人事檔案安全風險管理點滴談

摘 要：人事檔案工作涉及很多內(nèi)容，包括形成檔案、管理檔案、利用檔案以及保護檔案。而整個過程當中，都可能存在各種安全風險。所以，要結(jié)合人事檔案實體的多少、大小以及類型，創(chuàng)建合理的人事檔案安全管理體制，人事檔案部門要真正的落實到風險管理當中，使該體制更具有操作性，擴大應用范圍，從而更好的防范人事檔案安全風險，提高人事檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：人事檔案；安全風險管理；因素

1 引言

目前，中國社會進步很快，人事檔案事業(yè)也得到了飛速的發(fā)展，雖然人事檔案事業(yè)的建設(shè)取得了長足的進步，滿足了人們的各種需求，但是也存在著相應的安全風險。對于人事檔案從業(yè)人員來說，首先要做的就是正確辨別哪些因素會危及人事檔案安全，并且采取針對性的手段，消除這些因素。從理論以及實踐的角度探索人事檔案安全風險管理體制，可以有效地防范安全風險，推動該項工作的正常運轉(zhuǎn)。

2 人事檔案內(nèi)控方面的安全因素

2.1 自然方面的原因

有很多自然方面的原因會危及到人事檔案安全，包括某些自然災害，比如地震以及臺風等，這是人事檔案管理所處的客觀環(huán)境，很難通過人力來控制，但會嚴重的危及到人事檔案安全。中國每一年都會發(fā)生自然災害，其中有泥石流、臺風以及洪澇等，甚至是地震災害，這給人民群眾的生命財產(chǎn)安全造成了不利影響。一旦發(fā)生災害，就會牽連到很多人事檔案室，如果檔案室受到災害侵襲，不但會造成經(jīng)濟損失，還會損害到人事檔案，使人事檔案的安全性難以保證，同時，后續(xù)的搶救修復也存在難題。自然因素給人事檔案安全所造成的負面影響是巨大的，而且很難消除。

2.2 人事檔案從業(yè)人員帶來的影響

直接經(jīng)手人事檔案的就是相關(guān)的檔案管理者，他們也會影響到人事檔案的安全性。而人事檔案從業(yè)人員的保密理念、安全理念以及整體素養(yǎng)會對人事檔案安全產(chǎn)生關(guān)鍵性的作用，只有具有較高的安全理念，人們才可以在生產(chǎn)生活當中注意安全性，并且實施安全行為。由于個體的素質(zhì)以及實踐經(jīng)驗并不統(tǒng)一，因此他們對于安全存在不同的認識，所具有的安全理念也不一樣。檔案從業(yè)人員具有何種程度的安全理念，會給檔案安全造成直接的影響。檔案人員的安全理念很高，在具體工作時，就會潛意識的改變那些不穩(wěn)定因素以及環(huán)境，反過來，如果缺乏足夠的安全理念，就難以充分認識到檔案活動當中的安全隱患，一旦遇到緊急情況，就會無從下手，檔案從業(yè)人員必須要具有安全管理的思想，并且經(jīng)過統(tǒng)一的安全培訓，這樣才能保證檔案的安全性。

3 如何健全人事檔案安全風險管理

3.1 健全人事檔案風險因素

為了識別人事檔案信息資源所隱藏的風險，必須緊緊把握該信息資源的內(nèi)容以及形成過程，把兩個層面的因素一一對應，全面的衡量各個因素風險的關(guān)聯(lián)程度。第一，相關(guān)信息資源形成時的風險。形成人事檔案信息資源需要借助于以往的工作模式，比如收集、整理、鑒別、管理、檢索、應用，同時，還涉及到開發(fā)新的信息產(chǎn)品，檔案信息資源包括傳統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)兩種類型，為了開發(fā)傳統(tǒng)檔案信息資源，需要進行編纂以及加工，而在開發(fā)后者時，則需要建立檔案網(wǎng)站、創(chuàng)建檔案專題數(shù)據(jù)庫、推動傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化以及開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檢索等，上述環(huán)節(jié)都存在風險。例如，檔案收集的不完全，檔案質(zhì)量不過關(guān)等，在整理時，出現(xiàn)各種卷宗的雜亂無章，鑒別時存在一定的失誤，除此之外，還包括保管不完善、開發(fā)沒有保證信息安全等，這都屬于形成環(huán)節(jié)的風險。第二，人事檔案信息資源在內(nèi)容組成方面的風險。該信息資源建立在檔案信息的基礎(chǔ)之上，同時，還會涉及到機構(gòu)、資金、軟硬件設(shè)備、庫房、人員以及管理機制等機構(gòu)內(nèi)部所有的資源系統(tǒng)，包括人、財、物等。

