事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

李志鳳

摘 要：我國事業(yè)單位歷來對檔案管理工作不夠重視，對檔案的收集整理、立卷歸檔等管理程序缺乏制度化，管理不夠規(guī)范，檔案管理的技術手段落后，檔案資料的利用率低。隨著信息科技發(fā)展和各項工作改革的深入，對事業(yè)單位的檔案管理也提出了更高要求。本文從檔案管理創(chuàng)新必要性出發(fā)，分析了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出創(chuàng)新與改革措施，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新與改革

檔案管理對事業(yè)單位的管理工作起到了很大的影響，在信息化和經(jīng)濟全球化的時代，事業(yè)單位想要在激烈的市場競爭中發(fā)展，必須重視檔案管理工作，創(chuàng)新管理理念，建立健全檔案管理制度體系，培養(yǎng)提升檔案管理人才素質，加大對檔案管理經(jīng)費的投入，加強基礎設施建設，使檔案管理創(chuàng)新與改革符合當前信息化時代的要求。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革必要性

隨著科技發(fā)展，檔案管理成為事業(yè)單位各項工作順利開展的基礎。信息化與各領域的融合使傳統(tǒng)檔案管理途徑發(fā)生了變化，人工進行檔案管理已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展要求和社會發(fā)展節(jié)奏。為了適應社會和時代的發(fā)展，需要將檔案管理向現(xiàn)代化轉變和創(chuàng)新，只有實現(xiàn)檔案管理信息化和網(wǎng)絡化，才能實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和最大化利用。電子檔案的建立和利用信息手段對檔案進行管理可提高管理效率，通過網(wǎng)絡即時查詢，使檔案使用不再受地域限制，以實現(xiàn)資源共享最大化。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全，信息技術應用滯后

在事業(yè)單位檔案管理中，完善的制度是十分必要的，但是很多事業(yè)單位的檔案管理制度形同虛設，很多工作人員敷衍了事，不按規(guī)章制度辦事，導致檔案管理工作混亂。同時，隨著科技水平的更新，信息技術的應用沒有和檔案管理有效結合在一起，檔案的更新速度以及管理方式也未實現(xiàn)信息化，與當今網(wǎng)絡化發(fā)展不相適應。

2.2 對檔案管理工作不夠重視，管理程序缺乏制度化、規(guī)范化

各事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度存在差異，許多單位對檔案管理工作的重要性認識不足，未單獨設置專門組織機構，只是將檔案管理放在辦公室管理工作當中，缺乏獨立性，檔案基礎設施硬件配套不到位。檔案資料收集內容不全面，擺放雜亂無章，檔案管理程序缺乏制度化，管理不夠規(guī)范。

2.3 檔案管理人員素質差異大，能力水平不高

檔案管理是一項綜合性較強的專業(yè)工作，要求檔案管理人員具有較全面的工作能力，但在檔案管理的實際工作中，從業(yè)人員隊伍專業(yè)素質不高，理論水平、文化程度等參差不齊，實踐能力相對薄弱，檔案的分類、整理和記錄不嚴格，不能按照統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，對檔案的綜合管理力度不夠。也由于缺乏相應地培訓，使得新技術、新設備不能夠較好地使用，檔案管理模式和信息服務水平與信息化時代的管理要求不適應。

2.4 檔案資料的利用率低，設施較落后

由于對檔案的利用價值認識不夠，各事業(yè)單位對信息化基礎檔案保護和信息資源開發(fā)不足，檔案資料利用率低的問題比較突出。目前仍有許多事業(yè)單位的檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，有些單位檔案室?guī)旆拷ㄔ觳煌晟疲s亂無章、塵土飛揚，設備陳舊不及時更新，基礎設施落后。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度體系

為了保證檔案管理工作的順利實施，要制定符合單位實際情況與檔案管理需要的規(guī)章制度，體現(xiàn)科學性、合理性。檔案管理系統(tǒng)要具有良好的可行性、實用性、簡便性，可以通過操作簡便的檔案管理系統(tǒng)進行更好的規(guī)范和引導。制定科學的檔案管理制度體系，既要約束檔案管理工作者，也要約束機制的主導人員，確保制度體系的公正性和嚴肅性，要結合檔案管理的特點，盡量的實現(xiàn)管理的科學性、靈活性和高效性。

