如何利用SAP系統(tǒng)提高審計(jì)效率

宋汝楠 張麗賢

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，中央提出了全覆蓋，這是數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)審計(jì)工作的新要求。審計(jì)署前審計(jì)長李金華曾指出“審計(jì)信息化是一場(chǎng)革命，能不能在這場(chǎng)革命中掌握主動(dòng)權(quán)，直接關(guān)系到今后審計(jì)事業(yè)的發(fā)展”。劉家義審計(jì)長也強(qiáng)調(diào)“審計(jì)的出路在于信息化”。隨著企業(yè)信息化管理水平的提高，如何提高企業(yè)的審計(jì)工作水平，是審計(jì)工作者面臨的一個(gè)重要研究方向。本文圍繞SAP信息化系統(tǒng)實(shí)施給審計(jì)工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，審計(jì)工作如何利用信息化手段來提高審計(jì)效率和防范風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行一些研究。

關(guān)鍵詞：SAP系統(tǒng)；內(nèi)控；審計(jì)

隨著企業(yè)信息化水平的提高，融合了信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念的ERP （Enterprise Resources Planning）系統(tǒng)，廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理。ERP系統(tǒng)主要模塊有：上線銷售與分銷（SD）、管理會(huì)計(jì)（CO）、物料管理（MM）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）、人事管理（HR）、項(xiàng)目管理（PS）、等。通過SAP系統(tǒng)，將公司的人、財(cái)、物和信息資源進(jìn)行統(tǒng)一集成化的管理。

SAP系統(tǒng)的在管理中的實(shí)施應(yīng)用成功在打破了傳統(tǒng)的部門職能分割，互不統(tǒng)屬，實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)外部整個(gè)工作流程上所有信息共享和資源的統(tǒng)一管理。相應(yīng)的，SAP系統(tǒng)下的內(nèi)部審計(jì)的流程、內(nèi)容和方法都會(huì)發(fā)生相應(yīng)改變。筆者認(rèn)為審計(jì)方式方法的發(fā)展水平一定是與前端業(yè)務(wù)的發(fā)展水平緊密相連的。當(dāng)前端業(yè)務(wù)處理方式越趨于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息技術(shù)化時(shí)，審計(jì)的工作方法和手段勢(shì)必也會(huì)與之趨同。ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)流程化管理的思想為指導(dǎo)下，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程整合為一個(gè)統(tǒng)一嚴(yán)密的供應(yīng)鏈，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理供應(yīng)鏈和企業(yè)全部資源，并共享全部相關(guān)信息。隨著該技術(shù)和管理理念的推廣應(yīng)用，審計(jì)方法亦需借此信息化技術(shù)平臺(tái)得以發(fā)展和提升。

一、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度集成化，利于數(shù)據(jù)分析和獲取證據(jù)

SAP系統(tǒng)的基礎(chǔ)是統(tǒng)一共享的中央數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和前端信息高度融合并集成，促成了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)與供銷鏈的統(tǒng)一化管理。比如，SAP系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)從采購到付款、獲取訂單到開出發(fā)票等業(yè)務(wù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了跨各職能部門的業(yè)務(wù)處理，保證了物流和資金流數(shù)據(jù)的同步記錄。審計(jì)人員通過SAP系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)在財(cái)務(wù)資金狀況追溯資金的詳細(xì)使用情況，進(jìn)而審計(jì)前端所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)信息。正是由于SAP系統(tǒng)將數(shù)據(jù)和信息高度集成，可提供大量數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)，審計(jì)人員除了運(yùn)用傳統(tǒng)方法如訪談法、觀察法、文檔查閱法以外，還可以運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)探測(cè)控制薄弱點(diǎn)并提供具體信息。從龐大的數(shù)據(jù)中迅速發(fā)現(xiàn)特殊或異動(dòng)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提高審計(jì)工作水平和效率。

在實(shí)踐中，公司的審計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)重視并利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)在入場(chǎng)前對(duì)被審計(jì)單位進(jìn)行充分的審前調(diào)查。通過EXCEL多種函數(shù)功能，對(duì)SAP系統(tǒng)導(dǎo)出的前臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。例如：運(yùn)用EXCEL的vlookup功能進(jìn)行表間關(guān)聯(lián)，再通過數(shù)據(jù)透視、散點(diǎn)投射、高級(jí)篩選等方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。在審計(jì)之前階段充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，找出異常事項(xiàng)。進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)確認(rèn)時(shí)可以有的放矢，減少現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)間，切實(shí)為公司降本增效。

