大數據時代行政事業單位檔案管理的透視與反思

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數據，對解決遺留問題起了很大的作用。而在事業單位中的檔案資料里也詳細的記錄了各個項目的發展情況，事業單位檔案管理作為一項基礎性工作，對檔案的信息化管理建設有重要的指導作用。本文旨在探討分析事業單位檔案信息資源管理的產生原因，針對事業單位單位檔案管理檔案信息資源管理中存在的問題以及如何完善事業單位檔案信息資源管理提出有效性策略。

關鍵詞：檔案信息管理；事業單位單位；對策研究

引言

隨著社會的不斷進步，檔案信息資源管理在事業單位中發揮著重要的作用，但當前事業單位檔案信息資源管理并不完善，如何提高其工作能力成了現在事業單位亟待解決的問題。事業單位職能的轉變也要求檔案管理部門的改革，目前事業單位檔案信息資源管理的研究已經不能滿足發展的需要，這就要求我國有關部門加強對信息管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對事業單位檔案信息資源管理的研究納入到該領域研究的一個重要課題，從而促進事業單位在事業單位檔案信息資源管理方面的提高。

1 大數據時代行政事業單位檔案管理的重要意義

事業單位檔案管理信息化建設在社會發展中起著不可或缺的作用，它對社會市場的發展有著重要意義。數字化、無紙化管理都為現代化的企業發展提供了新思路，在信息化發展中實現了檔案信息與用戶的無距離交流，實現了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現具體體現在兩方面：

1.1檔案管理工作更加便捷

現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求。紙質檔案會隨著時間的發展變得難以保存甚至難以辨認筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失而且更易查閱。

1.2查找檔案更加容易

傳統紙質檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節省了時間，提高了事業單位工作效率，實現了檔案信息遠程化傳播，促進了事業單位的有效健康發展。

1.3檔案更加透明化

檔案在進行了管理信息化后更加透明，事業單位的領導和員工都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到事業單位的發展中，同時事業單位也可以接受員工的監督，調動了員工工作的積極性和主動性。

2 大數據時代行政事業單位檔案管理應注意的問題

2.1傳統的管理方法落后

大數據時代正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求，而更多發展起來的則是電子檔案，事業單位檔案信息資源管理體系逐步得到補充和完善。紙質檔案存在著檔案管理電子信息系統的不完善、管理設備落后、檔案利用率低等問題。隨之給事業單位帶來了一定的麻煩，主要體現在不完善的檔案管理電子信息系統和系統設備落后兩個方面。

一方面是檔案管理電子信息系統的不完善。目前有一些事業單位檔案管理部門在信息開發時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數據的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統的分析事業單位信息化管理未來的趨勢，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，事業單位檔案管理部門的電子化設備還比較落后，沒有及時更新發展觀念和方法，導致信息數據都比較陳舊，事業單位檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息，傳統的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

2.2對事業單位檔案管理信息化建設不夠重視

隨著社會經濟和科學技術的快速發展，事業單位檔案管理中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發展趨勢但是事業單位部門對檔案管理信息化采取忽視的態度，沒有認識到信息化管理的重要性。并且我國對事業單位檔案信息資源管理的經驗不足，建設程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

2.3軟硬件系統設施不完善

目前有些事業單位缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業績上而忽略了軟硬件設備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設備就無法滿足事業單位中大量的檔案信息管理需求。

3 大數據時代加強行政事業單位檔案管理的有效措施

3.1適應社會發展需求，遵循社會發展規律；

事業單位檔案信息資源管理建設的發展應當符合社會的發展情況。相關部門應該時刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來事業單位檔案信息資源管理的規劃，使信息化管理體制與社會管理標準接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權益，保障相關部門穩定有序的開展動態管理工作。

3.2改變傳統的信息管理觀念

目前事業單位相關部門采取的檔案信息資源管理都存在一定的缺陷，起因就是相關部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉變管理檔案人員的傳統觀念，著重發展信息化建設管理。利用信息化對檔案進行歸納和總結，以充分調動積極主動參加工作。

3.3建立健全信息化的事業單位檔案管理制度

檔案信息化管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統管理模式對其進行有效指導，造成現在很多地區事業單位單位檔案管理信息化建設進度緩慢。[1]所以事業單位應當結合有關實際情況，建立健全檔案信息化建設制度，促進事業單位檔案管理工作效率的提升。

3.4創新事業單位檔案信息資源管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑

事業單位檔案信息資源管理可推進相關部門的工作創新，增強基層組織工作活力。事業單位檔案信息資源管理是我國事業單位可持續發展的重要性依據和保障，主要責任是對新時期事業單位檔案進行組織和管理工作，也是相關部門對黨建發展，人才隊伍建設培養的重要活動載體。新時期的檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設培養，不斷創新事業單位的管理機制，開展形式多樣、內容豐富的人員活動，加強檔案信息的專業性和先進性。

4 結語

當前我國事業單位相關部門的檔案信息資源管理工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創新和改進，結合新形勢下對檔案信息資源管理的要求，加強事業單位部門的檔案信息化管理建設。只有這樣，事業單位檔案信息資源管理工作才能正常有效開展，人民群眾的利益才能得到相應的保障，事業單位更好的為人民群眾和社會服務，構建和諧穩定的環境。

參考文獻

[1]明潔.大數據時代事業單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業務，2017（14）：99-99.

（作者單位：江蘇省如皋市檔案局）