關于企業檔案管理的創新策略研究

摘要：隨著信息化技術的深入發展，企業檔案管理也與之建立起了緊密的聯系，這既是現代科技創新幫助企業更好履行檔案管理工作的體現，同時也是企業創新檔案管理辦法的內在要求。因而加快企業檔案管理的策略創新研究則顯得尤為迫切。由此，本文便從創新企業檔案管理方法的必要性出發，通過對當前管理實踐中的問題展開探究，進而提出可行的創新管理方法，以期為各位讀者提供參考。

關鍵詞：企業檔案管理；創新；策略；研究

企業檔案管理是企業活動的重要組成部分，隨著市場環境的深刻變化，利用好檔案資料幫助企業更好地實現管理任務，不僅能夠讓企業直接獲得經濟效益，同時也可以增強企業的競爭優勢，進而為企業長遠發展奠定條件。據此，筆者針對企業檔案管理所做出的方法創新分析，也便具有了重要的現實意義。

一、創新企業檔案管理方法的必要性

企業檔案管理方法的創新，有著十分重要的作用，其必要性原因簡要來說可以概括為以下幾點：

第一，企業檔案管理方法的創新，能夠為企業提升服務、挖掘深層價值帶來幫助。無論是什么類型的企業，都需要建立關聯的、系統化的檔案信息，因而企業檔案的管理工作也成為了與各個部門、各個層級相互貫穿的任務活動。構建企業檔案并不局限于某一特定形式，而是可以利用不同載體作為創建檔案的方式，從而使企業可以在發展進程中形成了無形的企業資產。一方面，企業檔案成為企業活動的記錄，通過企業檔案中的資料信息為企業決策提供科學可靠的參考依據。另一方面，企業檔案也能夠反作用于企業，促使企業不斷加快發展步伐。舉例來說，隨著我國經濟逐漸融入到全球化、一體化的浪潮中，在激烈的市場競爭中，要使得企業的內在優勢得到充分發揮，則還需加強關于企業檔案的開發與利用強度。

第二，檔案管理方法的創新，能夠極大提高其信息資料的安全性，進而也為改善企業服務能力開辟了有利條件。一些檔案信息內容涉及到商業秘密，所以為了樹立牢固的檔案管理理念，營造安全的檔案管理環境，關鍵需要拓展企業檔案管理的保密服務功能。信息化的檔案資料因為使用方便、處理高效等特征越來越成為檔案建設的重點，但是電子檔案所具有的信息傳播快，容易遭受沖擊等特點也使得管理人員在加快資源共享的同時需要更加注意對于企業檔案的保密要求，若是企業信息化檔案遭受到破壞，并且核心信息不能被恢復，那么給企業所造成的損失也是難以彌補的。

第三，檔案管理方法的不斷完善升級，也能夠促進企業檔案的信息化建設獲得更好成果。企業檔案的建立需要適應企業服務的目標，因而檔案管理工作也無法與企業的經營活動相互脫離，反之，二者之間是緊密依存的關系。要使得企業信息檔案的管理工作能夠為企業生產力的提高注入動力，做好企業檔案的信息化、網絡化發展，也能促使其達到預期目標。

二、企業檔案管理實踐中存在得到問題現狀

在企業檔案管理人員的實踐過程中仍舊存在一些不足之處亟待改善，概括來說主要有以下幾個方面：

第一，企業檔案的管理模式較為陳舊，是管理過程中最為常見的問題。對于許多企業來說，對檔案管理的重視程度遠遠不夠。一方面，這導致了企業在檔案管理實踐中處于落后位置，不能為企業的長遠發展帶來有利影響。即使企業建立起檔案管理部門，但是在檔案管理的過程中也只是墨守成規的沿用傳統的管理方法，一旦面臨問題，企業檔案管理人員也無法應對，進而也使得企業檔案不能得到合理利用。另一方面，由于不同企業的經濟實力與企業目標要求存在較大差異，所以在不同企業的檔案管理建設方面也是嚴重不平衡的，有的企業已經構建起健全、完備的檔案資料庫，其中各類信息化服務一應俱全，而有的企業則依舊采取手工管理的模式，這既使得檔案管理的效率無法保證，而且在管理規劃、查找資料的過程中也更加容易出錯。

