嚴格遵守干部工作條例，做好干部人事檔案工作

蔡曉麗

黨的十八大以來，中央對干部人事檔案管理進一步從嚴要求，出臺了從嚴管理干部的系列規定，干部人事制度改革也不斷深入，對干部人事檔案工作提出了更高的要求，也將干部人事檔案工作提到了更加重要的高度。面臨新形勢、新要求，干部人事檔案管理必須轉變觀念，更加嚴格地遵守干部工作條例，管好用好干部人事檔案，以更好地為黨的干部人事工作和中心工作服務。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引入注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分

領導干部對人事檔案丁作的認識存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，由此形成 “說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要” 的狀況。這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整，內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但是，在實際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）虛假現象較為嚴重。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以 “千篇一律”、“如出一轍” 的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的 “單位人” 變為 “社會人”，人才的流動造成成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

5.人事檔案材料制作不規范。干部檔案材料須統一使用16 開規格的辦公用紙，大于或小于16 開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊。但是，近幾年來，時常有A4 紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、《晉升職稱審批表》、先進工作者呈報表》等等。這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往 “頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

6.人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學 技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術 手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

7，人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理、輕服務的現象使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認識，加強領導，進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納人議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導、等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.加強檔案工作的基礎建設。干部檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；應經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，集服務性與保密性于一體。因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

4.健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善備項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

5.注重人事檔案材科收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，和真實性態。

6、改進和完善檔案功能，使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留。二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，

如涉及養老保險、醫療保險、仝業保險等內容；側重對工作業績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業特長等方面的材料，以便使其具有的功能更加適合用人單位對人才的需求。三是補充其他有關求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務，減少 “棄檔” 現象。

7、加強與人才服務機構之間的溝通。應積極關注并加強與社會其他部門之間的聯系與交流，特別重視與人才服務機構之間的溝通，認真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

8，加強人事檔案管理現代化和信惠化建設人。人事檔案是 人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔 案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體

組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀要求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸人計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時，要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，從而走出目前人事檔案所存在的制度困境。

（作者單位：高密市不動產登記中心）