如何做好電網(wǎng)建設(shè)檔案管理

謝東曉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)電力系統(tǒng)日益完善，電網(wǎng)建設(shè)檔案是電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中真實(shí)情況的反饋與記錄。本文從電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要意義入手，指出目前我國(guó)檔案工作中存在的管理問(wèn)題，探究對(duì)策并提出解決措施。為規(guī)范電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；電網(wǎng)檔案；建設(shè)管理

近年來(lái)，電網(wǎng)建設(shè)迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)的基建工程、技術(shù)改造工程、農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程、小型基建工程數(shù)量日益增加，同時(shí)，新技術(shù)、新工藝、新管理方式的出現(xiàn)，使以工程項(xiàng)目為核心的業(yè)務(wù)檔案歸檔文件數(shù)量迅速增長(zhǎng)；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會(huì)化單位人員對(duì)電力企業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，制作的文件質(zhì)量未能達(dá)到預(yù)期效果；工程管理人員忙于項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)歸檔文件的收集管控不夠及時(shí)。因此，要做好電網(wǎng)建設(shè)的工程檔案管理。

1 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

在電網(wǎng)企業(yè)的建設(shè)中最重要的一部分就是電網(wǎng)建設(shè)中的檔案管理，它對(duì)整個(gè)建設(shè)工程中的所有信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，是企業(yè)重要的管理手段之一。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對(duì)于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國(guó)電網(wǎng)有一個(gè)良性的發(fā)展的同時(shí)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)的工程從開(kāi)始到完成都可以安全、毫無(wú)差錯(cuò)的進(jìn)行下去，對(duì)于每一個(gè)工程的檔案管理工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2 我國(guó)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

檔案管理體系的完善，主要是要求管理模式要符合該電網(wǎng)的實(shí)際需求，檔案管理工作要嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行等。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，保障檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行，我國(guó)頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》。基于此，我們應(yīng)要求電網(wǎng)單位嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范執(zhí)行。比如，如果設(shè)計(jì)發(fā)生變更，就必須要采用統(tǒng)一的編號(hào)；還要求施工單位要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位記錄，建設(shè)項(xiàng)目中采用的材料要具有明確的質(zhì)量證明。從目前我國(guó)的電網(wǎng)檔案管理實(shí)況來(lái)看，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下、管理混亂等，都是普遍存在的問(wèn)題。

2.2 檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行

其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門(mén)開(kāi)展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無(wú)法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過(guò)程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過(guò)程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問(wèn)題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中沒(méi)有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒(méi)有切實(shí)得到各歸口管理部門(mén)的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。

2.3 電網(wǎng)項(xiàng)目檔案的管理信息化程度較低

在電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作中，已經(jīng)逐漸開(kāi)始了信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，然而有許多電網(wǎng)企業(yè)使用的都是單機(jī)、條目式錄入等相對(duì)比較落后的手段，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)。以下是造成這一問(wèn)題的主要原因：缺乏必要的信息化檔案管理手段；數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步伐過(guò)于緩慢；檔案信息化管理缺乏一套完善科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度；缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化管理人才。

3 新形勢(shì)下做好電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作的策略

3.1 提升相關(guān)人員工作認(rèn)識(shí)

在每個(gè)項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對(duì)檔案管理工作有更好的認(rèn)識(shí)才會(huì)使得整個(gè)項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于推廣檔案管理的意義而且還要對(duì)所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對(duì)于檔案管理有著很深的認(rèn)識(shí)。

3.2 深入施工現(xiàn)場(chǎng)

檢查參建單位的檔案文件形成是否及時(shí)，是否與工程建設(shè)同步，是否有專(zhuān)人保管；已形成的檔案文件的載體、數(shù)量、字跡、簽認(rèn)等是否符合要求，對(duì)于不符合歸檔要求的檔案文件，要求及時(shí)予以改正，使形成的文件符合歸檔要求；指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位專(zhuān)兼職檔案員將施工階段的各種合格證、試驗(yàn)報(bào)告單、設(shè)備開(kāi)箱、施工報(bào)審級(jí)及施工記錄等資料進(jìn)行收集與整理，保障檔案文件的齊全與完整。

3.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收

通過(guò)對(duì)檔案調(diào)取和回收工作的規(guī)范可以有效促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程的加快。檔案管理人員需要做好做好檔案的清查和退還調(diào)取工作，以相關(guān)的制度和規(guī)范為依據(jù)，制定合理的檔案的調(diào)取與回收制度。任何退檔或者延長(zhǎng)調(diào)取檔案使用時(shí)間的情況，都需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的許可和同意。檔案的退還，必需經(jīng)過(guò)檔案的所有部門(mén)的負(fù)責(zé)人以及檔案保管者簽字確認(rèn)后，才可以進(jìn)行退還。如果需要延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間，必須按照要求辦理相關(guān)的手續(xù)。在實(shí)際工作中需要不斷對(duì)檔案回收和調(diào)取的相關(guān)制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，以促進(jìn)電網(wǎng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的順利完成。

3.4 組建項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，集中統(tǒng)一管理

根據(jù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，組建項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，由檔案管理部門(mén)歸口管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管，統(tǒng)一策劃協(xié)調(diào)，制定工作規(guī)范，根據(jù)工程項(xiàng)目情況，合理的進(jìn)行人員調(diào)派，及時(shí)參與到工程建設(shè)管理中去，與項(xiàng)目管理同步，開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)出胸懷大局意識(shí)，有持續(xù)學(xué)習(xí)愿望，具備較強(qiáng)管理能力，擅于組織、溝通，合作，熟悉檔案信息化管理，綜合素質(zhì)高的檔案管理人才。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個(gè)方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購(gòu)置如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍。④開(kāi)展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶(hù)利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.6 構(gòu)建完善的監(jiān)管體系

想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行，就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽(tīng)從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督；其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如：施工與設(shè)計(jì)單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

4 結(jié)語(yǔ)

電網(wǎng)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的記錄就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案，其不僅是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，更是未來(lái)電網(wǎng)項(xiàng)目發(fā)展的奠基石，只要開(kāi)發(fā)好、利用好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案就能為新項(xiàng)目提供最有價(jià)值的參考，所以加強(qiáng)檔案管理是十分必要和重要的。而且在檔案管理中，要嚴(yán)格按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。本文通過(guò)對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了一定的相應(yīng)對(duì)策，希望能為電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理提供一定的幫助。

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