大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考

摘 要：現代社會，隨著信息革命浪潮的來臨與大數據的發展，社會儼然已經走入了“大數據”時代。而在大數據時代下，很多工作都發生了翻天地覆的變化。在學校管理工作中，干部人事檔案管理是一項重要的內容，因為干部人事檔案是學校正確考察了解和選拔干部的重要依據，只有做好干部人事檔案管理工作，才能夠確保學校選拔用人正確，從而促進學校的進步與發展。同樣的，大數據時代也給學校干部人事檔案管理帶來了很多新的手段和措施，通過信息化管理方式，可以大大提高干部人事檔案管理效率，減少以往人工管理的錯誤和疏漏。本文主要結合實際，對大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化進行了思考和探討，希望對相關工作有所啟示。

關鍵詞：大數據時代；學校干部人事檔案管理；信息化

學校干部人事檔案是學校組織部門和人事部門等依據黨的干部政策進行干部培養、選拔及任用過程中所形成的真實文件材料，它記載著各個干部的基本信息、個人經歷、工作實績、業務能力、政治思想以及品德作風等，是學校正確考察了解和選拔干部的重要依據，因此做好學校干部人事檔案管理工作十分重要。如何有效提高干部人事檔案管理效率是非常值得思考的問題，而這一問題，隨著如今大數據時代的到來，得到了很好的解決。大數據時代的特點之一就是數據的海量化和數據管理的信息化，因此在大數據時代下，通過信息技術手段管理學校干部人事檔案乃是必然趨勢。以下筆者就聯系實際來談談對大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考。

一、大數據時代的特點

大數據是指“規模巨大與類型復雜的數據的集合”。體量、多樣、價值以及速度是大數據的四個主要特征。體量是指數據規模龐大、增長迅速；多樣是指數據類型繁多、構成復雜；價值是指數據價值巨大；速度是指數據時效性強、處理迅速。傳統數據管理工具是無法具備對大數據的捕獲、存儲及處理能力的，所以在大數據時代下，計算機與信息技術成為了大數據的主要依托。大數據時代引發了一場數據變革，它將以往人們在處理數據時“對隨機樣本進行間接分析”轉變為了“對全量數據進行總體分析”，利用全量數據信息展現出了事物完整和真實的面貌。在如今的大數據時代下，社會各行業、各領域的工作都已然發生了翻天地覆的變化。

二、學校干部人事檔案管理的特點

學校干部人事檔案管理是學校管理工作中的一項重要內容，它主要具有四個特點：真、全、活、密。所謂“真”，是指在干部人事檔案管理中必須要確保全部干部人事檔案資料的真實性，保證檔案所反映出的是真實客觀的信息，也就是在記錄檔案時要實事求是、存真求實，而不能捏造事實、弄虛作假。所謂“全”，是指在干部人事檔案管理中必須要確保干部人事檔案資料的完整性和全面性，要將學校各個干部的所有相關資料，包括基本信息、個人經歷、工作實績、業務能力、政治思想以及品德作風等，都詳細記錄在案，并按照個人號碼進行有序排列，而不能對資料有所缺漏和遺失，以及如有新的資料也要及時跟進，補充完整。所謂“活”，是指干部人事檔案管理工作必須要靈活，注重動態化管理，因為當干部人事檔案建檔之后，檔案內容并非一成不變的，而是隨著人事變遷而不斷發生著變化的，所以必須要對干部人事檔案進行不斷更新和補充。所謂“密”，是指在干部人事檔案管理中必須要確保檔案的機密性，因為法律有關規定說明了“干部人事檔案是黨的機密”，所以任何人都不能將檔案內容隨意外泄，如需查閱也要嚴格走相關程序。

三、大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化

（一）檔案管理信息化的優勢

1.管理高質高效

傳統的學校干部人事檔案管理工作，均是由人工來做各項工作，包括檔案的收集、整理、錄入、裝訂、保管以及查閱等。但是，隨著近年來學校的不斷發展，干部人事檔案內容也越來越多，僅依靠傳統人工管理方式已經無法滿足如今的檔案管理工作需求。并且，人工管理本身就容易出現錯誤和疏漏，管理效率也較低。而在大數據時代下，利用信息技術來管理學校干部人事檔案，也就是將所有檔案資料都以數據信息的方式錄入到計算機數據庫當中進行信息化管理，則不但能夠大大減少人工勞動力，提高檔案管理效率，更能夠有效避免錯誤和疏漏，更好地保證檔案的真實性與全面性。

