淺談PDCA工作法在附屬醫院教學檔案管理中的應用

于真 高潔

摘 要：附屬醫院不僅承擔著繁重的醫療衛生工作，同時在醫學院臨床教學活動中也發揮著不可替代的作用。本文主要闡述了PDCA工作法的內涵，以及其在附屬醫院教學檔案管理中的實際應用策略，旨在有效提升附屬醫院的檔案管理水平。

關鍵詞：PDCA工作法；附屬醫院；教學檔案管理；應用；策略

PDCA是一種科學的管理理念，其不僅在企業質量管理中取得了巨大成功，同時也被運用于其他多個專業領域，并取得了不錯成效。將其加入附屬醫院教學檔案管理中，一方面可以實現醫院教學檔案管理的規范化與科學化，另一方面還能通過PDCA循環，不斷找出問題、提出方法、解決問題，在完成管理工作的同時，切實提升附屬醫院教學檔案管理的整體水平，為國家培養優秀的醫學人才提供有力支持[1]。

1 PDCA工作法的內涵

PDCA工作法，也稱PDCA循環，是由美國的戴明博士于上世紀五十年代提出，因此也被稱為“戴明環”。其主要包括四個階段，即P（Plan）計劃、D（Do）執行、C（Check）檢查、A（Action）處理[2]。PDCA是一種全面管理的思想方法與工作步驟。簡單來說，它把一切有目的、有步驟的活動，包括生產管理、質量管理、企業管理、科學研究、國家行政管理乃至人們日常生活、工作、學習等，比喻成一個“車輪”，認為人們的活動就像“車輪在轉動一樣”。據實踐經驗表明，在生產以及管理過程中加入PDCA循環理論，在提升產出與質量方面有著明顯優勢[2]。

2 當前附屬醫院教學檔案中包含的內容

不同于其他類型的教學檔案，附屬醫院的教學檔案更側重于收集、整理、積累實踐教學方面的資料。具體來說[3]：第一，關于教學條件方面的資料，包括師資隊伍建設、教學儀器設備、醫院教學經費投入、床位設置以及教學基本設施等，可以說，這一部分基本涵蓋了教學所需的全部軟硬件設施；第二，關于教學過程方面的資料，包括教學管理部門、教研室以及領導班子等教學組織建設方面的資料，教學文件、教學制度、教學思想建設、教學研究、改革以及課程建設等方面的資料，還有具體臨床教學實施等資料；第三，關于教學效果方面的資料，包括德育、智育、體育三方面，并以學風建設、政治思想、臨床實踐能力、體育鍛煉開展情況以及專業理論水平等為主要內容；第四，關于大學指導作用方面的資料，包括醫學院針對臨床教學基地人員的管理培訓、經費投入以及教學質量監管等方面資料；第五，關于學籍管理方面的資料，包括新生登記表、學籍卡、招生檔案、名冊、學生學籍變更以及獎懲等；第六，關于研究生管理方面的資料，包括研究生錄取、培養、學位論文答辯、審批等；等等。

3 PDCA工作法在附屬醫院教學檔案管理中的實際應用策略

由于附屬醫院教學檔案管理詳細記錄了教學中的成功經驗以及不足，因此，通過教學檔案可以為正確處理問題提供有力依據。與此同時，教學檔案管理還是實現現代化教學與規范化管理的、提升教學質量的重要手段，并為教與學兩方面提供必要支持以及人才培養方案。可以說，教學檔案管理在附屬醫院臨床教學中起著關鍵作用。但是受多種因素影響，包括管理意識、管理制度、管理人員素質、管理格局、管理經費以及基礎設施投入等，當前附屬醫院教學檔案管理總是問題重重[4]。基于此，可以將PDCA工作理念巧妙地融入到附屬醫院教學檔案管理工作中，以期提高工作效率。具體來說：

