配電網建設與改造項目檔案管理的實踐和探索

黃潔玲

[摘 要]配電網工程項目檔案中記錄著電網工程修建和改造基本情況，其不但是配電網工程項目中不可缺少的一部分，也為將來電網生產運作與改建完善提供了依據。基于此，本文闡述了建設和改造配電網項目檔案管理的重要性，并提出了相應的方法，以期更好地發揮配電網建設與改造項目檔案管理作用。

[關鍵詞]配電網工程項目；檔案；管理；責任

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.081

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

配電網的作用是給城市與鄉村各個配電站與用戶提供電源。近些年來，我國電網公司為解決配電網薄弱問題，投入了大量的人力、財力資源，快速建設了配電網。隨著配電網建設項目的增多，如何才能做好管理配電網檔案工作，成為了我國電網公司以及省電力公司需要重點探討的問題。因此，本文探索了配電網建設與改造項目檔案管理的實踐，希望可以相關行業提供借鑒。

1 配電網工程項目檔案的特點

1 牽涉范圍廣、內容多

與主網工程有所不同，配電網工程項目施工工序多、范圍廣。以天津薊縣供電分企業為例，每一年大約有120多個配電網工程項目，并且每個項目都包括4個階段，即前期、施工、驗收工程與運行。檔案管理就包括了很多施工程序，例如：工程施工、項目審批、項目設計、項目監理等。

1.2 不確定因素多

配電網工程項目因為施工人員、施工環境、工期節點等問題，會出現很多不確定因素。要避免此類情況，就需要檔案部門聯系各個施工部門，做好溝通和交流工作，對工程項目最新情況及時把握。

1.3 配電網系統復雜

配電網絡因為進城入村的特性，與用戶生活生產緊密結合。電網具備結構復雜多變的環網聯絡接點，設備與裝置有很多種型號，配網自動化應用十分廣泛。但具體來講，供電企業想要確保供電的穩定性，既需要對資料規范分類，也需要控制與分析可靠性指標。

2 配電網建設項目檔案管理現狀

2.1 檔案資料不完備，檔案資源利用率不高

在項目施工中，經常出現材質試驗報告以及原材料進貨狀況等跟蹤記錄不全面的狀況，同時還有缺乏工程照片、填寫的隱蔽工程技術記錄內容不全等問題。

在工程驗收時，檔案資源整合中經常出現問題。另外，還會出現沒有全面驗收資料、字跡材料不符合規范要求、竣工圖編制不完善以及隨意變動設計內容等問題。

2.2 收集難度高，不確定因素多

配電網建設項目與城市規劃密切相關，因為規劃時常變更，配電網建設項目會有很多難以確定的因素，并且工程的批文通常會聯合多個項目，這就造成工程依據性文件不全問題。當前，主要由兼職人員負責項目檔案信息收集工作，這就表明由業務部門全權負責收集檔案工作，這就加大了業務部門的工作負擔。通過調查發現，業務部門對項目檔案收集工作并不重視，導致很難以收集全項目檔案。

2.3 檔案意識落后，檔案交接不及時

很多項目負責人并沒有較高的移交用戶檔案資料信息的意識，通常都會將協議材料、審批材料與許可證等資料原件放入業務部門；很多需要按時移交的材料信息也沒有移交。同時，在資料管理專職人員新老交替、項目負責人調整崗位時，檔案沒有被及時交接，進而造成了工作前后脫節的現象。

3 加強配電網建設項目檔案管理的有效方法

3.1 落實權責，提高有關人員檔案意識

一是加大力度宣傳檔案法制，通過聯系和溝通專業人員，構建良好的、和諧的工作關系，增進專業人員對檔案工作的理解及支持；二是完善崗位職責，明確權責，并將權責真正落實，哪里出現問題都能找到相應的負責人，避免權責不清情況出現。三是提高檔案人員超前控制意識。檔案人員需要積極參與到配電網項目文件建設中，深入了解單位生產運作情況，從根本上加強檔案管理意識。

3.2 注重制度建設，建立完善的檔案制度

一是將交接檔案制度落實好。在工作流程中納入檔案交接工作，項目負責人在正式離崗之前必須做好檔案交接工作。二是要確保檔案工作科學化、標準化。配電網建設項目歸檔要求與范圍需要以文件形式發給工作者，確保可以按照規章制度嚴格辦事。三是要提高各部門領導干部的檔案意識。在結束自檢配電網建設項目后，部門領導就需要布置好各環節檔案工作檢查任務，真正將任務落實給有關人員。在驗收工程中，以檔案工作一票否決制執行為主，建立完善的檔案管理制度，對于表現好的項目管理人員及時給予獎勵，獎勵形式包括物質獎勵及精神獎勵，以物質獎勵為主，進而大大提高項目管理人員工作的積極性和主動性。

