數字化時代背景下的檔案公共服務能力研究

當前數字環境日益普及，我們正處在一個“數據大爆炸”的時代，在網絡化進程中，人們從事社會活動信息化程度不斷加強，檔案資源里的電子檔案逐漸取代紙張檔案成為一種新型傳遞載體，隨著檔案用戶意識形態轉變及社會需求的多樣化，檔案服務工作由傳統的手工管理不斷演進成以信息化系統為基礎的數字操作。這對傳統的檔案公共服務與管理提出了新的要求。

一、檔案公共服務理論

公共服務是公共產品的一種存在，檔案公共服務旨在為社會對象提供內容基本、范圍普遍、非盈利性的檔案服務。加快社會信息化建設，改進公共服務方式是當前檔案公共服務的重要領域。檔案館作為檔案主管部門，要堅持“以人為本、利用者至上”的服務理念，堅持為大局著想，為公眾服務，強化檔案信息開發，提高檔案館藏的共享能力，進而提高檔案信息資源的利用率。同時，檔案事業如果想持久發展，最重要的就是提高檔案服務的公共性和社會性，通過檔案資源的開放與利用來促進檔案工作方式的變革，改善檔案公共服務能力，提高檔案服務水平，從而更好的服務公眾。

二、數字化背景下檔案公共服務能力分析

1.檔案數字化為檔案管理提供便利

館藏檔案在數字化之后將產生大量的數據，對這些數據的鑒定被前置在形成電子文件之前，通過這種有效的前端控制來降低可能出現的差錯和失誤，在電子文件形成之時就保證其信息的可靠性。檔案數字化之后建立起的全稱數據記錄制度，通過原始記錄來保證電子文件狀態變化中的真實性，用這種全過程監控思維可以保證檔案的收集、檔案的整理、檔案的立卷歸檔、檔案的存儲整個過程有效運行。

2.檔案數字化改變了檔案公共服務方式

隨著數字環境下信息技術的發展，用戶獲取信息內容的渠道與方式呈現出廣泛化及多變性的特點，檔案的管理和利用將傳統封閉或者半封閉式的靜態服務轉變成主動式、開放式的動態服務。通過建立檔案信息數據庫，將檔案公共服務窗口之間、地區之間以及整個社會之間的聯系起來，進而建立起跨檔案部門、檔案行業甚至是跨地區的共享網絡，實現公開性、社會性的檔案信息資源共享。

三、數字化時代背景下檔案公共服務實施的方法

1.最大限度地依靠內部優勢、利用外部機會，這是一種最理想的局面，是一種增長性的戰略，從而實現可持續發展。

（1）圍繞服務進行傳統檔案的數字化

伴隨著生產力的提高與信息手段的創新及信息的相互交互，當前檔案資源總量日益增多，檔案載體、檔案呈現形式各不相同，以往工作的服務內容將不能滿足人們日益增長的檔案需求，利用計算機技術將原有的紙質檔案掃描數字化，建立檔案目錄數據庫及全文數據庫，采用磁盤等多樣化數字存儲設備進行存儲，借助互聯網的交互實現數字信息的傳播與利用。傳統檔案的信息化較之以往，就是通過載體、形式等方式轉變，提高了檔案信息資源的利用效率，擴大了信息傳播的共享范圍。

（2）注重社會意識，發揮檔案的社會文化價值

數字化時代背景下，檔案逐漸進入社會的各個方面，越來越多的人注意到檔案的重要性。但實際上大部分用戶并不熟悉檔案館和館藏設置，特別是一些新穎的服務項目。面臨這些情況，檔案館等相關檔案公共服務部門應該加大對自身檔案的宣傳利用工作，開設電話及網絡咨詢服務，為檔案用戶細心地解答困惑，認真為利用者指導查詢流程。同時在檔案利用上滿足檔案用戶的社會文化需求，定期舉辦檔案精品展覽，出版內容豐富的檔案文獻匯編材料，通過檔案網站、檔案刊物進行公開發表，提高檔案在群眾中的普及率，實現檔案資源的社會文化價值。

（3）積極開展政務公開，促進檔案利用。

近年來，我國政府等相關部門在政務公開等問題上已經取得一定的成果。隨著政務公開工作的不斷深入，公民對檔案信息的需求程度與服務要求也日益增長，通過互聯網平臺，選擇既可開放又有可讀價值的檔案內容公開，如與人們生活息息相關的民生檔案等方面的信息、具有教育意義的當地人文歷史故事，不受時間、空間的限制滿足查檔用戶不同的需求。

2.依靠內部優勢、規避外部威脅，檔案館及其他檔案公共服務部門需要利用自己的優勢，采用多元化的戰略。

（1）積極培育優秀人才，完善人才教育機制。

首先需要引導優秀檔案工作人員，鼓勵檔案人員利用各種形式學習政治、經濟、文化方面的知識，提高創新能力和實踐能力；其次應建立與完善激勵機制，鼓勵與資助優秀人才科研、交流、進修等，推行多元化獎懲制度，建立適應本單位實際情況的獎懲制度，營造良好的檔案人才合理競爭氛圍；再次應組織員工共享團隊文化，培養檔案工作人員良好的職業道德和團隊榮譽感，在思想上培養工作人員良好的價值觀，形成組織上的凝聚力，實現員工的自我激勵。

（2）完善檔案法制建設，為數字化檔案公共服務創造法制保障。

首先，從全局的角度對檔案服務的相關法律制度進行全面性的規范監督，完善檔案法律法規體系，改善檔案公共服務的法制環境；其次需及時建立內容全面、結構嚴謹的檔案信息安全法律體系，細化電子文件的歸檔、新型多媒體檔案載體保護的規定，完善檔案資源密集保障制度，檔案基礎設施建設與信息保護系統方面法律保護體系；再次，檔案館應營造安全可靠的服務環境，保障檔案工作開展的有序進行；最后，普及公眾的檔案信息安全知識，從檔案法制著手，傳播檔案安全保障法規體系，強化其檔案信息安全保障意識，希望公眾學會用法律武器維護自身的合法權益。

（3）建設檔案安全體系，推動檔案事業發展

首先，要增強檔案工作及利用者的檔案安全意識，提升數字信息安全的管理素養；其次要確保檔案信息的物理環境安全，使光磁等存儲載體設備遠離靜電、磁場等干擾，保持儲存空間適宜的濕度及溫度，并做好檔案信息的備份及異地存放工作；再次，完善檔案保護系統的硬件設置和軟件環境，采取新型防火墻技術、加密技術來抵御非法用戶入侵帶來的威脅；最后，檔案資料大多屬于單一保存資料，被破壞后還原難度較大，所以檔案資料應該以安全保障預防為主，對檔案數據庫設立全面的危險因素防控機制與設備，完善檔案利用服務工作的具體環節，從最大程度上預防檔案破壞行為事件的產生。

（作者單位：江蘇省如皋市檔案局）