信息數(shù)字化環(huán)境下如何加強工程項目檔案管理

張蕾

[摘 要]工程項目檔案是建筑領域不可缺少的重要內(nèi)容和組成部分，記錄和存儲了建筑施工的全過程，通過管理工程項目檔案可以較好地總結和反思行業(yè)的發(fā)展和進步。在當前信息化、數(shù)字化的背景下，信息化對工程項目檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，企業(yè)有必要充分認識到工程項目檔案管理的特點，把握工程項目檔案管理信息化建設的必要性，全面分析信息數(shù)字化環(huán)境下工程項目檔案管理存在問題和不足，并結合企業(yè)實際積極探索切實有效的信息化、數(shù)字化方法，從而較好地提升工程項目檔案管理的效果。

[關鍵詞]信息化；數(shù)字化；工程項目；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.079

[中圖分類號]TP311.5 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

在物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術普及應用的背景下，工程項目檔案管理作為工程建設中的重要組成部分，也開始向信息化、數(shù)字化的方向轉變。為了更好地促進工程項目檔案管理工作有序進行，企業(yè)有必要創(chuàng)新工程項目檔案管理的模式和手段，使之成為工程科學決策的重要依據(jù)，更好地推動工程項目的建設和發(fā)展。

1 信息化環(huán)境對工程項目檔案管理的影響

工程項目檔案是建設領域中不可或缺的重要組成部分和內(nèi)容。由于工程項目涉及較多的參與單位，建設周期較長、投資額度較大，為此，要將工程項目檔案管理工作貫穿于工程建設的各個環(huán)節(jié)，使之成為工程項目開發(fā)建設的重要依據(jù)和參考。

當前，在信息化、數(shù)字化普及的環(huán)境下，檔案信息資料傳遞具有快速、高效的傳播特征，且檔案信息資料的存儲方式也發(fā)生了較大的改變，出現(xiàn)了電子郵件傳輸、圖片、音頻、視頻和軟件等，對工程項目檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。一是對工程項目檔案管理內(nèi)容的影響。在信息化、數(shù)字化的背景之下，工程檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了較大的改變，它不僅局限于傳統(tǒng)的紙質工程項目檔案資料，還包括不同類型的信息化文檔資料，如工程建設施工中的圖像、照片、工程設計圖紙和圖像處理文件等。這些信息化、電子化的檔案信息極大地豐富了工程檔案管理內(nèi)容，必須要對其加以系統(tǒng)、規(guī)范的整理、存儲和利用。二是對工程項目檔案管理方法的影響。由于原有的與施工項目同步采集的方式會造成人力、物力資源的極大浪費，而在施工竣工之后的統(tǒng)一檔案資料采集又明顯存在檔案資料不夠完整的問題。因此，在信息化、數(shù)字化的背景下，工程項目檔案管理也需要采用遠程自動控制技術和方法，較好地實現(xiàn)對工程項目檔案的自動化、信息化采集和整理，確保工程項目檔案資料的及時性、完整性和統(tǒng)一性。三是對工程項目檔案管理重心的影響。信息技術極大地轉變了工程項目檔案管理的重心，通過計算機的數(shù)據(jù)精準計算方式，可以全面獲取工程的施工狀態(tài)、企業(yè)盈利情況等，也使工程施工參與人員能夠更好地挖掘自己所需的檔案信息資源，為自身的進步和個人成長提供助力。由此可見，信息化、數(shù)字化背景下的工程項目檔案管理重心已經(jīng)由檔案整理存儲轉向管理服務。

2 工程項目檔案管理中存在的問題

工程項目檔案信息化建設和管理可以較好地確保工程項目檔案的完整和統(tǒng)一，為工程項目決策提供良好的數(shù)據(jù)支撐，減少工程決策的失誤現(xiàn)象。然而，在工程項目檔案管理逐步走向開放的信息化建設進程中，還暴露出一些管理問題。

2.1 工程項目檔案信息化建設的意識不強

當前，我國大多數(shù)工程項目檔案管理人員的信息化建設意識還不強，制約了工程項目檔案的信息化建設。具體來說，很多檔案管理人員并不十分了解工程項目檔案信息化建設，對于信息技術在工程項目檔案管理中的應用也不夠熟練，對于工程項目檔案信息化建設的具體流程、建構方法并不清晰。

2.2 工程項目檔案管理的技術和手段有待改善

當前，大多數(shù)工程項目檔案管理的信息化技術和手段有待改善。一些檔案管理工作人員還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，僅僅將檔案管理工作視為資料保管工作，也沒有采用先進的工程項目檔案信息化建設技術，導致工程項目檔案管理的效率低下。

2.3 工程項目檔案信息數(shù)據(jù)庫建設還停留在初級階段

隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)的普及，一些大型工程單位也配置了計算機裝置和網(wǎng)絡系統(tǒng)，并將其應用于企業(yè)的檔案管理工作之中。然而，受到諸多因素的限制和影響，許多工程企業(yè)的檔案信息化建設還停留在制表、文檔處理和查閱等初期階段，并沒有建設工程項目檔案信息數(shù)據(jù)庫的意識，導致工程項目檔案的信息不夠完整和準確，不利于推動工程項目檔案信息化建設進步。

2.4 工程項目檔案管理的規(guī)范性欠缺

目前，在工程項目檔案信息化建設和管理的過程中，由于缺乏完整的工程項目檔案信息化建設規(guī)章制度體系，導致許多工程項目檔案管理工作存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。例如，工程項目電子檔案的存儲和利用環(huán)節(jié)就存在不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，導致工程項目檔案容易出現(xiàn)丟失和毀損。

