淺析新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作

劉輝

摘 要：檔案是對企業生產運營各項工作的真實記錄，其可以為查考歷史提供重要的憑證，在企業管理中發揮著重要的作用。隨著經濟社會的快速發展，人們對文書檔案的查閱利用工作有了更高的要求，同時，新形勢下文書檔案的查閱利用工作也面臨著巨大的挑戰。本文首先闡述了做好文書檔案查閱利用工作的重要意義，然后分析了新形勢下企業文書檔案查閱利用工作存在的問題，最后提出了相應的對策，旨在為相關工作提供一些理論借鑒。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；查閱利用

0 引言

文書檔案的查閱利用工作是企業經營中的一項重要工作，其具有很高的工作要求。企業文書檔案能為決策人員提供具有價值的參考信息，在處理企業問題時也可以參考檔案來加以破解，進而推進企業發展。現實已經證明，文書檔案的查閱利用工作已經愈來愈向政府、民間團體、個人等延伸。

1 做好文書檔案查閱利用工作的重要意義

在企業經營活動與行政辦公中，文書檔案管理是一項非常重要的工作，其客觀反映了企業生產經營活動的實際情況，所以，切實做好文書檔案的查閱利用工作，可以使企業的內部管理制度得以進一步的規范，促使企業的生產經營更加合理有序規范。作為文書檔案業務人員來說，必須從日常工作入手做好各項基礎資料的收集和歸檔整理工作，促進標準化規范化，使其最大程度的為企業經營管理者提供決策的參考依據。同時，也能為社會及個人提供各類有效憑證，從而使企業、社會、個人切身利益得到根本性的保障。

2 新形勢下企業文書檔案查閱利用工作存在的問題

2.1 對文書檔案工作重視不夠

在企業的日常經營活動中，工作人員為了自身的便利，經常將應立即歸檔的資料、圖紙與合同、證件證書等留在自己手里，有的工作人員認為企業的視頻音頻資料、會議記錄以及活動照片等沒有很大的利用價值，并未將其進行歸檔，還有相當一部分文書檔案管理人員對自身的要求不夠嚴格，不及時主動地對資料進行收集歸檔，這種現象充分說明了企業對文書檔案工作重要性的忽視。

2.2 立檔部門對檔案工作的認識不一，配合不夠

各立檔部門對檔案工作的認識不夠統一，相互之間的配合不夠，有的立檔部門不愿將文書檔案原始文件資料交到檔案管理人員的手里，進而導致文書檔案的缺失。因為收集、歸檔工作得不到相關立檔部門的大力配合與支持，從而使得檔案人員對做好檔案工作心有余而力不足，在多次催促未果的情況下，許多重要的文書資料得不到完整歸檔和整理，進而對日后的查詢利用造成嚴重的影響。

2.3 文書檔案材料不全面，收集歸檔有缺項

在企業文書檔案收集歸檔日常工作中，經常會出現材料缺失的現象。特別是目前大多數企業都使用了網絡辦公系統，盡管從效率方面得到了一定程度的提升，為將通知及時傳達給基層員工提供了保障，然而，對于企業其他的能反映企業生產經營記錄的紙質資料，不能及時歸檔，往往會產生缺項。并且如果長時間不入檔案，就會有丟失的危險，從而造成檔案材料收集不齊，在進行整理時，就會產生缺項，無法彌補，從而無法有效地對工作提供參考。

2.4 文書檔案材料質量差

相關工作人員在收集整理文書檔案的過程中，偶爾會遇見一些比較生僻和長時間未簽字的資料，由于這些材料的價值性與真實性無法確定，所以對于這些材料工作人員也不敢隨意扔掉，這便造成了在收集整理檔案時不加以認真鑒定，看見材料就收集的現象，從而導致所收集整理的材料質量普遍較差。除此以外，現代電子辦公系統的盛行，造成紙質資料各類行文格式五花八門，如：字體不規范、格式不統一、語句錯字等等，這些都影響到了文書檔案的質量難以保證。