3.2 強化管理層對檔案管理重要性認識

在事業(yè)單位的管理活動中，檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動力，它的作用一般都是潛移默化的，并沒有明顯表現(xiàn)出來，導致很多事業(yè)單位在實際工作中忽略檔案管理的作用。對于檔案管理工作，要從領導做起，強化對檔案管理工作的重視，成立專門的檔案管理部門，配置專業(yè)的檔案管理人才。制定合理的獎懲措施，對在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員要適當?shù)鬲剟睿碳T工的積極性，從而保證檔案管理工作正常高效地運行。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質，優(yōu)化人員結構

事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)性和實用性比較強，檔案的質量是由檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定的，如果沒有足夠的工作經(jīng)驗，將會遇到一些困難，很難滿足檔案收集和管理的要求。檔案管理人員，應具備能夠獨立完成檔案收集管理工作，確保歸檔的完整及時和統(tǒng)一。要適應信息化形勢下的檔案管理工作，必須轉換思維，提高對信息化的接受能力與認識，掌握應用現(xiàn)代信息技術處理檔案業(yè)務的流程、方法和手段。要建立并確保檔案管理團隊的穩(wěn)定，加強人員培訓，優(yōu)化檔案管理與知識結構，不斷提高掌握現(xiàn)代信息技術的綜合管理素質能力，樹立正確的職業(yè)道德與操守，通過培養(yǎng)更多的檔案管理人才以滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，提高管理效率。

3.4 加大資金投入，加強檔案管理基礎設施建設，提高現(xiàn)代化水平

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的開展離不開基礎設施的完善，齊備的基礎設施可以為檔案管理提供保障。在管理經(jīng)費上要加大投入，保證有充足的資金滿足基礎設施建設，積極購買檔案管理設備，提高檔案管理工作效率。在基礎設施的購進方面，要結合單位實際情況和實際需要，對不符合需求的設備要及時更換，提高現(xiàn)代化水平。

3.5 實行檔案項目負責制

事業(yè)單位檔案數(shù)量多，工作規(guī)模大，更適合采取協(xié)作的工作方式來完成。在團隊管理中實行檔案項目負責制，項目檔案任務確定時，組成一個工作小組，分工協(xié)作完成檔案收集、整理、檢查、歸檔、移交等相關工作，使檔案項目形成閉環(huán)管理。當檔案項目出現(xiàn)交叉時，小組之間工作也交叉進行，人員靈活調配，互相支持，優(yōu)先完成重點項目和交付時間緊的項目檔案。

3.6 加強信息化管理，促進檔案信息共享

隨著信息化時代的來臨，信息技術成為各領域的重要支撐力量，將事業(yè)單位的檔案管理與信息化融合是檔案管理創(chuàng)新和改革的必然趨勢。信息化檔案管理可以解決傳統(tǒng)管理中的效率低、分類不完善等問題，提高檔案管理與應用的效率。

構建信息化檔案管理共享平臺，方便內部各部門對于檔案信息的調取，有效提升了檔案管理的工作效率，實現(xiàn)對檔案的有效管理和資源共享，從而使檔案管理信息化發(fā)揮出積極的影響力。

深化信息化平臺的構建和應用，圍繞檔案的錄入、檢索和應用等基本需求來強化管理思路，建立起檔案管理的信息庫，將檔案都能夠以電子版的形式呈現(xiàn)出來，同時可開通云端存儲的功能，將檔案信息上傳云端，使檔案信息能夠得到永久性的保存，以促進信息化檔案管理的全面提升。

實現(xiàn)檔案管理的自動化，減輕管理人員的工作壓力，節(jié)約人力與物力資源，提高檔案管理的質量與效率，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

4 結語

總而言之，如今我國事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新是勢在必行，唯有創(chuàng)新才能適應新形勢的需要，才能促進檔案管理工作的深入發(fā)展，檔案管理信息化，已經(jīng)成為新形勢下發(fā)展的必然趨勢。因此，必須高度重視檔案管理創(chuàng)新與改革工作，在資金和人才方面加強保障，不斷加強硬件設施與管理人員的素質能力建設，促進檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化提高到一個新的水平。

參考文獻

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