淺談如何加強行政辦公用品管理

曾婉婉 韋蕾 張繪

摘要：在經濟全球化背景下，企業的發展結構變得更加的復雜，尤其是行政辦公用品的管理弊端問題，例如辦公用品使用浪費，利用率低下，供給不滿意以及管理制度不規范等問題正在日益凸顯。行政辦公用品管理作為企業經濟發展的重要后勤部分，必須要緊跟企業發展的步伐，做出相應的改革。由于辦公用品種類多，繁雜，購置分散且不容易管理，因此企業管理人員需要重視這方面并采取相應措施進行完善與提升，將注意力更多的放在內部可持續的管理政策上。

關鍵詞：行政辦公用品管理；完善責任制度

一.加強行政辦公用品管理的意義

1.提高員工的工作能力

為了使員工更加有效率地完成平時的工作，更好地履行自己的職責，提升其工作能力是勢在必行的，辦公用品的有效管理規范使用方便了員工的使用且提高了員工的滿意度，因此是其能力提升的因素之一。

2.改善企業工作質量

員工對辦公用品的管理有了較好的滿意度，在日后的工作中事故發生幾率會有所降低；可以增加責任感，每次工作時會更加的認真；可以增加管理意識，使管理者的水平提升，做到更加有效的管理。因此，企業辦公用品管理質量的影響是不可估量的，有利于企業建立高效的工作系統。

二.辦公用品管理現狀

1.辦公用品管理工作的規范性較差

辦公用品管理的一個重要因素是用品管理的規范化和規范化。然而，由于中國的經濟仍處于發展的轉型期，許多行業都在發生變化，許多行業的標準化和標準化程度不高。當然，這個問題也反映在國內企業辦公用品管理問題上。現階段，在中國很多企業辦公用品管理工作的責任分工是極其混亂的，內部管理秩序管理不到位，用品管理和分類不明確，用品放置沒有規定的場所。因此沒有規范的辦公用品管理工作不僅給企業本身帶來了一些問題，阻礙了企業辦公用品管理的信息化，同時也給其他部門在企業工作中造成了一定的障礙，不利于企業的良性發展。

2.辦公用品管理整體滿意度低

在企業辦公用品管理中員工滿意度情況會直接影響員工的工作效率，從而與整個公司的績效掛鉤，然而當前大部分企業辦公用品員工的滿意度處于一個較低的水平，是管理體制不科學導致的問題之一，這種情況嚴重打擊了員工的工作積極性，員工工作的動力急劇下降，這是管理制度本身造成的后果，低了員工的工作積極性與企業的績效水平。

3.管理模式陳舊。

隨著科技的發展高新技術產業的發展和推廣，新事物層出不窮，其形式和內容多樣而復雜，辦公用品管理的規模進一步擴大。然而，大多數單位跟不上新時代的發展。大多數企業不能用計算機和網絡技術進行辦公用品管理服務，一直采用傳統的操作模式。

三.加強辦公用品管理的對策

1.完善責任制度

辦公用品管理由于牽涉崗位過多，工作人員也過多，每個崗位由于其差異性的原因，對用品要求也不同，因此管理責任制度要落實到每一個人身上，這樣才能全面提升辦公用品管理規范的效果，在工作中遵守規章制度。目前管理出現問題，由于管理意識不強，找不到相對應的負責人，導致整體管理質量不高，浪費現象一直存在。因此針對此類問題，必須改進管理，采取有效的措施來落實辦公用品管理責任。落實責任制，提高管理者的責任心。要根據實際情況來決定，并且要隨時不斷的調整。另外在平時也要加強員工關于辦公用品使用的考核制度，實行獎懲制度，促進員工工作的積極性，保證辦公用品管理制度的順利進行。

2.建立辦公用品管理體制

辦公用品使用的控制水平對于企業費用的產生起到非常大的影響。加強辦公用品管理，其目的就在于選用有效的成本控制措施，不斷優化企業的辦公用品成本管理措施，探索出能夠有效降低公司辦公用品成本的措施。為了合理地組織辦公用品成本核算，發揮其應有的功能，在建立辦公用品成本核算的過程中，必須與各項工作環節成本計算相結合，構建公司成本核算的完整系統。這就要求在研究、設計辦公用品成本核算的內容與方法的工作中，針對企業成本核算進行全面、深入地考察，明確兩者的區別和聯系，做到收支的計算過程同時也是成本的核算過程盡量完善，使企業成本核算成為較完整的系統。

3.提高工作人員參與度

由于對辦公用品管理工作的宣傳力度不大、廣度不夠，用品管理工作在公司里影響不大，很多人對辦公用品管理工作不了解。大多數人認為是無關緊要的。因此，要搞好辦公用品管理工作，公司管理部門必須改變過去默默無聞式的工作方式，應該通過各種手段，大力宣傳辦公用品管理工作，增加員工對辦公用品管理工作的理解、重視和支持，同時，要增強自身的規范意識，使辦公用品管理工作走向全公司。

4.利用現代化帶領辦公用品管理進一步發展

運用現代技術，對辦公用品管理模式進行改革，提高工作效率和有效管理，減輕員工的工作勞動負擔，更重要的是保證用品管理規范性和準確性，進行辦公用品管理工作，要遵循便于利用的原則。只有按照真正的管理規范的原則，實現標準化和規范化，為辦公用品的現代化管理奠定了堅實的基礎。

四.結語

辦公用品管理是一門科學性的體系，是公司財務和資產管理的重要部分，也代表著公司的形象。目前為止，多數企業辦公用品管理工作已經取得了一定的成效，但是仍有層出不窮的問題，隨著企業的迅速發展，為了保證企業的績效和工作人員工作的積極性，企業管理人員對于辦公用品管理工作必須重視起來，制定完整科學的管理制度，提升辦公用品管理的質量，以便于提高企業的競爭力，促進企業的發展。

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