第二，關于企業檔案管理方式的創新路線與實際需要相互背離，也成為企業檔案管理中不容忽視的重要難題。實現管理手段的創新并不是一句口號，而是需要制定出引領路線與付諸實際行動。所以，在創新過程中不僅需要合理、全面的規劃，而且還要按照由局部到整體的步驟順序落實整個計劃目標，當創新路線本身存在問題時，那么同樣無法達到加強企業檔案管理的效果。例如，檔案管理中的任務分配不盡合理，讓各個部門之間不能相互統一起來，既不能實現有效的溝通，而且也無法達到協調工作的目的，從而給企業檔案管理帶來重大阻滯。

三、創新企業檔案管理方法的具體策略

要切實創新企業檔案的管理方法，使之能夠在管理過程中獲得成為顯著的成效，關鍵需要從以下方面予以把握：

第一，加快實施企業檔案的數字化、信息化管理戰略。信息時代的發展已經成為不可阻擋的歷史潮流，而企業檔案作為資源信息中的重要部分，也與信息化的目標相互契合。近年來，電子文件、電子資源在人們生活中已經屢見不鮮，快速的信息普及不僅完全顛覆了人們對于檔案載體的認知，而且隨著傳播速率的提升與存儲媒介的升級，也讓電子信息檔案能夠對傳統紙質檔案形成替代。當前許多企業已經建立了各類信息管理系統，例如OA、CIMS、SCM、ERP等，由此，企業檔案管理系統也隨著信息化建設任務的逐步實現而建立起來。

第二，完成好企業檔案管理的互動化與自動化功能建設任務。企業檔案要實現數字智能化管理，單單依靠電子資源這種存儲形式的改變還是不夠的，在創新管理方法的過程中，必然會運用到諸多的信息技術，例如數據掃描、數據遷移、數據倉庫、數據推進、數據加密、數字簽名、OCR識別以及身份認證等多項技術手段。只有通過切實加強企業檔案管理的自動化、互動化技術實踐，才能憑借先進技術達到提升工作效率、實現交互性操作的管理效果。譬如，當企業檔案信息系統具備自動化功能時，便可以在無員工參與的情況下自動對信息進行獲取，從而優化工作流程。當交互性的檔案系統建成后，也能夠極大提升不同信息系統之間的協同性與兼容性。再如，通過企業內部局域網絡，便可以對所有的電子檔案實現在線管理，其不僅可以兼容各個子系統中的新型功能，使得整個管理系統的優勢得到充分發揮，同時檔案工作也能在溝通平臺中為需要檔案資料的用戶提供更好的服務，而用戶也能借助該系統平臺反饋真實評價，從而為企業節約資金與時間成本、縮短服務流程、升級資源配置、提升工作效益產生重大作用。

第三，要增強企業檔案管理人員的綜合素質能力，創新企業檔案管理方法，人員因素也是創新管理方法中的重要構成，為了使其在面臨實際工作問題時，可以采取更加行之有效的應對策略。企業檔案的任務需要落實到管理人員上，因而通過積極提高檔案管理人員的知識技能與素質水平也可以保障企業檔案管理工作的順利進行。舉例來說，為了滿足企業檔案電子化的需求，檔案人員必須具備計算機操作技能，并且能夠熟悉電子檔案的整體、保管、查找與利用等工作環節，通過打造一支高水準、高效率的檔案管理隊伍，也可以為企業檔案的管理帶來實質性效益。

結束語：

檔案管理在企業發展過程中有著基礎性作用，只有不斷進行檔案管理方法創新，使管理方式具備服務性、合理性特征，從而才能將企業檔案的積極作用有效調動起來。此外，管理人員還需把握信息時代的發展機遇，力求通過資源配置優化、數字信息集成化的提升來推動企業檔案管理向前發展，進而才能為企業的繁榮發展奠定更為堅實的基礎。

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作者簡介：瞿立菲（1969.06），女，籍貫，昆明，學歷，本科，研究方向：檔案專業，職稱，副研究館員。