高校人事檔案管理的價值、問題與改進

宋曉麗

摘要：所謂的人事檔案就是在人事管理的活動中不斷產生的，其中包括了每個人的自傳、個人經歷、家庭背景、獎勵處罰等一系列人事情況的總和，每個人的檔案可以最直接的反應當事人的各項活動的，也是工作單位、企業公司和組織考察人和用人單位考核的重要指標。人事檔案管理是組織工作中很重要的環節，屬于人事管理的管轄范圍，尤其是針對現在個人能力越來越受到用人單位以及社會的廣泛關注。但是現階段的人事檔案管理存在一些管理上的瑕疵，比方說對于管理部門來說，在提供人事信息方面往往受到各方面的阻礙，存在一定的局限性，這就影響了人事信息的收集和使用。本文講訴的是對于高校人事檔案的管理的一些價值和存在的問題以及提出簡單的改進措施。

關鍵詞：高校人事檔案管理;價值;問題與改進

高校是我們人生走向社會的最后一步，所以對于高校的人事檔案管理尤其重要，這不僅關系到高校本身對于自己學校人才的信息儲備，還包含了我們自身檔案以后的遷移和調動。高校由于人口眾多，信息復雜，而基礎的管理工作也單一簡單，導致了檔案管理工作有時候會存在不少的漏洞。對于關系著今后自己的前途的方向，高校的人事檔案管理工作必須要更加標準化、統一化、專業化。

一、高校檔案管理的重要價值

（一）人事信息保存和提供

對于高校人事檔案管理來說最基本的價值就是個人的人事信息的保存，可以給日后提供和索取信息帶來極大的便利。第一人事檔案是高校的學生的基本資料的全部信息，非常詳細具體的記載了人員各方面的信息，出生年月日、家庭信息背景、在校讀書情況、獎勵懲罰、身體體檢報告等，這些信息為專業技術職稱的考試和錄取提供很大的幫助，不論是人事部、教導處、國企私企都需要這些具體的信息來獲取高校的人才狀況，對于信息的提供可以掌握高校的人力資源儲備以及學生的整體綜合素質。所以，高校人事檔案為學生提供了人力資源開發的依據。

（二）教職員工的信息生成

對于高校教職員工來說，人事檔案管理工作對其也是意義重大。比方說：對于教職工來說，工資福利、各項福利待遇是教職工都比較關心的問題。每年的工資級別、晉升工資、福利獎金的更改，包括科研專利成果的計算，都是搞笑必須要統計的成果。這些大大小小的信息收集和計算工作非常的繁瑣和復雜，同樣又與在職的教職工的切身利益掛鉤。所以，人事檔案的收集和統計管理工作實際上是教職工在長年累月的積攢下來的信息儲備過程。沒有檔案的收集工作，我們不可能隨時隨地的了解和查閱他們的信息資料，這是關系著教職工的最根本的利益，所以人事檔案至關重要。

（三）人員關系變動的憑證

高校人員流動性非常大。比如說：高校畢業之后，學生要去公司企業上班，這些人事關系就會轉到另外一個地方，這個人的信息都會隨之而過去。這些信息的落實和確定都要通過人事檔案信息來具體反映。如果沒有人事檔案，很多用人單位壓根就不會提供工作報酬。所以，高校人事檔案也是對于未來學生走向社會的一個重要的憑證。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）管理工作單調，工作量大

對于高校的人事檔案管理工作者來說，這是一項非常單調乏味的工作，平常的時候只是對于檔案的及時整理歸檔，以及查取信息和人事變動的登記入冊等工作。對于這些檔案來說，有在職的教職工和學生，還有附屬學校的人員，還有離職退休和新進、待畢業的人員，人員流動性非常大，對于每個人的工資、職務調動、借調、五險一金等這些工作都需要進行第一時間的跟進和記錄在冊，所以高校檔案的管理工作量非常大。

（二）檔案管理基礎建設落后

很多高校的檔案室都是后來修改的，面積小，檔案存放問題大，設備落后。對于高校的檔案管理工作人員來說，大部分都是臨時聘請的，而且工資福利發放不到位，導致他們的工作積極性不高，對于檔案信息的查閱和借去存在拖延的現狀。高校的管理工作是非常嚴謹的一項工作，要做到信息提取方便。應該做到專人專項負責，而且要長期穩定工作，對每一年的基本情況都了如指掌。基礎設施落后導致了人事檔案管理不科學，影響了高校的人事資料提取和使用。

三、人事管理工作改進措施

管理走向規范化、信息化。人事檔案管理工作的更加標準化就是對管理工作實行統一管理的控制，已達到最優的管理模式，建立一個人事管理的平臺，應該包括專業的術語、標記、日常收集歸檔等。其實就是按照固定的套路管理的整理檔案，能保證第一時間服務與他人，保證管理工作的高效、便捷。更加的專業化。2000年以來，高校的人事管理工作在專業技術方面得到了很大的提高。很多高校的檔案管理者都是具有多年的檔案管理收集經驗的從事者，在管理方面與時俱進。現階段的管理工作更多的是網絡信息化發展，這里的關鍵就是信息量完整、存儲量大，可以更加快捷的服務于人們。

四、結語

高校人事管理工作復雜而且艱巨，關系到每個人的切身利益。所以對于高效管理來說，要利用現代化的電子科技、多媒體手段輔助我們管理高校的人事管理工作，發揮人事檔案工作所負擔的人才工作參謀和助手的作用。