推進信息技術與檔案工作的深度融合

摘 要：檔案工作作為重要的信息資源，還包含了文字，聲音，圖像等重要信息。 檔案管理是所有企事業單位工作過程中不可或缺的一部分。 但是，信息時代下檔案工作仍存在一些問題。 本文分析了信息時代檔案工作面臨的問題，提出了促進信息技術與檔案工作深度融合的對策。

關鍵詞：信息時代；信息技術；檔案管理；融合

前言：科學技術的飛速發展和信息時代的到來，極大地影響了許多傳統工作，檔案管理工作也不例外。 面對社會急劇變化，如何推進信息技術與檔案工作深度融合，是我們面臨的一個亟待解決的問題。

一、信息時代下檔案管理工作的現狀

隨著信息時代的快速發展，信息技術得到了廣泛的應用，信息資源的有效利用已成為社會發展的趨勢。然而，信息技術與檔案工作相融合仍存在一些問題。首先，檔案管理的概念滯后。傳統的檔案工作觀念更注重檔案的收集，往往忽略了檔案的實際功能。在信息時代，檔案的管理，由于信息量大、實用性強，員工應樹立服務意識。服務對象不僅僅是領導者，服務范圍不僅是內部的，也要引導到基層，從內到外，這是工作人員應該與時俱進的理念。其次，檔案管理模式比較落后。傳統的檔案管理，信息歸檔是由人員手工編輯的，這種歸檔方法有兩個弊端，首先是檔案不能及時完整歸檔。其次，信息檢索的低效性難以充分發揮檔案信息資源的應有作用。最后，檔案管理規劃設計滯后。規劃設計落后是信息時代檔案管理面臨的首要問題。由于檔案信息資源的產生和管理受空間地理區域的影響，在權力，資金和規范方面存在一定的局限性。在這個背景下，制定統一的國家計劃是非常困難的。此外，由于自身的變化，檔案信息管理系統的信息管理系統相對不確定，難以實現全面的管理。

二、信息時代檔案工作面臨的挑戰

（一）對傳統檔案管理手段和方式的挑戰

相對于傳統的檔案管理，一般使用紙張的形式保存，紙張容易隨著時間的推移，顏色發黃，文件保存時間短，利用信息技術可以隨時歸檔，通過網絡傳輸，并且可以使用電子編碼技術編輯和保持，還可以加強檔案信息的更新速度。

（二）對檔案管理人員自身素質提出的挑戰

隨著網絡信息技術融入檔案管理工作，需要員工熟練操作技術，了解相關操作知識，正確處理常見問題和困難。因此，信息的檔案管理不可避免地給檔案管理人員帶來了新的要求和挑戰。

（三）檔案文件查詢利用方式對傳統檔案的挑戰

信息多媒體和新存儲媒體的發展影響了傳統檔案的長期可讀性。檔案部門工作人員可以在備份電子文件后打印出文件，但最終的解決方案仍然需要計算機技術的發展和檔案部門的合作。文件歸檔部門收到電子文件后，通過文件格式轉換，將接收到的電子文件以通用統一格式進行存儲，以便將來計算機技術的發展仍然可以讀取以前存儲的文件，保證信息資源的方便使用。

（四）電子文件檔案的歸檔時間對傳統檔案歸檔時間的挑戰

電子文件可以在文件關閉或定期存檔后隨時歸檔，由工作人員通過互聯網發送到文件部門，文件完成后需要將打印的文件歸檔。歸檔時間的紙質文件一般分為兩類。一是文件歸檔，二是周期內歸檔，主要為行政文件。其次，項目檔案結束后進行歸檔，主要應用于科技檔案，這無疑給傳統檔案的存檔時間帶來了又一個挑戰。

三、推進信息技術與檔案工作的深度融合的途徑

（一）引進現代化技術，提高檔案管理水平

隨著科學技術的快速發展，科技日新月異。過時的檔案設備和檔案工具已經不能達到現代管理的要求。利用計算機等現代手段組織檔案，不充分發揮了計算機管理等方面的優勢，減少了人為因素的影響，提高了工作效率，可以得到事半功倍的效果，而且更好地服務于工作。檔案工作人員應該緊跟時代發展潮流，適應社會發展需要，融入國際先進水平，把握國際檔案管理新局面，將現代技術引入管理工作，學習新技術和外文檔案管理辦法，完善檔案管理，實現檔案管理現代化。

（二）創新檔案管理工作的優化服務

創新和優化服務是構建網絡服務平臺的第一步。傳統的文件管理滯后。手工編輯的文件不利于文件的使用。檔案部門必須對相關信息進行查詢，以節約人力、物力、低效率、低效率。如果建立了一個統一的網絡服務平臺，那么無論何時何地從文件查詢中提取相關的身份驗證信息，都可以實現對時間和空間約束的資源利用。建立網絡服務平臺，應加強電子檔案的自動化管理。這是電子數據的自動上傳和分類。上傳的電子文件可以下載，以實現實際的價值。

（三）加強檔案信息數據庫的建設

我國大多數檔案處理處于信息管理的過度階段，如何加快信息管理，最重要的是檔案信息數據庫的建設。但是，信息數據庫的建設需要很長時間才能形成。因此，有必要按照從低到高的建設過程，運用信息技術科學系統地管理和利用信息資源。在建設過程中，檔案管理與信息技術應該結合起來，并進行協調。綜合數據庫和各個檔案應結合起來，形成網絡發展和分布的數據庫，從而有效提高檔案管理的效率。

（四）實現檔案管理工作的現代化和數字化

在檔案管理方面，要根據信息時代的發展要求，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統，如CAD/CAM系統、檔案信息的電子檔案保管等。將信息設備技術融入檔案管理工作中，運用創新的思想觀念，建立數字網絡平臺，將檔案管理服務與網絡信息系統相結合，開放網上服務形式，拓寬視野檔案管理，加強和創新管理思想，并建立相應的數據庫管理系統，充分發揮檔案管理的功能和價值。開創新的管理形勢，跟上時代發展步伐，適應新形勢發展的需要。

三、結語

檔案管理工作既需要專業知識又要有高度的責任心和耐心。它要求我們不僅具有與時俱進的思想，而且要轉變觀念，不斷充實和更新我們的專業知識結構，擴大工作視野，同時以極大的熱情投入工作，做好新時期的檔案管理工作科學有效地服務單位，服務社會。

參考文獻

[1] 冷艷.信息時代如何做好檔案管理工作[J]. 中國高新技術企業. 2015（23）

[2] 白文紅.加強信息時代檔案管理工作的思考[J]. 人才資源開發. 2015（14）

作者簡介

艾娜， 性別：女，1979年，籍貫：四川德陽， 學歷：本科，助理館員，研究方向： 信息技術與檔案工作的深度融合