信息化時代檔案工作如何更好發展

張鑫

在步入信息化時代的今天，作為記錄歷史、傳承文明的檔案工作，應順應信息化的發展趨勢，主動作為，勇于創新，以信息化引領檔案工作發展，更好地服務于經濟社會發展。

1信息化對檔案工作帶來的影響

1.1是檔案載體多元化，要多種載體并存。過去的檔案基本上是以紙質為載體的，紙質檔案一統天下。紙質檔案具有客觀性、原始牲，同時也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質檔案在保存和利用的過程中，由子環境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質檔案查閱起來費時、費力；信息化時代的到來，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質載體上，還要有縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚其所長，避其所短，這樣形成優勢互補，既能充分延長檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時間。

1.2是利用檔案目的多元化。社會的發展、科技的進步、公眾檔案意識的增強，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅像80 年代那樣以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學習、生活問題的，有為進行科學科研生產建設、土地房屋確權、撰寫家譜等種種不同目的的，可以說，如今來到檔案館利用者，10 人中可能抱著10 種不同的目的而來。近年來為經濟建逛、學術研究、土地房屋、個人取證等以往非主流目的前來查閱檔案者呈逐年上升的趨勢，利用檔案目的多元化已是不可否認的事實。

1.3是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報刊、瀏覽網站、上網查詢檔案，還可通過電話、電報、傳真、信函等形式咨詢檔案事務。

1.4是要求檔案工作者提高自身素質，使自己成為一專多能的人才。信息時代， 信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，已經徹底拋棄了保守的看家守業的傳護觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變，大力開展檔案資源信息化建設。檔案信息化是將“檔案資源和檔案備項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源合理的配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享”。當前檔案管理工作是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是 “看家守業，坐等利用的 “管理員” 了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。檔案工作者不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，如廣博的知識結構，英語應用能力，創造性的思維能力，特別是現代信息技術使用能力，這樣，才能實施和勝任信息化時代檔案管理工作。

2信息化條件下檔案工作的出路

科技的發展，信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對信息化對檔案工作的深刻影響，我認為檔案管理者應創新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在信息化條件下的出路。

2.1是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實現宣傳工作的突破，使檔案由 “行業內了解” 向 “全社會知曉”發展。一方面要充分利用館藏資源，發揮愛國主義教育基地的作用。舉辦檔案展覽是新形勢下檔案館一項重要的職責和義務，是開放公布檔案的好形式，是合理開發有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發揮檔案自身價值，實現檔案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大眾傳播媒介，以豐富的內容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺、廣播、報紙、網絡、公眾號、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴大檔案的社會影響，從而讓人們更好的了解檔案。

2.2是檔案事業要緊跟時代發展步伐，重視信息化建設，多方面多角度地開辟信息化建設的渠道。信息化時代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經濟和社會事業發展服務，使其轉化為現實的生產力，從而更好地推動社會事業的發展。

2.3是開展現行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時效性之間的矛盾。根據《檔案法》規定：立檔單位應當自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級檔案館移交，而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會開放，如此，就形成一個不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關的檔案，人們卻無法通過正常的途徑獲取、利用。而近幾年來，檔案部門通過開展現行公開文件利用工作，把政府部門產生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產，生活密切相關的文件收集起來，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關方針、政策、法律、法規的重要場所，有利于廣大人民群眾的參政議政和維護自身的權益，有利于推進政務信息的公開，也有利于推動檔案事業的發展。

2.4是檔案事業要發展，就必須要創新。創新是民族的動力，是發展的源泉，任何事物要想發展，就必須要創新，檔案事業的發展也不外乎于此。我們要圍繞重點工作，適時地抓好一些重大活動，重大項目的檔案創新，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動，使檔案工作更好的為中心工作服務。要增強品牌意識，盡力培育本地區、本單位有特色的檔案品牌，并不斷提高水平。事實上，我們只要思想敏銳，能及時發現新的閃光點，充分調動各種積極因素，重視吸取專家的意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，增強檔案工作的活力，擴大檔案工作的社會影響，為經濟社會發展提供強有力的檔案信息支撐。

（作者單位：濰坊市坊子區人力資源和社會保障局）