檔案信息化建設淺析

莊冰冰

上世紀九十年代以來，隨著計算機技術、通信技術以及二者相結合的網絡技術的飛速發展及大眾化普及，這些技術在檔案部門的應用也日益增多，我國檔案信息化建設進展迅速，特別是檔案網絡資源的共享，已成為檔案工作在信息時代里為新時代建設服務的主要途徑。

一、檔案信息化建設的重要性及現實意義

檔案信息化在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。具體的可以理解為檔案信息實現 “三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。

1、檔案信息化建設的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案服務從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效，優質的服務。

二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。

三是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

四是可避免出現 “時空黑洞”。隨著計算機網絡技術的發展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

2、檔案信息化建設的現實意義

檔案管理的信息化、網絡化可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集 編制、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化，數據只需一次錄人可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄人后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的脊背、封面、案卷目錄、文件目錄，備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計數機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢，分類查詢中選取最佳查詢方式。在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現信息化后，查借閱來用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

五是有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了工作效率，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內部的信息中心。

二、檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

1、基礎設施建設

主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。計算機網絡按照網絡連接的距離可分為局域網、廣域網和互聯網等三種類型。

2、檔案信息資源建設

主要包括兩大方面，一是現有館（室）藏檔案（包括紙質檔案、縮微膠片的影像、錄音檔案和錄像檔案等）的數字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

3、標準規范建設

這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑，利用方式等；業務規范包括數字檔案的術語標準 資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式，數字水印、加密算法等。

4、應用系統建設

這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。

5、人才隊伍建設

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在第一位，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規則和駕駛員” 的關系。“路”，是計算機網絡， “車”是計算機的硬件和軟件， “貨” 是檔案數據庫；“交通規則”是標準規范，“駕駛員”是現代信息技術人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有優秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數據庫作為核心要素來抓。

三、檔案信息化建設舉措

檔案信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化、管理手段的現代化，檔案存儲環境控制的科學化。加快檔案信息化建設要做好以下幾方面的工作：

1、加強領導，提高認識。要拓寬各級領導的知識領域，在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現有的知識結構，以適應信息化建設的需要。

2、加大投入，增配軟、硬件設施。要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，也可以收進資金，加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，要與相關部門溝通協商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設得到更快的發展。

3、引進和培養信息化建設人才。從目前基層檔案人員學歷上看，本科院校畢業的專業人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調人本科院校畢業生，改變隊伍素質結構，以適應新的工作需要。對有發展前途的年輕同志，要進行業務培訓，培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發展。

（作者單位：濰坊日報社）