檔案整理外包的風險與防范

梁爽

摘 要：企事業單位在檔案管理過程中，為了提升檔案整理的效率和質量，提高數字化檔案管理水平，會選擇把檔案整理工作進行一個外包處理，也就是說把整理工作交托給其他單位進行。這種新的檔案整理方法不僅僅確保了檔案整理的精確度，還能夠有效的發揮其作用，是一種有益的嘗試。但是從某種角度上來看，這種檔案整理外包的方法也是具有一定的風險和不安因素需要我們去考慮的，所以這篇文章的研究是有一定的實際意義的。

關鍵詞：檔案管理；外包風險；防范

引言

所謂的檔案整理外包指的是一部分企事業單位和具有專業能力和資質的整理公司進行合同式合作，把自身的檔案交由該企業管理，從而提升檔案整理的效率和質量。從廣義角度來看，這種新的嘗試可以說是社會進步的體現，社會分工細化的外化。但是目前來看，無論是外包范圍、外包中介還是外包質量上都存在一定的風險。本文就首先對其中存在的風險進行了簡單的分析和表述，而后又在此基礎上分析了該如何去應對和解決這些問題。

1檔案整理外包產生的風險

在檔案整理工作外包之后，企事業單位就無需投入太多的資金成本在這方面，也不需要浪費大量的工作人員在這項工作中，能夠更好的對本單位的檔案進行整理和保管，但是我們也必須要考慮到這其中存在的風險。具體來說，檔案整理外包的風險可以從下面兩個角度進行分析。

1.1 來自單位自身的風險

第一，外包范圍的選擇很多情況下不夠正確。許多事業單位或者是私營企業在經營的過程中都會有許多機密性的文件和檔案需要保存，它們涉及到的東西非常多。一旦丟失或者是泄漏后果不堪設想。假如在確定外包范圍的時候沒能把握好機密程度，把一些重要的檔案歸給其他單位，再加上監督管理工作不力，很容易造成安全風險。第二，外包中介機構的錯誤選擇。企事業單位在決定檔案整理外包的過程中考慮的最多的一點就是外包與自行之間的資金成本差異。也就是說，如果檔案管理機構的報價比企事業單位的自主價低，企事業單位就會選擇外包，價格則是越低越能夠吸引企事業單位的目光。在這種情況下許多管理機構為了爭取到更多的客源和市場份額一味地壓低價格，自然而然的其質量就無法提升。假如說企事業單位在選擇的時候沒能綜合考慮到整體的質量一味追求價格低廉，那么后期的負面影響將會非常的嚴重。

1.2 來自外包中介機構的風險

第一，中介機構專業性不強。對中國的檔案整理外包情況進行分析我們不難發現，它還屬于一種新興產業，發展時間并不長，行業的準入門檻非常低，也沒有一個嚴格的監督管理機制，這就造成了許多中介機構在質量和工作能力上的缺陷。許多中介機構在工作能力上存在大量問題，企事業單位在選擇在服務機構的時候必須要綜合各方面的因素進行考慮爭取找到最佳的方案。第二，外包人員素質良莠不齊。在實際的工作中我們發現，許多檔案中介機構一般都是一些退休的工作人員組成，他們往往具有許多工作經驗，在處理問題時能力也比較強，但是實際負責檔案整理的工作人員卻不是他們，都是一些不具備工作經驗直接培訓上崗的待業人員。在實際工作中一旦遇到稍稍難以解決的問題就會出現問題，或者是一些看似不起眼的疏漏也可能造成最后檔案整理的風險。第三，外包中介機構中途生變。假如外包中介機構在合同履行期間出現了經營不善的問題，那么的檔案整理工作就會中斷，這對于企事業單位而言十分不利。

2 檔案整理外包風險的防范方法

2.1 外包前企事業單位要做好分析與判斷工作

企事業單位必須要首先立足于單位的實際情況和具體發展狀態分析是不是有檔案整理外包的必要性，找到檔案外包工作的最終目標和過程要求，到底是僅僅為了提升檔案的規范化還是整體工作管理質量的提升。一般來說在處理大批量的檔案的時候，都會選擇以公開競標的方式挑選最具有管理實力和管理經驗的單位簽訂合同。考核的過程中需要考慮到的要素主要有競爭檔案整理機構的過往工作質量、近一段時間的業內風評、工作團隊的整體情況以及價格服務對應情況等等。

2.2 科學擇取并確定完善的合同

上文我們提到組織公開競標并且合理的挑選承包單位，在對多各方面的影響因素和具體情況進行了仔細的評估之后，方可從整體層面挑選最佳的檔案整理機構，確保檔案整理機構的工作能力過關、工作人員素質高、服務態度好且價格在可接受的范圍內。在與機構簽訂合同確定合作之后，就需要嚴格的遵照合同中的一系列相關規定和標準明確雙方的責任和義務。企業管理人員需要對合同進行仔細的分析審查，聘請專業律師團隊核查合同是否具有合理性和合法性，對于一些不正確的條目進行調整，最終確定一套合理的科學化的合同制度。

2.3 實行科學的監控與溝通

在實際的工作中筆者發現有一部分的企事業單位管理人員存在某種思想上的誤區，往往會認為只要合同簽訂完畢自己就不必再考慮這方面的問題，這種錯誤的思路會造成檔案整理工作的缺失和風險，實踐證明這種想法是完全錯誤的，是不值得提倡的。因此，即使是合同簽訂完畢以后，企事業單位也需要安排專門的工作人員對檔案整理工作進行檢查和角度，防止外包單位在工作中偷工減料消極怠工。

2.4 要確保檔案管理機構的一致性

企事業單位必須要確保所有的檔案整理工作都交托同一個管理機構，不能毫無根據的隨意更換合作單位，否則在另一個單位接手的時候又可能運用另一種方法，造成檔案管理的混亂。另外，與之前保持了良好合作的單位繼續合作，能夠確保檔案整理的質量，防止出現一些雙方的沖突和矛盾，進而造成不必要的損失。

3 結語

綜上所述，在企事業單位的發展過程中，檔案整理工作的重要性不言而喻，它直接關系到了企事業單位的發展狀態和經營穩定性。所以在選擇外包的時候一定要考慮到可能存在的風險和問題，從多方面進行充分的考慮，找到最佳的合作單位，杜絕其中存在的不安因素。

參考文獻

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