基于知識管理下企業(yè)檔案管理模式的思考

王耀寧

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘要 知識經(jīng)濟時代背景下，知識管理在企業(yè)檔案管理模式建設(shè)中的重要性愈加明顯，對完善該管理模式具有良好的促進作用。因此，本文首先分析了知識管理和企業(yè)檔案管理的關(guān)系，隨后針對知識管理下完善企業(yè)檔案管理模式的對策進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 知識管理 檔案管理 管理模式

檔案管理是企業(yè)管理中的一項重要工作，其中包含著與企業(yè)資源、人員等重要信息。而在快速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展推動著企業(yè)不斷創(chuàng)新檔案管理模式，以實現(xiàn)知識管理與企業(yè)檔案管理的同步發(fā)展。但由于在實際的管理中，許多企業(yè)沒有正確認識兩者之間的關(guān)系，使得其融合的有效性較低。對此，如何實現(xiàn)兩者的高效結(jié)合是各企業(yè)當下一項重要的工作任務(wù)。

一、知識管理與企業(yè)檔案管理的關(guān)系

（一）管理目的相同

檔案管理是企業(yè)一項重要的管理工作，它能夠在企業(yè)運營發(fā)展過程中收集、整理、保存所有的文件檔案信息，以便及時向企業(yè)提供更加高效的信息資源，促進企業(yè)完善發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，制定正確的決策。同時，檔案管理工作的實行也可方便企業(yè)管理者及時進行查閱，進而彌補運營管理中的不足，以促進企業(yè)的長遠發(fā)展，這與知識管理的目的不謀而合，都是為企業(yè)而服務(wù)的。

（二）管理對象重疊

企業(yè)檔案管理一般是針對企業(yè)的各種文件信息資源進行管理，如員工的個人信息檔案等，其服務(wù)對象是檔案的使用者。而知識管理相較于前者來說，其服務(wù)范圍更加廣泛，通常包括企業(yè)的知識、資源、信息等一切形式的知識內(nèi)容，但在管理對象上具有一定的重疊性。

（三）管理方式和流程相似

目前，各企業(yè)的管理工作在應(yīng)用計算機的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了信息化的管理方式，在檔案管理上則實施以信息化管理為主、紙質(zhì)管理為輔的方式。其次，其在對企業(yè)信息進行收集、整理、分析等操作的同時，還融入了監(jiān)控、評價等環(huán)節(jié)，并逐漸形成一體化的管理流程，與知識管理的方式和流程相似。

二、知識管理下完善企業(yè)檔案管理模式的對策

通過對知識管理與企業(yè)檔案管理關(guān)系的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者之間的結(jié)合能夠不斷提升企業(yè)整體管理的水平。對此，還需做好以下相關(guān)工作：

（一）深化檔案管理認知

傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足當下現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，因此，要想增強企業(yè)的市場競爭實力、優(yōu)化其檔案管理水平，還應(yīng)在現(xiàn)有檔案管理模式的基礎(chǔ)上深化知識管理下現(xiàn)代化檔案管理模式的認知，以便針對其中存在的問題進行改革與創(chuàng)新。首先，需要企業(yè)的管理者強化知識管理與檔案管理的認識，發(fā)揮好帶頭作用，進而提升企業(yè)所有員工對檔案管理的重視。其次，還應(yīng)對企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，以發(fā)現(xiàn)其中的不足并結(jié)合知識管理制定相關(guān)的管理方案和計劃。

（二）優(yōu)化檔案管理制度和手段

為推動企業(yè)檔案管理模式的順利改革與運行，企業(yè)還需在知識管理的指導(dǎo)下不斷優(yōu)化檔案管理的制度和手段，從而提高管理效率和質(zhì)量。首先，應(yīng)結(jié)合知識管理對現(xiàn)有檔案管理制度和手段進行改革與創(chuàng)新。如完善相關(guān)檔案管理的分類管理制度、管理人員的操作制度和信息化操作流程以及文件的處理制度等，從而規(guī)范檔案管理流程。其次，還應(yīng)健全檔案查詢和使用制度，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以免出現(xiàn)檔案信息丟失等狀況。此外，企業(yè)還應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓力度，促使其在明確職責的同時，還能強化知識管理與檔案管理的聯(lián)系，以提高檔案管理的水平。

（三）明確必要責任主體

知識管理背景下，企業(yè)的檔案管理模式實現(xiàn)了信息化的操作方式，但由于檔案管理人員的知識和技能水平存在差異，使得常會出現(xiàn)一定的人為失誤影響著檔案的完整性和應(yīng)用，并且在責任主體的確定上也常會產(chǎn)生分歧。對此，企業(yè)還需在建設(shè)檔案管理模式時還需明確必要責任主體，提升檔案管理部門綜合能力的同時，還應(yīng)加強其與各部門之間的聯(lián)系，并發(fā)揮各部門的輔助和協(xié)調(diào)功能，高效整合企業(yè)所有的信息資源，推動檔案管理工作的進一步開展。其次，還應(yīng)對檔案管理人員進行監(jiān)督，以在出現(xiàn)失誤時快速找出責任主體。

（四）實現(xiàn)管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展

在開展檔案管理工作時，企業(yè)還應(yīng)利用知識管理不斷優(yōu)化檔案管理模式，使其在重視文件資料的收集、保存與管理的基礎(chǔ)上，還能重視信息資源的應(yīng)用。因此，應(yīng)強化知識管理中新興技術(shù)的應(yīng)用，如通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，并完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，進而對企業(yè)的海量數(shù)據(jù)信息進行高效管理，幫助其做出更加科學的決策，以提升檔案管理的價值效用，使其適應(yīng)當下多變的市場環(huán)境。同時還能實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展，推動其順利開展相關(guān)的經(jīng)濟活動。

三、結(jié)語

綜上所述，知識管理與企業(yè)檔案管理模式的相互融合對企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。因此，在開展檔案管理工作時，企業(yè)還需利用知識管理來彌補傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，深化對檔案管理模式的認知、明確必要責任主體、優(yōu)化檔案管理制度和手段、實現(xiàn)管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展，從而全面提升企業(yè)知識管理和檔案管理的水平與質(zhì)量，強化資源整合的同時，提升企業(yè)的市場競爭力。

參考文獻：

[1]繆榮喜.知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（11）：25-26.