3 相應對策

3.1 加大支持力度，提高認識文書檔案信息的重要性

企業管理層要對文書檔案對于企業利益的重要程度予以高度重視，加強對檔案的保護意識，首先要在硬件投入上給予支持，提高文書檔案的利用率與實效率。企業文書檔案的查閱利用，是企業檔案工作的最終目的，是強化企業效益，為企業生產經營、出現糾紛矛盾時保駕護航的利器。從事檔案工作的人員，要更新觀念，善于發揮聰明才智；企業要認識到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財力方面向文書檔案給予支持和關注，使檔案的利用率和實效率得以提高，真正起到為企業、為社會、為員工利益有效引導和服務的作用。

3.2 加強部門協作，各部門鼎力配合

許多有利用價值的檔案文件材料都是來源于各個立檔部門，所以，要正確處理好與各立檔部門之間的關系，對檔案的結構進行不斷的完善，努力提升歸檔質量。檔案管理人員要做到“三勤”：首先是腦勤，就是結合企業的實際情況來思考檔案與企業業務工作間的關系，總結提升檔案管理質量的方法；其次是要嘴勤，即是要經常主動地去了解各個部門所開展的業務工作及具體內容；最后是腳勤，即是要經常性地到各部門進行走訪，注意收集工作檔案信息。同時要加強與各部門的協調和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現企業的歷史演變、重組變革、重大事項的檔案文件材料，為企業將來拓展業務領域提供科學根據，切實發揮檔案部門在企業發展中的參謀助手作用。

3.3 建立健全相關制度

企業要建立一套科學的檔案信息查閱利用制度，根據企業的實際情況，預先編訂一些平時需要收集的資料目錄，對各類資料的鑒別規范和注意事項進行專項說明，同時召集會議傳達，并要求各相關部門注重平時的整理收集和及時入檔。要建立本企業本行業檔案資源信息共享機制，形成檔案查閱利用服務網絡，對檔案信息進行合理開發，提高其實效率。同時企業還應該積極開展檔案咨詢服務，甄別出企業生產經營需要的信息，為決策管理者提供決策的依據，從而使文書檔案得以有效實用的開發，為企業創造良好的經濟效益服務。

3.4 探索檔案利用的方法與技術

新形勢下，企業對檔案信息的依賴性愈來愈強，以往的文書檔案查閱利用方式，已然無法適應經濟發展的需要，所以，我們要將所擁有的檔案信息進行規范的整理，提煉出其中的精髓，以便于快速有效地予以利用，且盡可能去首先電子化。首先，對現有的文書檔案進行編號，建立臺賬登記目錄手冊，所有資料信息按冊按號編入，便于查閱利用。其次，積極推進檔案計算機管理系統，將所有文書檔案信息錄入電腦，利用電子手段進行信息的檢索和統計，同時將系統與企業內部網絡連通，每個需要檔案資料的人員都可以預先查詢目錄，實現全企業范圍內的檔案信息資源共享，這將提高工作效率和檔案資料的利用率。在計算機檔案管理系統中，為了保密安全的需要，可以增設權限設置。也就是說，檔案信息目錄是全企業聯網，但是具體的資料內容不錄入計算機系統。所需查閱內容，查閱人需根據查閱目錄，經上級批準后方可進行檔案室查閱紙質資料或電子資料。

4 結論

總而言之，新形勢下，切實做好文書檔案的查閱利用工作，對于進一步規范企業內部管理制度，使得企業的生產經營合理規范有序具有重要的意義。所以，企業要投入一定的精力來切實做好文書檔案的查閱利用工作，針對現階段該項工作中所存在的主要問題，從加大支持力度、加強部門協作、建立健全相關制度等多方面采取相應的解決措施，并且還要高度重視日常資料的收集、甄別工作，同時及時提煉出有效信息，為企業管理者決策提供堅實的原始臺賬憑據，保護企業和個人的利益不受損失。

參考文獻

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