分析財務檔案管理工作的重要性以及加強檔案管理的對策

區潔萍

摘 要：財務檔案作為企業運營的重要記錄，是企業過去經營模式及發展狀況的總結，也是企業進行未來前景規劃的重要依據。對更高層次而言，各企業財務檔案所反映的信息匯總之后，能夠從最客觀的角度反映國家經濟發展水平及發展方向。由此可見企業財務檔案在企業發展中的重要地位。然而，目前我國的財務檔案管理工作仍存在許多不足，只有提高企業財務檔案管理意識，規范方法，全面提高企業財務檔案管理水平，為提高我國經濟發展水平作出貢獻。

關鍵詞：財務檔案；管理工作；對策

在當代社會，財務檔案管理的重要性越來越突出，飛速發展的經濟水平對企業財務檔案管理水平有著更高的要求。由于我國還存在部分企業缺乏對財務檔案管理重要性的認識，無法進行高效的管理工作，低要求低效率嚴重影響了企業的發展和國民經濟水平的提升。因此，企業應當積極解決存在的問題，提高財務檔案管理水平。

1 檔案管理的重要性概括分析。

1.1 檔案管理對行政、企業制度方面的重要性分析

當今社會，對于財務檔案管理相應工作的法律指導僅有《檔案法》和《會計檔案管理辦法》這兩部法律法規。與此同時，這兩部法律法規由于頒布實施時間過長，不但無法得到相關管理部門的重視，還存在許多與當下經濟社會發展情況不適應的情況。由此造成的企業財務檔案管理工作存在許多漏洞，企業對于財務檔案管理要求不高，管理工作實施過程中要求的標準各有千秋，相關工作人員對于財務檔案管理工作缺乏充分的認識，對相應法律知識一知半解……許許多多的管理漏洞綜合在一起，對企業的發展有著重要影響。因此，企業應當制定相應規章制度，從源頭強調財務檔案管理工作的重要性，提高財務檔案管理工作人員的專業素養，嚴格規范財務檔案管理標準，一步一步完善企業財務檔案管理工作，提高企業發展水平。

1.2 檔案管理對企業文化、發展方面的重要性分析

財務檔案在檔案資料中有著重要地位，對企業單位、行政事業單位某些工作的安排及相應活動的開展有著巨大影響。財務檔案真實客觀的記錄了企業經濟活動規劃及各項經濟支出，一旦這些活動出現問題或糾紛，財務檔案作為最原始、最客觀的記錄將成為解決問題、化解糾紛的關鍵依據，財務檔案的這一功能決定了財務檔案管理工作的重要地位。然而，許多企業的財政部門缺乏對財務檔案的認識，僅僅將相應的票據、賬簿等進行簡單匯總，隨后將這種“財務檔案”當做企業管理中的機密文件進行嚴格保密，這一管理方法使財務檔案不但名不符實，而且使其喪失了應有的作用。因此，盡管有很多企業單位建立了財務檔案這一檔案分類，但仍無法發揮財務檔案應有的作用，對財務檔案定義不清、檔案范圍不規范等問題都嚴重影響了企業檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理對企業運營、檢查方面的重要性分析

財務檔案所記錄的資料充分客觀的總結了企業發展中所經歷的事件及相應的結果，是企業發展過程中的經驗總結，對企業的總結及發展有著重要作用。財務檔案在企業各項工作活動的開展過程、企業正常的生產及工作秩序維持等方面都有巨大影響。由此可見財務檔案在企業單位檔案管理工作中的重要地位及不可忽視的影響。除此之外，財務檔案記錄也影響著企業對工作項目及財務計劃的科學決策。

財務檔案管理最重要的就是檔案記錄的及時性、真實性和科學性。只有將已經完成的相關活動及時進行記錄才能夠最大程度的避免出現錯誤信息；除此之外，進行財務信息的記錄整理應當實事求是，不弄虛作假，只有這樣才能夠使其成為企業發展的“保護神”；財務檔案記錄的科學性也是很重要的一點，對于一些企業活動較多的企業，尤其是大型企業，財務檔案的記錄資料過多嚴重影響了財務檔案管理效率及準確率，相關工作人員應當對科學管理有充分認識，提高工作效率的同時保證工作質量。只要確保檔案記錄嚴格按照以上三點進行，就可以從根本上經費被挪用等情況的發生，使國家資源得到充分利用。

