關于石油企業地質資料檔案管理工作的措施分析

劉玉霞

摘 要：在我國經濟發展的過程中，各企業為社會創造的大量的就業機會，可以更好的推動社會的發展。在這些企業中，石油企業的發展與國民經濟和人民生活息息相關，有效的推動石油企業地質資料檔案管理，可以更好地促進石油企業的經營和發展。從目前我國石油企業的發展狀況來看，在經濟全球化的影響下，石油企業在各企業中的競爭力越來越大。在石油企業不斷發展的過程中，地質資料檔案管理工作也發揮出了極大的作用。因此，為了有效的提升石油企業的競爭力，應不斷的加大對石油企業地質資料檔案管理工作的力度，并運用現代化的技術手段來規范企業的發展。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；措施；分析

1 石油地質資料檔案的特點

1.1 載體形式多樣

隨著科學技術的不斷發展和進步，人們認識地下地質情況的方式也在不斷的更新，豐富了石油地質資料檔案管理的形式，紙質檔案管理所使用的種類也更加多樣化，例如，書寫紙、透明紙、曬圖紙、銅版紙、膠版紙、熱敏紙等，并結合膠片、磁帶、磁盤、光盤等聲像技術共同使用。

1.2 原始性強

在石油地質檔案中單井井史類檔案的數量較大，是生產第一線的資料，具有較強的原始性，主要包括鉆井原始、野外測量記錄、電測原始透明圖及在勘探過程中所形成的地震波磁帶、觀測系統，野外儀器組、速度普等。這些原始檔案可以幫助地質操作人員找到新的油層。

2 石油企業地質資料檔案管理模式中存在的問題

2.1 管理手段落后

在傳統的石油企業地質資料檔案管理中，檔案信息的載體多為紙質文件，管理手段落后，在檔案信息量不大的階段，具有一定的應用價值。如今，石油開發項目的工程量均比較大，在此期間會積累大量的檔案，需要大量硬件、軟件設備的支持，如，性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯以及輸出一體化系統。由于管理模式落后，石油企業并沒有意識到檔案管理，對于先進信息技術手段的需求，在這方面沒有投入較多的資金，技術手段落后，制約了檔案管理工作質量和效率的提升。

2.2 管理人員素質有待提高

一直以來，我國石油企業地質資料在檔案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度較低，由于石油企業重組、改制、機構合并造成檔案管理人員流動性大，由于對地質資料檔案管理認識不到位，導致現有地質資料檔案人員大都是非專業人才，并且年齡偏大，各二級單位檔案管理工作的人員多為辦公室機要人員或文秘，從而造成接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，除了信息素質低，這些人員在檔案管理工作前沒有接受過系統的培訓，對地質資料檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，導致檔案管理部門的綜合業務水平較低，阻礙了檔案管理建設進程的推進。

2.3 信息利用率較低

檔案是在企業長期發展過程中，對生產過程及職工管理等方面積累的資料，它的作用不僅僅是記錄歷史，更重要的是發揮信息資產的價值，為企業決策提供參考依據。在石油企業每一個項目開發過程中，都會積累大量的檔案，其中包括施工流程、施工工藝、科學技術及施工設備等資料，這些資料都是施工人員智慧的結晶，對于油田開發技術實踐體系的完善具有積極意義。但由于傳統的檔案管理采用的是紙質檔案，信息化程度較低，無法實現對檔案信息的高效利用，且紙質檔案管理難度較大，容易出現受潮、遭蟲蛀甚至氧化等問題，反而成為企業生產管理中的一大“包袱”。