2.信息存儲量大

前文說過，如今隨著學校的發展，干部人事檔案內容也不斷增多，而面對如此之多的檔案信息，運用信息化手段來進行管理無疑是最好的手段。無論是干部人事檔案中的文字信息還是影像信息，都可以存儲到專門的檔案數據庫當中，并且所有操作均只需要一臺計算機和一個專用數據庫軟件即可完成，這大大節省了資源，也減少了棄檔、無檔、死檔等問題的發生。

3.操作靈活便捷

計算機數據庫軟件給檔案管理工作提供了非常全面的功能，無論是想對學校干部人事檔案進行增減、修改、加工、尋找、查閱還是復制，均可以利用數據庫軟件自帶的各項功能靈活便捷地完成，從而大大節省了時間，提高了效率。

4.拓寬服務領域

學校干部人事檔案是學校正確考察了解和選拔干部的重要依據，但隨著時代的發展，檔案的服務領域也應當要有所拓寬，而檔案管理信息化正是拓寬檔案服務領域的有效手段。例如，現在的教師們由于工作繁忙，所以平日里很少注重積累相關材料，到了需要進行干部選拔、職稱評審以及學術評審等時，才發現需要很多材料，而這時候再開始整理往往就來不及了。但通過檔案管理信息化，則可以及時、快速地收集所需要的材料，并將之歸檔和共享，方便查詢?？梢姡瑱n案管理信息化大大拓寬了檔案的服務領域，使檔案管理由原本的單一、被動的服務層次轉向了開放、主動的服務層次。

（二）檔案管理信息化的策略

1.建設信息化檔案室

為了更好地實現學校干部人事檔案管理的信息化管理，學校應當要盡快投入足夠的資金來建設信息化檔案室，并在檔案室內配備齊全的軟硬件設施，從而改善檔案管理環境，提高檔案管理效率。

2.提高管理人員水平

雖然學校干部人事檔案管理從傳統人工管理轉變為信息化管理后，人工勞動力得以大大減輕，但這并不意味著檔案管理人員失去了作用。相反，檔案管理人員仍然在實際檔案管理工作中發揮著重要的作用。無論是計算機的操作還是檔案信息數據的錄入，均需要由人工來完成，并且還要求管理人員具備熟練的計算機操作能力。但觀學校的檔案管理人員現狀來看，很多年紀都較大，對計算機不夠熟悉，所以難以通過計算機完成一系列工作。對此，學校需要加強對檔案管理人員的培訓，提升其計算機操作能力和專業知識水平，以使其滿足檔案管理信息化要求。

3.保障檔案信息安全

前文說過，干部人事檔案是黨的機密，法律要求必須要確保干部人事檔案的機密性，即使是轉變了檔案管理手段，這一點也同樣不變。但是，在學校干部人事檔案管理實現信息化之后，雖然大大提高了檔案管理效率，卻也出現了一些新的問題?，F如今，隨著大數據和網絡技術、計算機技術等的高速發展，網絡上的不安全因素也日漸增多，像是病毒、黑客等均屢見不鮮，它們的存在大大威脅到了檔案信息的安全。所以，在進行檔案管理信息化建設的過程中，必須要重視這一問題并提前預防，以切實保障檔案信息安全。具體來說，主要有三項預防措施：一是在計算機中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，加大網絡安全管理，及時排查病毒；二是定期保養機器及定期對檔案信息進行備份，以防患于未然；三是加強人員管理和教育，與檔案管理人員簽訂相關責任書，確保其嚴格保密檔案信息。

四、結語

綜上所述，在大數據時代下，社會各行業、各領域的工作都發生了翻天地覆的變化，也包括檔案管理工作。學校干部人事檔案是學校中的重要檔案，是學校正確考察了解和選拔干部的重要依據，因此對干部人事檔案的管理也是學校重要工作。利用大數據時代帶來的技術便利，實現干部人事檔案管理信息化，可以大大提高檔案管理效率，減少檔案管理錯誤和疏漏，并拓寬檔案的服務領域。同時，學校若想更好地實現檔案管理信息化，則需要建設信息化檔案室、提高管理人員水平以及保障檔案信息安全。

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作者簡介：孫英霞（1973—），女，漢族，山東榮成人，館員，主要研究方向：人事檔案。