事業單位檔案管理信息化建設的方法分析

張其龍

摘 要：伴隨著社會的進步和發展，事業單位要想在激烈的市場競爭中發揮自身作用，不僅要順應時代變革的發展需求，也要積極建構更加系統化的內控管理機制，建構完善的事業單位檔案管理信息控制機制，提高事業單位管理信息化水平。本文對事業單位檔案管理信息化建設的必要性進行了分析，并集中討論了其中存在的問題和優化措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；問題；對策

1 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

在事業單位管理工作開展的過程中，要高度重視檔案管理項目，不僅能為事業單位人事管理提供依據，也能有效創設良好的工作氛圍，保證相關工作都能得到有效約束和管理。傳統的紙質檔案管理機制已經不能滿足社會發展的需求，就需要借助信息化運維機制進行統籌性管控[1]。

一方面，信息化檔案項目能有效避免紙質檔案受潮、發霉等質量問題，只需要進行檔案備份，將相關信息集中存儲在磁盤內，能在提高數據存儲水平的基礎上，有效節省數據檔案的存儲空間，為后續檔案存儲項目的有效性奠定堅實基礎。另外，應用信息化檔案管理機制也能保證資源的共享性，不受時間和空間的限制，能對相關檔案進行集中的調取和處理。

另一方面，信息化檔案管理工作能節省工作人員的工作時間，降低工作強度，且提高整體檔案信息的維護效果，在優化程序的基礎上，保證檔案管控和監督效果的最優化[2]。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

盡管檔案管理信息化建設已經成為多數事業單位正在推進的項目，但是，運行過程依舊存在一些亟待解決的問題，對檔案管理實效性以及專業化程度造成制約。

2.1 思想認知不足

事業單位管理部門還沒有對信息化檔案管理制度以及運維機制有明確的認知，忽視人才的引進和管理項目體系的建立，就使得管理工作往往不能落到實處，檔案信息管理體系和企業發展需求不相符，使得相關工作的維護效果不能符合預期。

2.2 專業化人才不足

要想從根本上踐行信息化檔案管理項目，就要保證操作人員的專業化程度和計算機應用水平，但是，目前我國事業單位面臨的最大難題就是檔案管理人員綜合素質不高，由于相關工作人員沒有接受到專業化教育和技能指導，就導致信息化建設工作存在照搬照抄的嫌疑，管理人員對管理工作缺乏認真態度，就使得檔案管理工作存在缺項和漏項的問題，甚至很多在職的檔案管理人員無法有效了解檔案管理工作存在的不足，僅憑借經驗判斷工作具體實施情況，也是導致工作流程不能得到全面落實的問題。

2.3 信息化程度不足

依舊有部分事業單位還沒有踐行信息化檔案管理工作，沿用紙質檔案的傳統方式，并且缺乏部門聯合監督管理的實效性管理意識，只是建立了檔案信息化網站，并沒有填充實質性內容，無法發揮信息化管理的優勢，造成事業單位檔案信息化管理工作失效[3]。

3 事業單位檔案管理信息化建設的具體策略

為了有效提高事業單位檔案管理信息化建設水平，相關部門要結合實際問題建立健全統籌性較好的監督機制，整合信息化建設手段和管控要求，維護管理標準的同時，不僅要為事業單位信息化建設提供技術支撐，也要整合網絡和管理軟件的升級效果，從根本上發揮信息化建設的優勢。

3.1 落實專業化培訓

在事業單位檔案管理信息化建設機制中，要從信息化技術運維結構出發，發揮技術優勢的同時，確保管理人員的專業化素質得以優化，尤其是檔案管理工作，要保證管理人員具備良好的專業知識和綜合專業技能，也要具有優秀的業務能力，從而有效維護信息化建設后的相關工作。因此，要在開展檔案管理人員培訓項目的過程中，充分利用座談會、報告會等形式，保證管理人員能在參觀學習的同時，提高自身技術水平，實現專業化素質的全面優化。事業單位要結合員工的實際需求，建立定期培訓項目和不定期抽查項目，保證信息化管理部門常規化工作的質量以及效率都能滿足社會發展需求。另外，要將培訓結果和績效考核作用結合起來，提高管理人員的工作積極性，一定程度上提高事業單位管理的經濟效益和社會效益[4]。