2.5 工程項目檔案信息化人才匱乏

在信息化、數(shù)字化的背景下，工程項目檔案信息化人才還十分匱乏。由于大多數(shù)企業(yè)的工程項目檔案管理人員存在知識結構不合理、文化素養(yǎng)不高等問題，導致企業(yè)缺乏既懂檔案管理知識、又熟悉先進信息檔案管理技術的高素質人才，加之企業(yè)沒有對工程項目檔案管理人員進行技術培訓，造成工程項目檔案信息化管理相對滯后。

3 信息數(shù)字化環(huán)境下工程項目檔案管理的措施探索

3.1 健全信息數(shù)字化環(huán)境下的工程項目檔案管理制度

為適應信息化、數(shù)字化的發(fā)展環(huán)境，工程項目檔案管理工作首先要從自身的制度體系著手，確保工程項目竣工文件移交時能夠統(tǒng)一，通過工程項目勘察設計、招標、施工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)的合同簽訂，較好確定工程項目檔案的數(shù)量、質量、移交時間，通過各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度固化工程項目檔案管理的行為模式。企業(yè)需要制定工程項目的各項管理制度，包括《工程項目檔案月度檢查制度》《工程項目檔案安全保密制度》《工程項目檔案信息安全管理標準》《信息系統(tǒng)運行管理標準》等，確保工程項目檔案信息化建設順利進行。同時，企業(yè)還要提高工程項目檔案制度的執(zhí)行力和各參與單位的檔案參與積極性，并嚴格要求工程項目檔案的技術標準、歸檔時間、案卷分類及整編等，并加強相關制度執(zhí)行的考核檢查力度。此外，企業(yè)要在單位月、周例會上通報工程項目檔案管理的執(zhí)行狀況，及時解決和協(xié)調工程項目檔案執(zhí)行中存在的問題，確保工程項目檔案管理制度落實到位。

3.2 實現(xiàn)工程項目檔案信息的數(shù)字化

（1）做好工程項目檔案信息數(shù)字化的硬件平臺建設。為了更好地提升管理效率，企業(yè)有必要建立局域網(wǎng)或無線網(wǎng)，鏈接業(yè)主、監(jiān)理單位、施工單位、勘察設計單位各方，形成立體化的、相互聯(lián)系的工程項目檔案信息化網(wǎng)絡平臺。同時，企業(yè)還要配置工程項目檔案信息數(shù)字化建設必備的計算機、打印機、掃描儀等硬件設備，建設工程項目檔案信息化網(wǎng)絡平臺，更好地為工程項目檔案的信息化開發(fā)和利用提供硬件基礎平臺。

（2）做好工程項目檔案信息數(shù)字化的軟件平臺建設。企業(yè)有必要開發(fā)應用“客戶端/服務器（C/S）”模式下的工程項目檔案管理軟件，建立廣域網(wǎng)信息平臺，安裝“瀏覽器/服務器（B/S）”模式的協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)、外網(wǎng)的物理隔離。

（3）做好工程項目檔案管理的數(shù)字化工作。企業(yè)要加強對工程項目檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設，利用先進的數(shù)據(jù)庫技術和手段，實現(xiàn)對非數(shù)字化目標的搜集、整理、加工和錄入，使之與數(shù)據(jù)庫架構標準相統(tǒng)一，形成結構化、共享的數(shù)字化資源。同時，企業(yè)需要做好檔案的分類，將不同的工程項目檔案固化于不同的管理軟件之中，由各參與單位相互協(xié)作、分工合作，依照規(guī)定的流程和步驟進行工程項目檔案的數(shù)字化建設，使之具有較好的靈活性，能夠更好地提升工程項目檔案的服務質量。

3.3 全面架構工程項目檔案管理網(wǎng)絡

信息化背景下，工程項目檔案管理必須全面考慮勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位的具體情況，實現(xiàn)全方位、多層面的檔案管理。企業(yè)有必要建設系統(tǒng)化、規(guī)范化的工程項目檔案管理網(wǎng)絡，包括工程項目檔案機構網(wǎng)絡化管理、工程項目檔案質量網(wǎng)絡化管理、工程進度監(jiān)督網(wǎng)絡化管理等，在這些一體化的工程項目檔案管理網(wǎng)絡條件下，使之成為社會的共享資源，更好地實現(xiàn)工程項目檔案的服務功能。

3.4 應用先進的信息數(shù)字化技術

在工程項目檔案管理的過程中，企業(yè)要采用高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和信息數(shù)字化技術，更好地推動工程項目檔案的信息數(shù)字化建設。同時，企業(yè)還要利用統(tǒng)一查找技術，實現(xiàn)對信息數(shù)字化檔案的全文搜索、歸檔管理、目錄管理等。另外，企業(yè)還要加強工程項目檔案的安全保密工作，從操作權限、查閱密級、備查申請和多層結構等方面入手，做好工程項目檔案的信息數(shù)字化管理。

3.5 培育高素質的工程項目信息化檔案管理人才

為積極應對信息化建設給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)需要培養(yǎng)高素質的工程項目信息化檔案管理人才。第一，加強對檔案工作者的培訓和再教育，為工程項目提供專業(yè)化、信息化的業(yè)務培訓和技能培訓，并納入單位的人才培養(yǎng)規(guī)劃中，接受跨學科、跨領域的人才培訓，使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術的復合型人才。第二，全面提升工程項目檔案管理人員的信息獲取能力和服務能力，加快檔案信息化建設步伐。

4 結 語

在信息數(shù)字化環(huán)境下，工程項目檔案管理工作涉及面較廣，也是工程建設不可缺少的重要組成部分。企業(yè)要全面認識到工程項目檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，從制度體系、平臺建設、人才培訓和技術應用等方面，加強工程項目檔案管理，更好地推動工程項目檔案管理的科學化、信息化和數(shù)字化。

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