事業單位檔案管理信息化建設問題分析

彭金城

摘 要：現階段，事業單位積極開展檔案信息化建設工作，明確了該項工作的重要意義，但是在實際應用過程中還存在著一定的不足，需要對其進行良好改進和優化。本文主要是從事業單位檔案管理信息化工作的重要意義入手，針對事業單位檔案信息化建設工作進行之中存在著的問題和不足進行細致分析，并提出了一些提升事業單位檔案管理信息化建設水平的良好方式。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；建設；方式

1 前言

信息化時代的到來，為各行各業開展工作提供了高效率的管理方式，為了提升經濟效益，眾多企業和單位都在朝著信息化的方向發展，事業單位檔案管理工作同樣如此。事業單位積極開展檔案信息化建設工作，針對管理工作進行當中的各項事業進行全面有效的控制和管理，為提升檔案管理水平提供良好的前提條件。

2 事業單位檔案管理信息化工作的重要意義

2.1 檔案信息化建設的特點

檔案信息化，主要是指在信息技術和網絡技術的作用下，合理化管理各方面檔案信息，為全社會提供更為優質的服務。檔案信息化建設工作，具有較多方面的特點，主要體現在了這幾個方面：第一，便于檔案資料的永久性保存。檔案信息化建設，能夠通過檔案備份，將檔案信息和資料全面儲存在電子磁盤之中，節約檔案存儲空間，同時永久保存信息資料。第二，便于單位開展檔案信息管理工作。檔案信息化建設工作開展過程之中，管理員想要尋找到相關信息和資料，只要在資料庫系統之中查找關鍵字詞，就能迅速查到信息，簡便了工作程序，提升檔案管理工作效率。第三，提升和優化了檔案管理的職能。檔案信息化管理工作增加了管理職能，比如說能夠針對信息資源進行更為全面的采集和管理，增強存儲效果，提供更多的服務方式[1]。

2.2 事業單位開展案信息化建設工作的意義

傳統形式的檔案管理工作進行之中存在著較多方面的不足，工作量較大，且工作復雜性高，這影響到了信息的保管和利用工作。積極開展檔案信息化建設工作，首先能夠便于事業單位解決信息無法長期在紙張上保留的問題，只需要一個電子檔案，就能夠建構起龐大數據庫，不僅延長了檔案的使用期限，同時還提升了檔案的保存效果。其次，電子檔案在實際應用的過程中，能夠有效開展相應的保存、查找和修改工作，查閱和檢索以及整理等一系列的程序處理工作較為容易，程序簡潔，工作人員也容易上手。最后，檔案信息化建設管理工作進行當中，能夠實現良好的信息資源共享，滿足社會工作對于檔案信息資源的需求，為事業單位積極開展相應的信息管理工作，提供良好的技術基礎[2]。

3 事業單位檔案信息化建設工作進行之中存在著的問題和不足

3.1 檔案信息化建設體系還不夠完善

檔案信息化建設體系在檔案管理工作進行中發揮著重要作用，當前事業單位所采用的檔案信息化建設體系運行之中還存在著一些不夠規范的問題，主要是體現在了對于電子文檔監督力度不夠大，缺乏必要的法律法規制度作為支撐，同時在安全體系的應用方面也不夠十分的可靠，這些問題的存在，都對檔案管理工作的順利開展造成了不便。

3.2 檔案信息化建設平臺更新速度較慢，使用效率不高

當前事業單位建設檔案信息化工作，雖然已經有了較為完整的職工檔案信息管理系統作為支撐，但是在實際的工作進行之中重視程度還達不到平臺建設的要求，因而很多單位內部的檔案管理信息化平臺模塊在設置方面更新較慢，一些新入職的員工信息沒有得到及時的錄入和更新，這就對人才優化配置和管理工作造成一定的不便。并且還需要注意到的是，檔案信息化平臺建設在使用效率方面還不夠高，無法充分發揮信息化平臺的作用。

3.3 工作人員的職業能力不強

檔案信息化建設管理工作的實施進度受到工作人員職業能力的影響。現階段很多事業單位已經開始積極應用信息化技術，但是在實際的檔案信息化建設管理工作進行當中，工作人員自身的專業能力無法滿足工作需求，并且業務經驗不夠豐富，無法應對檔案信息管理工作中的一些問題[3]。

4 提升事業單位檔案管理信息化建設水平的良好方式

4.1 優化檔案信息化管理體系，完善信息化管理制度

不斷優化事業單位檔案信息化建設管理體系，針對內部運用的相關管理制度進行不斷的健全和完善，尤其是需要從各個事業單位的實際情況出發，結合先進管理經驗，為開展檔案信息化管理工作提供良好的制度保障。首先，強化對電子文檔的監督力度，事業單位要從檔案信息化建設平臺出發，針對電子文檔的應用權限、管理規范以及借閱細則進行全方位的細化和規定，為各個工作人員和借閱人員提供良好的行為規范指導。其次，事業單位要設立自身關于檔案信息化建設的管理制度，全面涵蓋檔案管理工作過程中出現的各方面問題，保障信息化管理工作的有序、有效開展[4]。

4.2 提升檔案管理信息化建設平臺的維護和更新工作

定期做好檔案管理信息化建設平臺的更新工作，切實提升平臺的應用效率。事業單位需要每周針對檔案室進行全方位的維護工作，主要是面向服務器、磁盤陣列、計算機、掃描儀等方面的檔案信息化設備進行充分檢查，同時還要監管檔案信息網站、檔案數字化掃描管理系統、電子檔案網絡系統等方面，按時開展病毒檢測和查殺工作，保證單位內部應用的檔案管理信息化建設平臺的各項設備和網絡系統都能夠維持安全、可靠、穩定的運行狀態[5]。

4.3 切實開展檔案管理信息化人員的專業培訓工作

有效提升檔案管理人員的專業技術能力和職業素養，將能夠為有效開展檔案管理信息化建設工作創設良好的前提條件。首先，事業單位可以積極引進一些專業技術人才，讓這些人才有效帶動單位內部各個檔案管理人員的整體素質提升。其次，事業單位需要積極開展人員培訓工作，針對檔案管理信息化方面的建設、應用以及具體操作內容進行全方位的培訓，切實增強檔案管理人員的職業能力。最后，還需要加強實踐演練，讓檔案管理人員能夠在日常的管理工作進行之中充分鍛煉自身所學各項知識和能力，在實踐之中促成長。

5 結束語

對于當前事業單位檔案管理信息化建設工作過程中出現的一些問題，需要積極采用一些切實有效的方式和策略加以應對，及時有效的優化檔案管理工作模式，促進事業單位檔案信息化建設管理工作水平不斷提升，增強事業單位自身的發展能力。優化檔案信息化管理體系，完善信息化管理制度，提升檔案管理信息化建設平臺的維護和更新工作，以及切實開展檔案管理信息化人員的專業培訓工作，能夠起到良好效果。

參考文獻

[1]朱旭陽. 關于事業單位檔案管理信息化建設存在的問題分析與對策探討[J]. 卷宗， 2016（5）：102-103.

[2]王學利. 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J]. 華章， 2013（2）：127-128.

[3]李繼萍. 事業單位檔案管理信息化建設分析探討[J]. 計算機光盤軟件與應用， 2014（19）：163-164.

[4]史向云. 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J]. 內蒙古師大學報（哲社漢文版）， 2015， 44（5）：166-168.

[5]劉佳. 對分析事業單位檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理信息化建設的思考[J]. 時代報告：學術版， 2012（2）：9-9.