3.2 優化硬件設施

為了全面提升事業單位檔案信息化管控水平，要積極落實更加具有實際價值的硬件監督管理體系，從根本上保證資料的安全性、完整性以及可靠性。事業單位相關管理人員要對硬件設施的整體水平予以分析，確保其具備較好的抗干擾能力，優化資源信息處理的穩定性。第一，要結合事業單位實際發展需求，選購更加合理化的硬件設施，保證常規化檔案錄入和管理工作有序開展即可，優化投資力度和重視程度，確保信息處理效果的最優化。第二，要強化硬件設施管理維護機制，不僅要對設備予以定期檢查，也要建立不定期抽查機制，發揮其節省存儲成本的優勢，提高檔案信息資料的完整程度。由于計算機網絡硬件本身的存儲量較大，因此，要整合錄入工序的有效性，發揮存儲信息的使用價值。第三，要設立相應的登錄權限，保證相關人員能查詢到具體材料和信息，從而減少檔案管理的不良影響因素[5]。

3.3 優化軟件開發力度

在事業單位開展信息化檔案管理工作的過程中，也要對軟件項目予以認知，建構完整的管控措施，確保相關工作流程和工作框架體系更加完整。在軟件項目開發過程中，要結合地區事業單位實際需求，確保開發力度和開發效果的實效性水平，保證管理硬件和管理軟件之間能形成相互聯系以及相互依存的關系，一定成程度上保證信息化檔案管理工作的整體水平能滿足實際需求。值得一提的是，在網絡技術不斷發展的背景下，要想維護軟件技術的實效性價值，就要建立動態化學習機制，維護軟件靈活化程度，維護設施開發項目的實際水平，促進軟件管理工作的可持續發展。

3.4 制定總體規劃

在事業單位常態化管理工作開展的過程中，要整合實際問題，從行業發展的項目管控體系出發，整合宏觀視角，維護總體規劃項目的完整程度，并且制定更加貼合實際需求且靈活性較高的控制機制，實現檔案管理信息化的協調性發展目標，提高擴展能力。另外，在事業單位檔案信息化管理工作中，除了要對基礎性檔案進行管理外，也要建構更加科學且系統性強的管理模式，滿足經濟需求，也為網絡管理模式的探索和信息化管理優化提供保障。除此之外，網絡管理模式和檔案信息化管理項目要秉持靈活性，適應單位發展的進程，實現數字化管理目標，也為進一步優化管理標準和管控策略創設良好的發展環境[6]。

4 結束語

總而言之，在網絡信息化技術不斷發展的背景下，要整合事業單位檔案信息化管理機制，建構更加系統化的數字化管理目標，提高建設水平的同時，保證工作質量的穩定性，也為優化事業單位科研管理項目提供了更多的資源和信息。為了全面順應科技進步和社會發展趨勢，要將事業單位檔案信息化管理工作作為重點，與時俱進的研發相應的硬件設施和軟件系統，從內部結構和外部市場監督管理兩個層面有效推進事業單位檔案信息化管理進程。

參考文獻

[1]沈旻.事業單位文書檔案的信息化提升策略分析[J].時代報告，2017（24）：151.

[2]張凱軍.事業單位檔案管理在信息化時代中的創新[J].經貿實踐，2017（23）：216.

[3]徐菲.事業單位人事檔案信息化措施研究[J].科學與信息化，2017（26）：188，191.

[4]趙紅梅.事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017（21）：48.

[5]岳暢.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究[J].蘭臺世界，2017（z1）：148.

[6]王慧.事業單位人事檔案信息化管理的優化策略分析[J].卷宗，2017（36）：63-63.