檢察院檔案管理系統建設的原則與重點

摘 要：檢察院檔案的管理工作關乎到群眾的利益和國家發展。本文主要探究了檢察院檔案建設的原則問題與工作重點，針對當前的信息化環境和檔案工作中的問題提出了相應的解決對策，旨在推動檢察院檔案管理工作的科學有效，實現安全、便捷、規范的檔案管理。

關鍵詞：檢察院；檔案管理系統；原則；重點

引言

現階段，隨著信息化時代的發展，傳統的檔案管理工作已經無法滿足當前需求，推進檢察院檔案信息化建設勢在必行。雖然信息化管理體系已經初步形成，但是仍存在一些問題阻礙了檔案管理工作的開展，因此，確定檔案信息化系統建設的原則和重點成為了管理工作中的重要內容。

一、檢察院檔案建設的原則

（一）規劃實施

為了推動檢察院檔案管理體系的有效建設，各級檢查部門需要高度重視，統籌規劃檔案信息化管理系統，逐步落實建設原則，上級領導部門在設計檔案管理的進程中需要掌握本地的信息化系統建設情況，分步完成下屬檢察院的檔案實施。

（二）資源共享

當前形勢下，國家和相關部門已經高度重視檔案管理系統的建設，而與之相關的法律體系也得到了一定程度的完善。檢察院要嚴格按照我國法律的相關規定，結合實際發展情況落實檔案管理制度，將理論基礎轉變為實際工作內容，確保檔案信息化管理系制度的實施。檢察院要著手規范電子檔案和文件的存儲和使用，制定科學化的管理標準和格式。此外，還要對信息化系統采取激勵性管控，推動檔案管理工作的系統化、科學化、高效化進行[1]。

檢察院的信息化檔案管理的具體實施步驟需要根據相關的標準體系成立一網絡信息系統，通過計算機網絡平臺將上級檢查部門和各基層檢察院的檔案數據相連，還要與政府的政務平臺實現信息對接，真正意義上完成相關單位的互通交流，確保上級領導對下屬部門的監管審查，有效采集檔案信息，由上至下的構建檔案互通體系，實現信息資源快速便捷的共享利用。

（三）安全保障

檢察院的檔案信息化建設中，安全問題不容忽視，是當前檔案管理工作中的重中之重。主要的安全問題有以下幾個方面：第一，意識上的疏漏。一些檔案管理人員的安全意識較弱，保密意識匱乏，在調取檔案的過程沒有經過嚴格的審查，給檔案的安全帶來巨大的隱患。第二，技術上的問題。隨著當前網絡的飛速發展，各領域都進入了信息化時代，但隨之而來的是各種電腦病毒嚴重威脅了電子信息的安全，由于病毒種類繁多且復雜，危害性極大，加之存在不法分子的惡意攻擊，檔案系統很容易出現癱瘓或信息泄露的情況，增加了信息化管理工作的難度。第三，設備故障。若在檔案管理中，計算機硬件故障及軟件問題都可能導致系統安全問題的發生，此外，工作人員在檔案管理中操作不當也有可能造成數據的損失，甚至泄露。總而言之，以上種種問題都可能對檔案信息的安全構成威脅，造成不必要的損失。

為了確保檢察院檔案信息化建設的安全高效，管理人員要全方位分析各種危險因素，有針對性的制定防護措施，將風險降到最低。計算機的軟硬件設備需要安排維護人員定期進行檢查維修，一旦發現故障要及時采取應對措施。除了對網絡方面的控制，在檔案的使用上也要加大監管力度。比如可以對保密性高的檔案數據完善密級管理制度，調取檔案需要層層審批，實名身份授權認證后方可使用。對特殊檔案設定權限，只有符合要求的用戶才可調取，設置檔案的限制級別，接觸使用中的安全隱患。除此之外，要設定專業的管理人員定期進行檔案培訓教育，其中包括管理方法、使用流程和安全保障措施，專人專管，科學有效的避免疏漏問題的出現。

二、檢察院檔案建設的重點

傳統的檔案管理體制已經無法滿足當前信息化時代的要求，信息化管理系統將創新以往的管理模式，使檔案數據向著現代化、數字化、網絡化方向發展，根據檢察院檔案信息的特點，推動檔案信息化建設進程中需要靠以下幾個重點工作來落實：

（一）文書和訴訟檔案的建設管理

在管理工作中要首先了解檢察院檔案的性質，檢察院檔案分為財務檔案、實物檔案、文書檔案、聲像檔案、設備檔案、訴訟檔案、基建檔案等等，其中最重要也是最專業化的要屬訴訟檔案。信息化管理系統中既要滿足檢察院文書檔案一文一件的管理要求，又要具備對訴訟檔案的案件管理功能。

（二）案件報結方式的革新發展

目前，大部分檢察院在訴訟文案的管理上都是先報結，再歸入檔案管理，也就是說案件辦理是主要的工作內容，在結案完畢后的半年或者一年在進行檔案存儲。雖然這種工作形式給了檔案裝訂整理充足的時間，但有些工作人員只重視結案，忽視了歸檔的總要性，使很多案件遲遲得不到管理歸納，逾期現象時有發生，很容易造成材料丟失、結案不完全的現象，給檔案管理工作帶來了難題。

所以，在檔案的信息化管理中要創新管理方式，研究利用信息接口功能，為訴訟案卷的及時歸檔提供規范化保障。在實際工作中，要把訴訟案件歸檔問題放在重要的位置上，工作人員要在結案的同時整理歸納相關材料，提高管理工作的效率。

（三）檔案檢索系統的構建

檢察院檔案系統要實現信息資源的共享，將其作為管理工作的基本要點，在管理工作中具有重要的意義。以往的檔案使用流程是通過閱覽室紙質材料的保存、借閱和復制，限制了共享資源的發展。而檔案的信息化系統可以通過先進科學的技術實現資源的傳遞，打破了常規的限制，實現了檔案服務的革新。

為了更好的服務于檔案工作，檔案管理系統中要建立方便快捷的檢索平臺，為檔案管理節省了大量時間，檢索功能可以及時在各種數據龐大的檔案中找到所需文件，增加了管理工作的時效性，實現一體化操作流程。此外，這種檢索模式還可以跨空間共享資源，上級檢查單位和基層檢查部門都可以通過強大的數據網絡進行互通交流，為檔案的多元化利用提供了可能[2]。

（四）庭審檔案的信息化管理

隨著庭審錄入設備的數字化發展，要求對于現場實況進行記錄，還要確保音像信息的真實可靠，因此多媒體檔案應運而生。當時多媒體庭審檔案的儲存利用對檔案管理工作提出了更高的要求，這種檔案的管理既要能對庭審的內容進行音畫播放，又要具備及時查詢使用的功能，信息化管理系統就能實現這一目標，通過其檢索功能可以及時調取相關信息，而且具有保存聲像檔案的能力，給檢察院庭審工作帶來了便利。

結論

總而言之，檢察院的信息化檔案管理還尚未成熟，想要達到新時期的網絡信息化高度還需要一定的時間，基于此，各級檢查部門要積極引用先進技術，完善檔案信息化管理體制，實現經濟效益的最大化，讓檔案管理工作更好的服務于人民群眾。

參考文獻

[1]王寧寧.基于JSP的數字化檔案管理系統的設計與開發[J].民營科技，2014（12）：43.

[2]邱黎晶.基層檢察院檔案管理工作健康發展的對策建議[J].理論導報，2012（10）：45.

（作者單位：淮安市清江浦區人民檢察院）