數字化對城建檔案管理的意義及措施研究

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數據，對解決遺留問題起了很大的作用。而在城市建設中的檔案資料里也詳細的記錄了各個項目的發展情況，城市建設檔案管理作為一項基礎性工作，對檔案的數字化管理建設有重要的指導作用。本文旨在探討分析城市建設檔案數字化管理的重要性，對城市建設檔案數字化建設中存在的問題以及如何完善城市建設檔案管理數字化建設提出有效性策略。

關鍵詞：城市建設；檔案管理；數字化；措施研究

1 引言

隨著經濟的不斷增長和市場發展，社會競爭壓力加大。資源檔案數字化管理是我國城市建設可持續發展的重要依據和保障。由于城市建設是我國國民經濟建設的重要支撐，關系著國民民生保障的方方面面，所以必須重視和利用起來。面對目前的形勢，城市建設檔案管理信息部門必須繼續向前推行，能促使城市建設充分利用城市建設進行挖掘和創造，合理保障人民群眾的利益，構建一個健康穩定的社會環境。

2 數字化對城建檔案管理的意義

城市建設檔案管理數字化建設在社會發展中起著不可或缺的作用，它對社會市場的發展有著重要意義。數字化、無紙化管理都為現代化的企業發展提供了新思路，在數字化發展中實現了檔案信息與用戶的無距離交流，實現了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現具體體現在兩方面：

2.1檔案管理工作更加便捷

現代數字化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足數字化時代的要求。紙質檔案會隨著時間的發展變得難以保存甚至難以辨認筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失且更易查閱。

2.2查找檔案更加容易

傳統紙質檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理數字化之后，可以輕易的從大量復雜的文件中找到所需資料，極大地節省了時間，提高了城市建設工作效率，實現了檔案信息遠程化傳播，也促進了城市建設的有效健康發展。

2.3檔案更加透明化

檔案在進行了管理數字化后更加透明，城市建設的各界人士都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使群眾參與到城市建設的發展中，同時城市建設也接受到了群眾的監督，調動了群眾參與建設的積極性和主動性。

3 城建檔案管理數字化存在的問題

3.1傳統的管理方法落后

現代數字化正在向數字智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足數字化時代的要求，而更多發展起來的則是電子檔案，城市建設檔案數字化管理體系逐步得到補充和完善。紙質檔案存在著檔案管理電子信息系統的不完善、管理設備落后、檔案利用率低等問題，給政府帶來了一定的麻煩，主要體現在不完善的檔案管理電子信息系統和系統設備落后兩個方面。

一方面是檔案管理電子信息系統的不完善。目前有一些城市建設檔案管理部門在信息開發時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數據的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統的分析城市建設數字化管理未來的趨勢，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，城市建設檔案管理部門的電子化設備還比較落后，沒有及時更新發展觀念和方法，導致信息數據都比較陳舊，城市建設檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息，傳統的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

3.2對城市建設檔案管理數字化建設不夠重視

隨著社會經濟和科學技術的快速發展，城市建設檔案管理中的數字化研究也越來越深入，不斷形成了新的發展趨勢。但是城市建設部門對檔案管理數字化采取忽視的態度，沒有足夠認識到數字化管理的重要性。并且我國對城市建設檔案數字化管理的經驗不足，建設程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

3.3軟硬件系統設施不完善

目前有些城市建設缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業績上而忽略了軟硬件設備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設備就無法滿足城市建設中大量的檔案信息管理需求。

4 強化城建檔案數字化建設的相關措施

4.1適應社會發展需求，遵循社會發展規律

城市建設部門的發展應當符合城市建設檔案管理中數字化建設的標準，不應過高更不應過低，控制好發展的“警戒線”也是檔案數字化管理的重要手段。相關部門應該時刻把握市場的走向，多方面考慮未來城市建設檔案的規劃，使數字化管理體制與社會管理標準接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權益，使相關部門健康有序的開展動態管理工作。

4.2改變傳統的信息管理觀念

目前相關部門采取的城市建設檔案管理數字化制度都存在一定的缺陷，起因就是相關部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉變檔案管理人員的傳統觀念，著重發展數字化建設管理，采取相關數字化措施對檔案進行系統化的歸納和總結。

4.3創新城市建設檔案數字化管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑

城市建設檔案數字化管理可推進相關部門的工作創新，增強基層組織工作活力。城市建設檔案數字化管理是我國城市建設可持續發展的重要性依據和保障，主要責任是對新時期城市建設檔案進行組織和管理工作，也是相關部門對黨建發展，人才隊伍建設培養的重要活動載體。新時期的檔案數字化可以圍繞人才隊伍建設培養，不斷創新城市建設的管理機制，開展形式多樣、內容豐富的人員活動，加強檔案信息的專業性和先進性。

4.4加強硬件建設，為檔案數字化提供硬件支持

城市建設檔案管理工作中，要求單位積極引進先進的現代化設備為檔案數字化提供硬件支持，通過對計算機、互聯網等現代設備的投資，積極將傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案。采購的硬件設備必須安全和穩定，使檔案內容不易丟失，可以抵抗外界風險防止黑客攻擊。

5 結語

現代數字技術的快速發展要求城市建設在檔案管理工作上做出改變，同時建設管理的數字化要求我們必須具有新時代的管理經驗，以現代化的措施使城市建設更好的向前發展。目前加強城建檔案的數字化管理建設是目前管理檔案的必然趨勢，只有這樣人民群眾的利益才能得到相應的保障，城建檔案管理部門才能更好的為人民群眾和社會服務，構建和諧穩定的社會環境。

參考文獻

[1]阮青青.探析數字化時代下城市建設檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（4）.

（作者單位：珠海市城建檔案館）