辦公室檔案管理存在的問題及對策

陳文美

摘要：檔案里記載著各種人或事情的信息，是一個組織、一個公司或一個學校的信息來源。因此，檔案的管理工作是非常重要的，它具有政策性、機密性、專業性。各級部門應該要提高對檔案工作的重視，對檔案管理工作提供物質以及精神上的支持，這樣我們才可以及時并高效解決管理工作中所遇到的問題。本文探究的是辦公室檔案管理存在的問題并提出相應的對策，希望為檔案管理工作者提供一些有用的信息。

關鍵詞：檔案管理；信息；問題；對策

檔案里記載著組織、個人在社會活動上的各種歷史記錄，這些信息對社會有一定的存在價值。那么，將這些信息收集、整理、封裝都需要檔案管理人員，因此，檔案管理工作在一個組織中也是非常重要的。

1.檔案管理的概述

檔案管理顧名思義就是管理檔案的工作，這其中包括檔案的收集、整理、保管、檢索、統計和提供利用等業務組成部分。現今，國家機構、社會組織和個人在從事政治、經濟等方面的活動都會形成一些信息，比如文字、圖像等，這些記錄在社會上有它的存在價值。之后，按照一定的程序對這些檔案進行分類、排列組合、編號，讓檔案變得整齊有序。檔案工作者也不會利用自己管理的檔案，他們負責管理好自己對應的檔案，讓檔案形成一種歷史資料。因此，檔案管理工作具有機密性、專業性、政策性。檔案管理部門不是孤立的一個部門，它需要其他各級部門的相互配合并且給予物質和精神上的鼓勵，這樣檔案管理部門才可以及時并高效得解決檔案管理工作中所遇到的問題。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案的重視程度不夠

人們對檔案的重視度不夠絕大多數原因是檔案管理工作缺少一個系統的管理。檔案管理工作不僅僅要做到絕對保密，還要保證檔案數量上的齊全。而沒有系統的管理，這一點就很難做到，導致檔案數量不齊全。因此，國家應該重視檔案管理工作，構建一個統一的法規進行系統的管理。相對于辦公室的檔案管理工作，組織應該明確要求檔案管理部門所要遵守的紀律，并要求其他部門積極配合。

2.2對檔案管理水平不高

檔案管理水平的高低取決于管理工作者的素質高低。檔案管理者的素質水平低，對本部門的紀律了解甚微，導致管理力度不夠。同時，組織可能認為檔案管理是一個業務工作較少，比較輕松的工作，所以，相對其他部門，檔案管理部門的檢查、考核方案比較少。

2.3檔案室硬件環境設施不齊全

檔案里記錄了組織、個人的各種信息，為了保證檔案不被盜竊，檔案管理部門應該有一個嚴密的存放檔案的地方。檔案需要長時間來儲存，因此，檔案管理部門需要一個寬敞，防霉防濕的地方存放檔案。但是，許多組織都不能滿足這些條件，導致檔案被盜、潮濕發霉、混亂擺放等問題出現。甚至有一些組織連檔案夾都不能配置齊全，破壞檔案的美觀與整潔。由此可知，健全檔案儲存的設施是很重要的。

3.檔案管理工作的對策

3.1提高管理人員的素質

辦公室檔案管理的質量與管理人員的素質有很密切的關系。因此，要想提高檔案管理的質量，就要提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理的工作是一個繁瑣、連續性較強的工作，檔案管理人員需要花費較長的時間來熟悉這項工作，如果部門人員調動程度太大的話，必然會影響管理工作的正常運行。因此，組織應該應用適合的方法，保證辦公室檔案管理部門人數量的穩定，從而保證組織的長久的利益。作為辦公室檔案管理人員，要注重自己的工作效率和工作質量。要不斷提高自身的專業素養，可以通過參加培訓、閱讀相關的資料和實踐等方法，不斷熟悉檔案工作的基本要求和基本程序。現今，隨著科技的不斷滲入到我們的生活當中，計算機的應用越來越廣泛，檔案的管理工作也可以應用計算機來達到高效管理的目的。因此，檔案管理工作者也應該努力掌握運用計算機使檔案管理數字化、信息化，這也是未來管理者努力的方向。辦公室的檔案管理工作也逐漸實現自動化，從文稿的起草到打印，數據的匯總都與自動化息息相關。因此，管理人員需要掌握基本的計算機知識和現代先進的管理技術，從而跟上時代的步伐，高效完成管理工作。

3.2著重組織和人員落實工作，加強人員管理

檔案管理工作從組織到個人都要做到工作的落實。首先，我們要做到組織機構的工作落實。不管現在是什么樣的管理方式，我們都要建立一個檔案管理組織機構，安排專職的檔案管理人員。其次，采取分散管理的工作方式，組織要對人員有一個指導性的作用，指導他們如何高效高質量完成工作，保證檔案的整潔與安全。檔案的信息開發分成信息加工和信息輸出兩部分，兩者又由其他業務活動組成。組織管理工作也是如此，組織管理系統的工作運行也需要子系統的相互配合形成一個反饋機制。因此，完善檔案管理組織機構，才能落實到個人的工作，從而健全檔案管理。

3.3采用信息化管理手段

科技已經開始融入到我們的生活和學習當中，計算機等科技成果已經逐漸應用到各個領域，檔案管理工作也不例外。現今，國外的檔案管理大多數已經實現數據化管理，發生錯誤的概率也相對較少。國內也有很多組織使用計算機輔助檔案管理方面的工作。建立網上檔案信息化平臺，有助于更加快捷方便得尋找對應的檔案，大大提高了檔案管理工作的效率。檔案除了要保留原有重要的部分，也要進一步豐富檔案的內涵，功能增加，檔案的適應性會加強，適應更多單位對信息的需求，為社會提供更好的服務。傳統的信息管理工作和計算機的結合，互相制約，相輔相承，提高檔案管理水平。

結束語：

辦公室檔案管理是一個組織中的重要組成部分，結合現在的歷史潮流，發現檔案管理中存在的問題，并且找到適宜地對策，更新觀念，將檔案管理工作做到最好。

參考文獻：

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