2 契合當下時代背景對檔案管理加強工作的分析討論

2.1 完善當下的檔案管理工作制度、改善工作士氣

對于企業單位而言，要開展一項工作最有效的方法就是對相關工作制定科學有效的規章制度，使相關工作人員的工作有據可依，這一方法能夠在很大程度上提高工作效率及工作質量。在財務檔案管理工作中，企業應當制定科學的財務檔案管理制度，并將這一制度嚴格實施在管理部門日常工作中。對相關工作人員的行為操作進行嚴格規范，工作人員嚴格依照這一制度的框架及思路開展工作，從根本上杜絕不當操作的發生，這一方法不但提高了管理人員的工作效率，也很大程度上確保了財務檔案管理工作的質量。

影響財務檔案管理的因素很多，相關工作人員的自身素質、工作態度等都包含其中。想提高企業財務檔案管理工作水平，從源頭上要提高的就是管理人員的專業素質，只有自身擁有完美完成工作任務的專業素質，管理人員才能夠提高自信心、提高工作熱情。因此，企業應當積極引進管理工作方面的優秀人才，提高企業管理部門水平；與此同時，對財務管理工作人員進行系統的培訓，在整體上確保企業發展中的優秀工作人員不斷涌出。

2.2 檔案管理安全保障方面工作的加強

對于財務檔案的安全管理，應當從檔案的裝訂保存和安全保障兩方面入手。在檔案制訂過程中，對于檔案記錄需要的紙張類型、檔案裝訂方式及儲存方式都有著嚴格要求。例如：在裝訂方式上，應當依據檔案的類型及規格選擇相適應的方式進行裝訂，避免裝訂混亂造成的材料缺失等問題；在進行檔案儲存時，也應當對不同檔案尺寸選擇不同規格的儲存工具，并對其進行充分消毒，確保檔案資料所處的環境不會影響檔案材質。除此之外，應當嚴格規范檔案的分類方法，對其進行科學標注、制訂檢索目錄，從而便于管理和查找。另外應當在檔案儲藏區域放置有防蟲、吸潮作用的物質保證檔案完整性。在安全保障方面，應當將檔案儲藏室交由專人管理，定期進行清理檢查，如果需要翻閱或更改檔案則要通過多層審批，缺一不可，這一系列保密方式能夠有效增強檔案室保密水平，從而確保檔案的安全保存。

2.3 科學化新技術在檔案管理方面的契合應用

隨著科技的不斷發展，計算機技術的應用范圍越來越廣泛，在財務檔案管理工作中，可以通過計算機技術的應用對其進行信息化管理，應用這一技術可以有效提高工作效率和準確率，將財務檔案信息儲存在電子設備中既減少了紙質版對于紙資源的浪費，還能夠很大程度上降低儲存空間，提高安全系數。應用計算機技術建立適宜自身企業的財務檔案數據庫，通過數據庫的更新及管理實現資源的實時性和準確性管理。網絡平臺上進行資源整合分析可以大大減少對人力資源的需求，除此之外，可以應用高級技術和信息分析輔助系統等對財務信息進行科學管理，有效避免由于工作人員判斷失誤而造成的問題。

3 結語

財務檔案的管理工作能否順利、高效進行，對企業的發展有著重大影響，財務檔案的管理就如同一面鏡子，只有將鏡子擦亮、保護好，才能夠清晰的映照出企業未來的美好前景。隨著社會的不斷發展，經濟水平不斷提高，為了應對越來越復雜的市場形勢，企業應當充分認識到自身存在的缺陷，對財務檔案管理工作進行嚴格要求，全面提高檔案管理工作人員專業素質，與時俱進應用高科技技術，從而為企業的發展提供動力和支持。

參考文獻

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