3.3 提高工作的主動性，做到手勤、眼勤、口勤

在工作中需要做到手勤、口勤、眼勤。所謂的眼勤指的是第一時間發現需要移交的配電網建設項目檔案信息資料，通知有關責任人進行移交；口勤指的是經常與工程技術工作者交流，指導和培訓工程施工以及建設單位的檔案工作人員；手勤指的是檔案管理人員要為工程各個階段有針對性地提供服務，并將項目進度信息保存好，做好實時跟蹤工作。

3.4 提高利用率，充分發揮檔案的作用

要在良好、合理的配電網下，提供優質的、最佳的檔案服務，在企業內形成人人都重視檔案管理的氛圍，并充分發揮檔案優勢，有計劃地編研檔案，確保可以充分發揮檔案作用，更好地為有關部門提供服務。同時，無論對于任何行業來講，檔案的作用都是巨大的，因此，應積極發揮檔案作用，切實促使檔案為有關部門的決策提供科學依據。

3.5 注重培訓和提高，加強檔案人員業務工作能力

一是提高檔案人員的工作能力。要組織本企業以及部門負責人學習我國的檔案法律法規，重視基層班組對工程管理文件信息與資料的歸檔，最大程度上加強這些人員的管理檔案能力；二是檔案人員要熟悉和了解業務工作。無論是專職檔案人員，還是兼職檔案人員，都需要對轄區內建設和規劃配電網的基本知識和工作流程進行了解，并對檔案資料的內容與保存意義深入了解。三是定期或者不定期對檔案人員進行培訓，在培訓中使檔案人員真正意識到檔案管理工作的重要性，從而在日后工作中可以更加努力，切實做好自身本職工作，為發揮檔案作用奠定堅實的基礎。

4 加強配電網建設與改造項目檔案管理的措施

4.1 注重對檔案人員的培訓

在工程初期，檔案人員就需要與項目參建單位協調和交流，做好培訓工作，保證電子化工程項目文件的完整與規范，提高檔案人員的工作質量。在培訓中，有關企業應建立完善的培訓制度，嚴格將培訓制度落實，真正從多方面上來加強檔案人員整體工作能力，使其真正意識到檔案電子文件收集與整理的重要性。

4.2 專人負責檔案管理工作

配網工程中的項目，雖然建設規模都不是很大，但是分解項目數量很多，管理工序也十分復雜，若是不及時收集和歸檔建設中的文件資料，就會給工程建設帶來了巨大的經濟損失。檔案管理部門應明確意識到檔案管理工作的重要性，規范管理項目檔案的各個細節，將項目檔案工作作為一項重點工作進行，從工程開始到完成，設置專門的檔案人員負責整理和完善檔案。在項目剛進行時，就需要明確檔案管理目標，對檔案進行規范分類，并及時歸檔，確保檔案信息的系統性。另外，檔案管理并不是一項短期的工作，而是一項長期的工作，需要市區、縣級配電網領導和檔案人員的高度重視，唯有從思想上真正重視起來，才能夠更加注重提高檔案管理工作的質量。

4.3 建章立制，規范高效管理

對于配網建設工程項目從剛剛開始就需要做好檔案管理工作，盡可能做到提前布置、提前落實，從配備檔案人員、庫房建設以及新設施添置等方面入手，為同步進行檔案管理與工程建設工作奠定堅實的基礎。為了規范進行項目檔案管理，各項目建設企業需要構建完善的檔案管理制度，具體需要從如下幾點入手。一是將平常檢測施工中是否形成了完整的、規范的文件材料作為重點工作，要求工程師在檢測工程質量的基礎上，對各大參建企業形成的文件資料進行檢查，并履行具體的簽證手續，進而確保完工資料的完整和規范。二是實施“提前介入”的形式，檔案管理部門結合檔案形成的特征，在工程立項之前就與相關部門做好交流，明確目標及具體要求，將檔案工作作為日常工程管理中一項重要內容，將前期文件及收集的材料都給予高度重視。三是設定具體的歸檔范圍，讓工程項目參建單位以此作為具體依據，確保規范進行檔案歸檔。

5 結 語

從上文的分析中可見，市區的配電網面臨著眾多配電項目，其配電網項目檔案管理水平還需要提升。配電網建設與改造項目檔案管理的規范化并不是一蹴而就的，這是一項由淺入深、循序漸進的工作，需要有關人員真正意識到自身的職責，制訂完善、可行的計劃來解決建設和改造配電網項目檔案管理中的問題，進而推動配電網建設與改造項目檔案管理工作質量的整體提升。

主要參考文獻

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