采購、庫管與財務的相互關系

辛禹航 楊小琳 趙金禮

談及公司企業的采購，我們第一聯想到的就是供應商，而能提供這些物品等資源的即為市場，那么為了從所謂的市場上獲取這些物品等資源，需要通過采購的方式，這也是人們基本生活中的買賣行為。

成本會計即財務部門所下屬崗位之一。

成本會計是指為了求得產品的總成本和單位成本而核算全部生產費用的會計。公司財務部擁有成本會計這一崗位的，規模必然不小。成本項目中直接消耗主要原材料是一項重要內容，而原材料為物流庫房管理部門所管理，所以成本會計和物流方面有著密切關系。

庫房管理專員即物流部門所下屬的崗位之一。

談及庫管我們第一聯想到的就是琳瑯滿目且整齊劃一的庫房重地，小到辦公用品大到公司生產的成品半成品。庫管員是針對這些物品從開始的驗收登記造冊到上架妥善管理到最后的接單取貨出庫，這一套完整、科學的流程是所有物流庫管的基本方式。

那集采的采購與物流的庫管又有什么關系呢？

采購是個商流的過程，亦是一個物流的過程。之前所提到的采購采買物品等資源必然要通過市場，如果買賣雙方經過溝通，意愿一致開展合作，那物品資源將經過供應商轉給采購方，那么物品等資源經買賣交易轉給采購方，這就是一個商流的過程，而供應商得到金錢收到訂單轉給物流部門，庫管經過核實、取貨、加工、包裝、登記、出貨和運輸來實現物品資源的空間轉移，這就是一個物流的過程。一次完成的交易是采購，商流，物流的統一，也可以理解為采購與庫管一次不謀面的精誠合作。

采購下單是集采最為基本的工作內容之一，庫房盤點及時發現貨物實況是物流最為普通的工作內容之一。采購的采購量不只是來自于外部訂單，往往還要參照庫存情況，要建立最高、最低和零號儲備，并根據庫存情況和采購批量、運輸和周期，得以確定采購量，物流的庫房管理人員要對采買的物品進行數量和質量等參數的認證，兩個部門兩個崗位之間也是相輔相成并且相互制約共同保障公司的正常運營。

那財務部門又與物流和采購有什么關系？

財務要與采購一起，查證物品資源的庫存情況和定制計劃并財務一起，提出對庫存量要求；物流要和財務一起，提出對物品等資源采購的價格、質量，周期時間等要求。

成本會計的基礎就是庫房管理員，每月每天入庫量與出庫量，按照各自單位公司制度要求進行關于材料的收發以及材料核算。這就是成本基礎數據的核算與傳遞。財務部門針對物流的庫房方面要求賬實相符，這就要求庫房管理員不僅對庫房內物品等資源妥善管理，更要求物品等資源與實物帳一一對應，做到實物帳數量等于實際物品資源數量，而實物帳數額等于財務財面數額。再說關于原料方面，庫房管理員所做出的原材料明細賬與財務所做的原材料總賬要相互對應，當庫房管理員每月或者定時盤庫時候，是盤盈還是盤虧，財務要做出及時的賬務處理。根據原材料明細賬以及其他數據，庫房管理員要做出原材料進出報表，核算并初步預算價格，以便財務核算出原材料實際價格與計劃價差異。

舉這樣一個例子，有一名采購，他的工作內容有一大項是他思考良久但是都不知所以的問題。集采部門所買的所有物品等資源進入庫房入庫時會給予他入庫單，相對應的這些物品資源的發票，供應商也會按時給他，所以他需要定時按照入庫單的金額與發票相對應并核實，這項不但繁瑣還需要耐心仔細的工作內容，他不知道這是否是他的分內之事，還是應當由財務部門來完成。他認為，物流部門的庫房管理人員應當在物品資源入庫時把開具的入庫單直接交于財務部門，而集采部門的采購人員應當在拿到供應商所開具的發票時也要及時的交于財務部門，關于金額以及物品數量等工作應當由財務部門所一一對照并核實，而不是由他自己個來完成。

當然他所提出的問題也是很多采購所面臨或者是正在困擾的問題，那我們不妨仔細推敲一番，就問題中的的發票和入庫單，首先供應商和庫房管理人員是肯定要交于采購相關人員，然后采購相關人員進行發票的初步驗證，公司抬頭稅號是否正確，對方的抬頭和稅號和加蓋公章是否一致，入庫單數量、名稱、金額是否與實際物品資源對應，確認無誤后方可交于財務部門。采購部的職責在于提交準確的外來憑證，也就是發票，同時證明發票金額的合理性，而發票金額來自入庫單，入庫單來自采購訂單。所以大部分問題由采購部來解決會比財務部解決更清晰更快捷。所以，問題也就迎刃而解。

從這個問題也說明了一項完成的采購流程，采購，庫房管理員與財務的相互關系。環環相扣且相互制約又相輔相成，這也是最健康最合理最科學的管理運營模式。

作者簡介：辛禹航，漢族，陜西西安人，研究方向：經濟；趙金禮，高級工程師，研究方向：活性蛋白與多肽，為本文通訊作者。