3.2 健全人事檔案風險管理體制

3.2.1 要健全檔案風險意識體制

意識可以指導行動，在工作當中，完善的意識可以起到至關(guān)重要的作用。風險意識可以盡早的預測到風險，從而進行防范，使風險管理更加的及時、準確以及超前。人事檔案具有自身的特點，其所存在的風險和金融或者投資等風險并不一樣，從人事檔案的角度來說，所有的風險都會導致難以挽回的損失，這種風險是不可補救的，所以，人事檔案從業(yè)人員要謹慎的對待工作，必須全面提高風險意識，這樣才能更好的防范各種風險，從而最大程度的降低風險損失。通過剖析人事檔案風險管理體制的相關(guān)要素可知，在形成人事檔案信息資源時，整個過程都應當具有人事檔案風險意識，并且和該信息資源的內(nèi)容組成密切相關(guān)，除此之外，對外部的各種因素所導致的風險，也可以很好的應對。

3.2.2 要從整體上推進管理與技術(shù)

從人事檔案風險管理的角度來說，一般會有重視技術(shù)，忽視管理的情形，這是因為：第一，人事檔案風險管理主要是為了提高人事檔案的安全性，和人事檔案保護的相關(guān)研究密切相關(guān)，但是在很長一段時期內(nèi)，有關(guān)人事檔案保護的探討，更加側(cè)重于開發(fā)技術(shù)成果，而忽視了管理。人事檔案風險管理也延續(xù)了這個習慣，將重點放在了技術(shù)探究方面。第二，隨著電子文件的出現(xiàn)，人事檔案風險管理的理念以及應用越來越具有優(yōu)勢，電子文件和很多先進技術(shù)關(guān)系密切，包括通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，因此風險管理會加大技術(shù)方面的投入。但是，除了技術(shù)問題，風險管理還包括非技術(shù)問題，比如法制建設(shè)、教育機構(gòu)、科研機構(gòu)、業(yè)務機構(gòu)以及管理機構(gòu)等，這些內(nèi)部因素都會影響到人事檔案的安全性，除此之外，還包括某些人為因素以及社會環(huán)境因素等，比如經(jīng)濟形勢、社會理念以及政治體制等都應當受到重視。

3.2.3 通過體制建設(shè)，推動人事檔案風險管理的長久運行

第一，從人事檔案部門角度來說，要設(shè)置風險管理崗位，由專職人員負責，創(chuàng)建風險管理體制，不斷的投入人、財、物，提供各種資源保障，風險管理具有自身的理論與辦法，流程涉及到制定風險目標，識別風險、評價風險以及應對風險，這屬于一個完整的過程。雖然，人事檔案的所有從業(yè)人員都應當具有風險意識，但是通過設(shè)置風險管理崗位，配備專門的風險管理人員，有利于真正落實風險管理工作，從而推動人事檔案管理工作的開展。科學制定風險計劃，對專業(yè)人員展開培訓，合理應對突發(fā)風險，都可以提高風險管理的質(zhì)量。

第二，創(chuàng)建人事檔案風險管理體系。現(xiàn)階段，人事檔案并沒有統(tǒng)一的風險管理體系，或者是在人事檔案管理體系當中，沒有相應的模塊，很難較為正規(guī)的記載風險管理信息，即便是有記載，也沒有管理記載的方案，這導致風險管理信息不集中，難以通過信息發(fā)現(xiàn)風險出現(xiàn)的規(guī)律性，從而展開準確的預測。

參考文獻

[1] 張澎.人事檔案安全風險管理研究[J].辦公室業(yè)務，2017（17）：137-137.

[2] 戴玲，楊玉龍.人事檔案資源共享的風險及對策[J].蘭臺世界，2017（1）：54-57.

作者簡介

禹銘月，（1987.1.27），女，漢，河南省駐馬店市，科員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。