二、借助內(nèi)控信息化系統(tǒng)，快速發(fā)現(xiàn)審計(jì)問題

SAP系統(tǒng)避免了之前職能部門的功能分割，完成了從采購到付款、銷售到收款、設(shè)備管理、質(zhì)量監(jiān)管、作業(yè)管理到產(chǎn)品研發(fā)管理、人力資源管理等復(fù)雜流程的整合，以及從企業(yè)內(nèi)部到外部客戶、供應(yīng)商等諸多企業(yè)跨職能部門的業(yè)務(wù)集成整合管理。

這種跨職能業(yè)務(wù)整合流轉(zhuǎn)的過程，是通過對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的科學(xué)優(yōu)化和重組實(shí)現(xiàn)的。相當(dāng)于在系統(tǒng)里嵌入內(nèi)部控制機(jī)制，將內(nèi)控流程固化在各業(yè)務(wù)循環(huán)里。通過流程控制、權(quán)限設(shè)定和參數(shù)設(shè)置等方式，最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制信息化。可見，SAP系統(tǒng)就是一套設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控系統(tǒng)。借助SAP系統(tǒng)設(shè)定好的業(yè)務(wù)內(nèi)控流程，可以為審計(jì)工作提供審計(jì)思路，快速找準(zhǔn)審計(jì)問題。

例：SAP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)控流程規(guī)定原材料必須通過前端創(chuàng)建采購訂單，在物資管理部門進(jìn)行收、發(fā)貨后才能計(jì)入原材料成本，不可以進(jìn)行手工預(yù)提原材料。然而，在實(shí)踐中通過查詢SAP系統(tǒng)，經(jīng)常能夠發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位“原材料手工記賬”這個(gè)成本科目仍有發(fā)生額。此時(shí)，基本上可以斷定該單位至少存在以下三種控制風(fēng)險(xiǎn)之一：

1）先干活后補(bǔ)采購訂單，采辦流程存在倒置問題；

2）對(duì)材料進(jìn)行虛擬出入庫，物資管理的內(nèi)控流程失效；

3）財(cái)務(wù)人員每月手工預(yù)提原材料再?zèng)_銷。待前端做完采購訂單后，再到財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)入賬。然而，這種操作方法容易造成原材料重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)。

既已知SAP系統(tǒng)內(nèi)部每個(gè)業(yè)務(wù)流程都是個(gè)內(nèi)控流程，彼此環(huán)環(huán)相扣，高度關(guān)聯(lián)，那么在審計(jì)過程中就應(yīng)清晰地意識(shí)到要重點(diǎn)關(guān)注手工干預(yù)、修改的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。這些手工干預(yù)的背后往往隱藏著風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)（如內(nèi)控失效或舞弊）。

以SAP系統(tǒng)為扶手，審計(jì)人員得以更好地從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)審計(jì)轉(zhuǎn)型內(nèi)控審計(jì)，即對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)（流程）本身進(jìn)行審計(jì)。真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)作為公司風(fēng)險(xiǎn)管理“最后一道防線”的職能定位和價(jià)值。

三、核算方式前伸，控制端口前移，有助實(shí)現(xiàn)超前審計(jì)監(jiān)督

傳統(tǒng)審計(jì)模式把重點(diǎn)放在局外監(jiān)督和查處錯(cuò)弊，在相關(guān)工作完成以后才進(jìn)行審計(jì)，無形中使其他部門對(duì)審計(jì)部門有所不滿。在事前進(jìn)行審計(jì)，是新形勢(shì)下審計(jì)工作應(yīng)該提高的重點(diǎn)。

實(shí)施SAP系統(tǒng)后，很大一部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入和生成工作已經(jīng)由業(yè)務(wù)部門完成。大量的相關(guān)原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接在當(dāng)場(chǎng)錄入系統(tǒng)，并按照事前規(guī)定的系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，進(jìn)而自動(dòng)完成財(cái)務(wù)賬簿和報(bào)表生成等，排除了人為干涉和失誤。因而，在SAP系統(tǒng)中，可以在業(yè)務(wù)流程和核算的全過程中實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作，這種核算方式的提高使會(huì)計(jì)工作效率大大提高。這為建立以物流、資金等為主的SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崟r(shí)反映信息，實(shí)現(xiàn)超前審計(jì)監(jiān)督工作提供發(fā)展條件。

借助于SAP系統(tǒng)，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督工作可以向前延伸。建立審計(jì)提前預(yù)警機(jī)制，促進(jìn)審計(jì)關(guān)口前移，實(shí)現(xiàn)超前審計(jì)監(jiān)督。對(duì)整個(gè)企業(yè)管理實(shí)施全程監(jiān)控，為公司經(jīng)營管理者和投資者服務(wù)。

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（作者單位：中海油田服務(wù)股份有限公司）