對檔案管理的幾點思考

魏恭權

前言：

隨著人類的進步和社會的發展，當前傳統模式的檔案管理已經不適應工作的需要和精神文化的追求。如何讓檔案管理得到高度重視，跟上時代的潮流，是當前亟待解決的問題。筆者根據自身的工作經驗，就檔案管理談一談自己的幾點思考。

一、檔案管理的重要性

檔案是“傳承歷史，記錄軌跡，播種文明，優化政治，推動經濟”的重要載體。隨著人類的進步和社會的發展，檔案管理工作逐漸被提升到重要的戰略位置。檔案是長期社會實踐的記錄形式，是對長期以來政治、工作、生活的真實反映，在檔案中可以汲取前人的經驗教訓，激勵后人的進步發展，還可以通過對前期工作的總結，做出更加科學合理的決策。由此可見，檔案關系到個人、機關、企事業單位的發展，關系到政治、經濟的推動促進，檔案管理工作尤為重要。

二、檔案管理的現狀

（一）對檔案管理的重視不夠

檔案在政治、經濟發展中作用重大，但機關、企事業單位對檔案管理的重視程度卻遠遠不夠。首先是領導對檔案管理工作不夠重視。由于檔案管理不能直接產生經濟效益，不是一線業務工作，在單位工作中重視不足。部分領導干部對檔案管理不聞不問，忽視了檔案管理的軟件和硬件建設，忽視了檔案管理的制度建設，更不思檔案管理的改進和創新，阻礙了檔案管理事業的發展。其次是群眾對檔案不夠重視。特別是人事檔案，平時無人問津，涉及到職務晉升、工資晉升時才提檔匆匆完善。

（二）檔案管理員的專業素養不強

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，做不出轟轟烈烈的大業績，大多干部職工不愿擔任檔案管理工作，特別是能力強、素質高的干部職工很難充實到檔案管理工作崗位上。檔案管理員常常是身兼數職，不能專注于檔案管理，不能花費太多的精力去學習、培訓檔案管理知識，不能積極探索檔案管理的創新和發展。檔案管理員的專業素質不強，制約著檔案管理事業的發展。

（三）檔案管理模式傳統陳舊

一直以來，檔案管理還停留在傳統的紙質檔案模式中，檔案整理歸檔的程序繁冗，人力物力財力消耗較大，檔案存放空間較大，防水、防火、防盜安全隱患較大，檢索查閱不方便，尤其是長期年久的人事檔案，紙張已不堪翻閱，造成檔案損毀，很難復原。紙質檔案在傳閱的過程中，還易發生檔案篡改、丟失等不安全現象。檔案管理信息化進程較慢。

（四）檔案管理資金投入不足

在機關、企事業單位工作中，檔案管理沒有單獨的經費資金保障支持，導致檔案設施陳舊老化，檔案信息化進程較慢，加之領導重視程度不高，無經費來源使檔案管理員的工作積極性、主動性不強，極大的制約了檔案管理工作的推進和發展。

（五）檔案管理零散不規范

檔案管理工作是一項復雜的系統工程，但在機關、企事業單位中，檔案管理常常是“各自為政”，單位內部門之間的檔案管理是獨立的，單位之間的檔案也不能實現資源共享，造成檔案管理資源的極大浪費。

三、加強檔案管理的幾點思考

（一）提高檔案管理的認識

檔案是“傳承歷史，記錄軌跡，播種文明，優化政治，推動經濟”的重要載體。隨著人類的進步和社會的發展，檔案管理日益重要。首先領導對檔案管理的重視是關鍵，只有領導重視到位，才能保證此項工作得到較好較快發展。其次是檔案管理員要樹立責任感和使命感，不斷探索管理上的創新，不斷追求科學合理地運營，不斷完善軟件設施的建設。三是加強宣傳力度，普及檔案管理知識，提高全社會對檔案“傳承歷史，記錄人生”的認識。

（二）加強檔案管理員的培訓

目前，檔案管理員的綜合素質和管理素養普遍較低，兼職管理員的現象還較多，提高檔案管理員的業務能力和綜合素養迫在眉睫。要加強檔案管理員隊伍建設，選擇政治作風優良、業務素質過硬、工作責任心強、積極創新管理的干部充實到檔案管理崗位，避免兼職管理檔案。作為檔案管理員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量[1]。檔案管理員要堅持把學習擺在突出位置，只有學習才能創新，只有學習才能適應檔案管理的新形勢、新發展，只有學習才能更科學、更合理的做好檔案管理工作。檔案管理員要把加強學習培訓與檔案管理有機融合，努力實現檔案材料真實準確，整理規范有序，歸檔及時，分類清晰，查詢便捷，安全提檔科學閱檔，做到管理工作的科學化和規范化。

（三）加快檔案管理信息化管理進程

長期以來，檔案管理還是停留在傳統模式上，弊端較多，尤其嚴重的是紙質檔案存放時間有限，長期年久的紙質檔案極易損毀。傳統的管理模式改進信息化已勢在必行。隨著科學的發展，人類的進步，大信息大數據時代的到來，檔案管理也要加快信息化的進程。信息化電子檔案妥善解決了檔案原件保護與利用之間的矛盾，延長了檔案保持時間，達到了檢索方便快捷的目的[2]。信息化檔案突破了時間限制和地點限制的“瓶頸”，實現檔案資源遠程共享，避免了檔案信息“孤島”現象，加快檔案信息化管理進程已刻不容緩。

（四）夯實檔案管理的資金保障

“巧婦難為無米之炊”。沒有資金保障的檔案管理工作是難以創新發展的。要爭取資金確保基礎建設，做好檔案的電子信息化完善工作。要做到檔案室、閱檔室、檔案員辦公室三室分開，要加大資金投入，配備計算機、復印機、掃描儀等現代化管理設備[3]。加大資金投入力度，確保檔案的安全性、保密性，積極做好檔案管理設備的維護和更新。

（五）強化檔案管理資源整合

目前，檔案管理資源零散的現象還很普遍，單位之間、單位內部門之間要加快資源整合，結合實際情況建立分工合作、統籌管理的工作機制，不斷完善信息共享的工作制度。只有這樣，才能開源節流，合理利用資源，有效提高檔案管理工作的效率。

總結：

綜上所述，檔案管理工作是一項十分重要的工程，要解決目前面臨的難題，首先要提高檔案管理的認識，其次是加強檔案管理員的培訓，加快檔案信息化管理進程，最后是夯實檔案管理的資金保障，強化資源整合。以此增強檔案管理的服務意識，有效推動政治經濟、文化文明的發展。

參考文獻：

[1]何方蘭.淺析醫院人事檔案管理中存在的問題及建議[J].人力資源管理，2015（05）：274.

[2]韋仕愛.管理檔案發展現狀與趨勢研究[J].人力資源管理，2015（01）：238.

[3]賈鳳華.淺談人事檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案與社會，2011（2）：24.