3 石油地質資料安全管理策略

3.1 完善信息化地質檔案資料的管理制度

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及《涉密地質資料管理細則》規定，結合單位實際，制定科學、嚴謹、周密的信息化資料管理制度，建立信息化地質資料安全管理工作的長效機制，確保用制度規范和約束相關人員的行為。一是要根據法律規定和實際情況，對涉密計算機、非涉密計算機和涉密介質、非涉密介質的規范使用和安全維護制定規章細則。要對涉密和非涉密資料分別從編制、接收、整理、錄入、借閱、拷貝等方面進行詳細的制度說明，確保信息化資料從形成歸檔到查閱利用整個過程都能實現科學有序規范管理。二是單位與資料管理人員和內部職工應分別簽訂安全保密承諾書。使職工充分認識到信息化地質資料安全管理的重要性，并能夠樹立安全防范的大局意識，從而自覺遵守相關保密規章制度，從源頭上降低安全風險，確保單位信息化檔案的管理工作良性發展。

3.2 深入開展全員地質資料檔案管理工作的培訓活動

地質資料檔案管理工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。計算機的應用和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求。因此，企業檔案主管領導首先要考慮必須是具有專業知識的人才來管理地質資料檔案，要適應新形勢，善于提出新方法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新.有所突破，并加強地質資料檔案管理工作的業務培訓，其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟。而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.3 加強計算機的管理和安全使用

（1）對計算機網絡連接進行嚴格限制。對于編制涉密資料的涉密和非涉密計算機盡量選擇固定地點使用，不允許連接互聯網絡。單位內部非涉密計算機在接入局域網絡和互聯網絡時一定要采取嚴格的權限設置和隔離措施。內部涉密計算機一定要設置外部網絡訪問權限，嚴禁連接外部互聯網絡。（2）對計算機本身采取有效的安全防范措施。要安全設置防火墻，恰當封閉端口；要及時修復系統的安全漏洞，確保病毒不會通過系統漏洞而侵入；要將涉密和非涉密計算機全部安裝強力殺毒軟件，并每日更新殺毒數據庫和殺毒功能，定期查殺病毒、木馬和間諜軟件。非涉密計算機開機、登錄可以設置字符較長的口令密碼，涉密計算機要設置字母、數字和字符混合的密碼。按照保密規定，絕密級別的計算機，密碼不能少于12個字符，可以設置一次性密碼或者通過生理特征鑒別；機密級信息計算機，密碼不少于10個字符，周期為七天；秘密級別密碼不少于8個字符，周期為三十天。（3）嚴防電子文檔被修改，及時備份電子資料數據。計算機文件編輯軟件的特點決定，信息化資料文檔的內容可以被修改、復制和粘貼，因而，如果保管不當，信息化資料的真實性和原始性將無法被確定。因此，要對電子資料進行加密保護和設置為只讀模式，防止內容被刪減或篡改。此外，為防止計算機或數據庫等存儲文檔資料的載體損壞，還可以利用硬盤、光盤、一體機等載體對資料文檔進行拷貝備份，并穩妥保管，以備不時之需。（4）要規范使用移動存儲介質。非涉密移動存儲介質需定期查殺病毒，不能插入涉密計算機。涉密移動存儲介質也要定期查殺病毒，不能插入非涉密計算機。

3.4 強化信息化地質資料的借閱流程

信息化資料管理人員要按照信息化資料的涉密級別對資料進行有效管理，并根據具體情況，為借閱者提供相應的資料查閱權限和方式。如對于非涉密資料可以允許通過電子平臺進行搜索、查詢和下載。對于涉密資料，則要控制借閱者權限，借閱者需攜帶有主管領導簽字的書面申請，才可以查閱涉密的地質材料，且需在權限范圍內修改、編輯圖紙或文本，但不允許私自下載到終端用戶和移動存儲介質中。這種統一保管的模式，既方便了查閱者，也從源頭上確保了信息的安全。

4 結語

檔案科室既然存在就有其存在的必要性和重要性，加強企業地質資料檔案管理是十分重要的，提高對檔案管理的重視程度，加強其信息化、網絡化和現代化程度。通過完善的檔案管理方案，來發揮出檔案科室強大的作用，來助力企業的現代化建設，幫助企業成長。對于石油企業來說，更是這樣，通過檔案管理，來加強企業各個部門之間的聯系，幫助企業不斷壯大，提高收益。

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