檔案可以實現對所有信息的全面儲存保證信息的完成性，但是由于電子檔案必須依賴與網絡，網絡中的病毒很容易對造成數據信息丟失的問題，相對來說安全系數較低。而紙質檔案在儲存時就不必擔心這類安全問題，但是在檔案管理的過程中很容易發生破損，尤其是那些年代已久的檔案信息，一旦發生破損將為檔案管理質量帶來嚴重影響。雖然通過有效的管理，檔案已久細致劃分年份和日期，但是查找的過程過于繁瑣，管理效率要明顯低于電子檔案。鑒于以上問題，檔案管理人員應該將二者進行有機結合，以各自的優勢來彌補不足，實現檔案管理事業的有序發展。

要想做到電子檔案和紙質檔案的有機結合，充分發揮各自的作用就必須根據檔案管理工作的實際需求對管理方式進行創新，編寫出科學有效的管理方案。可以從電子檔案管理的方法和管理制度入手，充分利用法律條例來保證電子檔案的安全性。注重對紙質檔案的管理，確保其不受外界因素的影響產生破損現象，將各個載體檔案的作用發揮到極致，從而提升檔案管理事業的發展進程。就我國當前的發展形勢而言，檔案管理工作還是要以紙質檔案和電子檔案共存的方式進行管理，在保證檔案信息安全的同時，確保管理工作的效率。

最重要的一點是無論選擇哪種載體的檔案管理工作都需要將信息錄入相同的系統中，電子檔案通常是以自動采集的方式進行信息錄入，而紙質檔案在信息整理時多采用人員錄入的方式，在此過程中如果發現相對重要的檔案信息則需要將其轉化為數字化的管理方式，即錄制成電子檔案進行保存，為了保證二者能夠充分發揮自身的職能作用，需要根據實際的檔案管理需求，選擇對應的管理方式。

二、電子檔案與紙質檔案的特點分析

（一）電子檔案的特點

1.檔案信息存儲豐富性。電子檔案的儲存可以支持磁帶、光盤和磁盤等多種形式，其中的光盤可以支持大量檔案信息的儲存，與紙質檔案相比儲存的信息量大且多，在儲存的信息量方面占據極大的優勢，相對于紙質檔案來說即能接受儲存空間又便于管理，使得檔案管理工作更加簡便，有效減少管理者的工作量。

2.檔案信息生動形象性。在網絡技術和計算技術不斷發展的形勢下，電子檔案所記錄的信息形式呈現出多樣化的發展趨勢，以視頻、音頻和數據代碼等形式對事件內容進行更真實的詮釋。打破了紙質檔案過于單一的記錄模式，將歷史活動以圖文并茂的方式進行展現，實現了對歷史活動的全息化記錄。

（二）紙質檔案的特點

1.信息與載體的依附性。載體與信息相互統一構成了紙質檔案真實的屬性，即原始記錄性。這種記錄方式所體現的不僅是信息的真實性，也是信息與儲存媒介的依附性。對于紙質檔案而言，信息與載體之間一旦形成原始記錄就很難分離，二者之間存在十分緊密的關系。

2.檔案信息的原始憑證性。紙質檔案的形成是對歷史情況的客觀描述和記錄，為此，具備較強的憑證性。而作為檔案的載體則是由特定的人員所制作的實體材料。

三、電子檔案和紙質檔案并存時期的檔案管理措施

在科技不斷發展的形勢下，信息技術得到了廣泛應用，在檔案管理工作中也適當引用了信息技術，有效提升了管理效率。通過信息網絡平臺的構建，使檔案信息的管理工作更加便捷，為管理人員省去了大量繁瑣的工作。在電子檔案和紙質檔案并存階段，需要充分發揮二者的優勢，使其進行有機結合，進而提升檔案管理的管理水平，提供更好的管理服務。

（一）同步歸檔工作

紙質檔案進行資料收集時需要注意實時歸檔，并做好標記，為后續的檔案信息管理工作提供方便。采用網絡技術進行信息收集時，需要對信息內容進行審核之后將有價值的信息進行歸檔。總之，無論是哪種載體的檔案收集歸檔工作都是至關重要的一環，關系到檔案管理的真實性和全面性，所有流程均需按照收集和歸檔的規范進行。對于紙質檔案來說，收集到的有用信息可以直接歸檔，而網絡收集的信息則需要進行篩選之后，存入對應的硬盤標記歸檔。

（二）同步整理工作

為了提升檔案管理工作的效率，可以根據紙質檔案和電子檔案內容相同和編號相同的特點，實行同步整體。在錄制電子檔案信息的同時對紙質檔案的內容進行整理，可以有效實現二者的統一。而電子檔案和紙質檔案并存發展階段的主要管理內容就是依據二者的優缺點進行有機結合的過程。為此，在在紙質檔案進行整體的過程中可以同時完成對電子檔案的同期錄入，實現檔案的雙重管理，既可以保證檔案管理的可靠性，又能提高安全性。

（三）同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（四）同步利用

需要查閱檔案時，可以利用需要查詢的信息內容到電子檔案中進行索引，在沒有特殊要求的情況下直接提供電子檔案信息即可。而需求紙質檔案信息時，則可以根據電子檔案管理的類型和時間信息，直接進行查找，這種管理方式及可以保證工作效率，又可以降低紙質檔案使用的幾率，進而降低磨損率，有效提升紙質檔案的全生命周期。紙質檔案和電子檔案共同管理的理念可以有效實現對檔案信息的分階管理實現檔案管理的全息化和電子化。

參考文獻：

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[2]戚鴻雁.試論新形勢下電子檔案與紙質檔案的并存和發展[J].卷宗，2015，（06）.

（作者單位：東北農業大學后勤處）