大數據時代背景下的檔案管理分析

周麗絲

摘要：隨著經濟的快速發展，社會在不斷的進步，進入現代社會，信息就是財富，做好信息管理工作已經成為企業發展中不容忽視的一項重點工作。本文對大數據時代背景下的檔案管理工作進行了分析，文章從闡述大數據時代給檔案管理工作帶來的優勢入手，進一步介紹了大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰，并且研究了大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題，最后提出了大數據時代背景下提升檔案管理效率的策略。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;分析

大數據是數據管理的一種全新方式，是物聯網技術與云計算不斷發展的必然結果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數據就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數據時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

一、大數據對檔案管理產生的影響

（一）提升了檔案保存質量

在大數據時代之前，傳統的檔案管理是以紙質形式進行保管，這種保管方式相對于大數據時代的硬盤、云盤等保管形式來說風險比較大。傳統的紙質檔案在受到火災、水災等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產檔案，由于檔案中記載的不動產所有人的所有權限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質老化現象，影響到檔案的查閱。而大數據時代則改為了基于大數據平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統的檔案管理是依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內未能進行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數據時代下，檔案是記載于數據平臺上的，通過信息技術的應用可以高效地處理相關的信息數據，且這樣整理出來的數據出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

隨著社會經濟的不斷發展，房地產業在最近幾年的熱度一直未減，而關于不動產檔案管理數據量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關信息資料進行長時間的保管，因此對于紙張質量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過大數據可以對檔案以數據的形式進行保存和處理，在節省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

二、大數據時代背景下提升檔案管理效率的策略

（一）轉變傳統檔案管理理念

一直以來，檔案館在進行管理的過程中都傾向于采用“供給導向”的理念和工作模式，往往會以本身的業務需要為基礎，結合當前已經存儲的檔案信息，對其進行處理，使其為相關工作人員服務。而在這樣的理念下，很容易發生“已有服務不需要，需要的服務卻未成形”的現象。反之，觀察現在的大數據環境，不同的行業領域在打造檔案館的同時，都力求達到個性、多樣、精致的標準，實現高度精準的服務需求服務，而檔案館需要抓住良好的發展機遇，利用先進的技術，打造貼合市場的模式，促進未來長遠發展。所以，工作人員要改變傳統的“供給導向”管理觀念，切實了解并抓住用戶的實際需求，以此為出發點，開發并利用適當的檔案信息，打造貼心服務。此外，在檔案館體系內加強對大數據、大資源這類概念的重視，將數據保管的方法從管庫存儲改變為數據倉庫的形式，將數據的快速查閱、精確分析作為基礎功能進行建設。

（二）加強檔案管理人員培養力度

無論是傳統的檔案管理或是數據檔案管理，都必須要依靠人來進行操作。數據檔案管理對檔案管理人員的個人能力提出了更高的要求，因此必須要加強對檔案管理人員的培養力度。針對原有的檔案管理老員工，首先要從思想上對他們進行觀念的革新，其次還需要聘請專家通過開展培訓會、講座等方式對檔案管理人員的技能水平進行提升。另外，在培養原有檔案管理人員時，要注重為檔案管理內部注入新鮮血液，吸引更多年輕人加入檔案管理行業，充實檔案管理領域人才。

（三）主動與大數據機構或者公司進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數據技術，可從大數據機構或者公司中將大數據技術引入，這里主要考慮到，由于大數據技術所包含的內容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數據技術時，對于其中的開發環境等應當適應。在技術已經較為成熟的大數據公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通基礎上，了解出自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術，為檔案管理工作使用大數據開發出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數據的效能可得到有效提升。此外，檔案管理工作中使用大數據技術時，還應當增強對大數據的監管工作，特別是對于其中可能出現的風險信息，應當制定出一定的準入制度，保證技術使用有較為明晰的制度要求，從而更為高質量的使用大數據技術。

（四）對所有檔案資源進行統一備份

在大數據的支持下，可實現對所有資源的高質量處理，因此，可實現對檔案資源的統一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內實現對檔案的統一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規劃與全面的驗證，根據不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發與利用。

三、結語

在大數據時代背景下，檔案管理工作同時面臨著挑戰和機遇，檔案管理工作要想乘著“大數據”這陣東風發展起來，就必須要充分利用現有的大數據和信息化技術，對傳統檔案管理工作進行不斷地調整、革新，樹立一個新的發展方向，充分發揮檔案管理工作的作用，為國家的發展作出貢獻。

參考文獻：

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