1、P環節——計劃階段

P環節，即附屬醫院教學檔案管理的整體計劃階段。在這一環節中，管理層需要科學規劃整個檔案管理流程，建立健全相關管理制度，明確教學檔案的保存內容、形成方式、保存期限以及有關責任人等內容。打個比方來說，某附屬醫院為了強化教學檔案管理的標準性以及規范性，就教學檔案管理組建了專門的領導小組，并制定了諸如《教學檔案收集歸檔有關要求》等規章制度。然后制定了年度檔案管理經費預算以及具體的工作計劃，詳細確定了教學檔案的收集范圍，包括有關規章制度、教學文件、教學計劃與總結、課程安排、教學課件、考試測驗試卷及成績以及教學活動記錄等具有教研價值的資料。可以說，P環節既是整個教學檔案管理的必要前提，同時又在很大程度上決定著教學檔案管理的質量與效率。

2、D環節——執行階段

D環節，就是在附屬醫院教學檔案管理中嚴格執行上一環節制定的各項制度與計劃的過程[5]。專門負責教學檔案管理的領導小組需要從整體出發，科學謀劃，強化領導職責，在年初召開相關工作會議，確定本年度工作重點。而專門負責臨床教學的臨床教學部門則需要在實際教學工作中，嚴格遵循有關教學流程與制度，盡可能的確保在這一環節中不出現工作偏差，保證臨床教學質量，提高教材管理工作效率，而院方也需要在平時加強對教學檔案管理人員的培訓教育，統一思想，明確各自工作內容、要求、工作標準以及職責，對管理目標進行細化，建立臺賬，對具體的責任人及完成時限進行科學界定。因此，D環節工作質量的優劣對整個教學檔案管理效率有著重要意義。

3、C環節——檢查階段

C環節，主要是根據P環節制定的工作計劃，對D環節的執行情況進行檢查。在此環節中，相關教學檔案管理領導小組可以借助季度、學期以及年度考核的方式，檢查相關教學檔案，及時銷賬，并做好檢察監督工作。而院方也可以通過組建相關督導組，對教學工作進行必要的監督、指導與檢查，及時發現并處理存在問題。其中，檢查主要涵蓋工作計劃的完成狀況、教學檔案資料是否完整、檔案資料是否規范、檔案資料完成質量是否達標以及檔案管理中是否存在問題等。

4、A環節——處理階段

A環節，主要是對C環節檢查過程與結果的具體分析，并針對C環節發現的問題制定切實可行的改進措施，用以確保P環節工作計劃的順利、高效完成。具體來說，在這一環節中，在分析總結了前三個環節的實際運行情況后，可以根據附屬醫院教學檔案管理的實際需要，在充分論證的條件下，對有關工作進行適當調整，對工作中存在的問題做出有針對性的整改方案，在方案中要明確具體的責任人以及整改期限、整改措施等。另外，要及時向有關部門或領導通報檢查結果、鞏固工作結果與成功經驗、強化相關教學檔案管理人員的管理意識等，使教學檔案管理邁向一個新高度。

整個PDCA工作流程就是一個螺旋上升的循環，在每個循環中都可以解決一些實際工作中存在的問題，而這一循環中尚未解決的則可以交由下一循環進行。事實上，PDCA循環中的每一個環節中也可以進行一個小的PDCA循環。像（C）檢查環節，就可以在工作開始前，制定相應檢查計劃（P），之后執行該計劃（D），執行完畢后對整個工作進行檢查分析（C），進而調整和改進工作（A）。

4 結語

總之，基于PDCA工作法的附屬醫院教學檔案管理，就是一個無限循環且不斷改進上升的過程。因此，院方需要在了解PDCA理論的基礎上，通過不斷實踐與分析，改進工作流程，解決工作問題，以促進教學檔案管理工作可以始終朝著更科學、規范的方向前進。

參考文獻

[1]王蕾，李沐子.淺談PDCA循環在醫院文化檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2015（23）.

[2]郭云.醫院文書檔案管理中實踐PDCA循環理論[J].世界臨床醫學，2015，9（4）：250-251.

[3]周雪坤，安穩.做好附屬醫院教學檔案管理工作推動教學質量持續提升[J].世界最新醫學信息文摘：連續型電子期刊，2016，16（31）.

[4]杜鴻，梁萍.做好附屬醫院教學檔案管理工作的思考[J].醫院管理論壇，2010，27（6）：42-44.

[5]張華英.淺談PDCA工作法在附屬醫院教學檔案管理中的應用[J].心理醫生，2017，23（14）.